Внедрение 1С:Документооборот КОРП с АО "Сибагропромстрой"

Об организации и ее задачах

Я, Александр Владимирович Труфанов, являюсь представителем компании АО «Сибагропромстрой», занимаю должность начальника отдела АСУП. Расскажу немного о нашей компании. 

АО «Сибагропромстрой» создано в 1991 году и за более чем 25 лет своего существования прошло путь от небольшой строительной фирмы до динамично развивающейся крупной, многоотраслевой компании, успешно конкурирующей на рынке строительства и ремонта жилья, нежилых помещений, социальных и промышленных объектов, ремонта дорог и улиц, производства строительных материалов, лесозаготовки и лесопереработки, а также в сфере ресторанного бизнеса, торговли, гостиничных услуг и выставочной деятельности.

Квалифицированный персонал, современная мощная производственная база, качественная координация работы субподрядных организаций и наличие необходимых для осуществления крупных проектов оборотных средств позволяют АО «Сибагропромстрой» в оптимальные сроки и с высоким качеством производить строительно-монтажные работы, сдавая объекты, отвечающие всем стандартам и требованиям.

Основные направления деятельности компании - монолитно-кирпичное строительство жилья и объектов соцкультбыта в городах Сочи, Иркутск, Красноярск, строительство и реконструкция дорог. АО «Сибагропромстрой» имеет собственную развитую производственную, материально-техническую и сырьевую базу. В состав предприятия входят подразделения различных отраслей: кирпичный завод «Песчанка», деревообрабатывающий завод, заводы по производству асфальтобетонных смесей, растворобетонный и дробильно-сортировочный узлы, транспортный цех, включающий в себя до 100 единиц строительной и дорожной техники, песчаные, глиняные и гравийные карьеры, собственное проектное бюро. 

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения. Процедуру бумажного согласования в компании проходило несколько тысяч договоров, приказов, дополнительных соглашений и распоряжений. При этом каждая бумажка еще требовала дополнительной регистрации по составу, содержанию и последующего её движения или хранения. Все формы приказов и отчетов были составлены в форматах Excel и Word. Чтобы согласовать обыкновенный счет, приходилось предварительно подписывать и сканировать документы, потом вместе с электронным письмом высылали скан-копию документа. Иногда письма попадали в папку для нежелательных писем, и в результате получатель их не видел, соответственно вовремя не выполнял поручения. Так как документ переходил от одного согласующего лица к другому, срок обработки исчислялся днями, если вкрадывались ошибки, то время еще затягивалось. Отсутствовала исполнительская дисциплина.  Имел место человеческий фактор, были и потери, и задержки документов.

Но главная сложность состояла в практической невозможности централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Это привело к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами какие исполнители работают, какова история и текущее состояние того или иного вопроса. 

В связи с такими сложностями работы с документами, давно назрела необходимость автоматизации процесса документооборота. Необходимо было внедрение современного программного решения, которое должно было обеспечить оперативную работу с входящей и исходящей корреспонденцией, контролировать исполнения поручений, сократить сроки согласования договоров, отладить механизм управления корректировки документов.

Из любой ситуации есть достойный выход

Выбор, для решения данной задачи, пал на компанию ООО ВЦ «ТехноСофт», которая согласилась в кратчайшие сроки, установленные руководством компании АО «Сибагропромстрой», построить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8.КОРП». 

Исходя из всего выше сказанного, приступили к разработке Проекта по внедрению информационной системы электронного документооборота. 

Совместно с ООО ВЦ «ТехноСофт» был составлен план структуры организации, объемов работы, а также анализ содержания и структуры документооборота. Проведен анализ работы всех подразделений и их взаимодействия, как между собой, так и с внешними факторами. Большое внимание уделялось особенностям учета по подразделениям.

Необходимая работа должна была быть проведена тщательно, чтобы в дальнейшем не возникали затруднительные ситуации, не пришлось дополнительно вносить изменения в программу. Поэтому совместно с программистами была составлена подробная схема по движению документов в организации. Чтобы оценить объем проекта, его сложность и понять насколько автоматизированный процесс помог увеличить производительность и порядок работы, привожу полученные данные:

Первый этап работы включал в себя уточнение целей и задач проекта:

• Создание единого информационного поля учета и управления бизнес- процессами, применение единообразных подходов к работе с документами, обеспечение высокого качества и эффективности исполнения документов, а также обеспечение обмена данными в электронном виде между подразделениями организации;
• Обеспечение автоматизированного управления процессами документооборота, делопроизводства, архивного дела, а также контроля исполнительской дисциплины в соответствии с основными положениями нормативных документов организации;
• Обеспечение безбумажного обмена документами и поручениями между подразделениями организации, и их сотрудниками;
• Создание единого электронного хранилища документов, предоставляющего следующие возможности:
• обеспечение для сотрудников подразделений доступа к документам с разграничением прав доступа;
• гибкие инструменты поиска информации
• Создание инструментов сбора статистики и отчетности по документам;
• Создание справочно-нормативной базы, включая схемы прохождения бизнес-процессов;
• Отслеживание движения материалов от заявки на закупку до списания;
• Осуществление планирования выполнения строительных работ,  возможность корректирования и оптимизирования планов,  отражение фактически выполненных работ.
• Формирование инструкций для пользователей;
• Обучение пользователей навыкам работы с СЭД.
  

Когда проект автоматизации процесса документооборота был составлен и утвержден, перешли ко второму этапу - внедрение:

• Установка программного обеспечения, настройка прав и интерфейсов, общие настройки:
• Внесение структуры предприятия в базу, настройка подразделений, подчиненности, представления пользователей в документах и переписке.
• Регистрация пользователей. 

Результат. Выросло количество пользователей вовлеченных в процесс. Весь документооборот теперь ведется и контролируется в одной программе.

• Создание рабочих групп для настройки доступа к документам. Создание ролей пользователей.

Результат. Настроены права для каждого пользователя по принадлежности к проекту.

• Настройка системной учетной записи почты в СЭД, заполнение адресов пользователей для уведомлений. Настройка расписания регламентных заданий уведомлений. 

Результат. Быстрое получение уведомлений и заданий при рассылке.

• Автоматизировать регистрацию и хранение входящих, и исходящих документов.

Результат. Позволило осуществлять поиск нужных документов, отправлять их на согласование, подписание и исполнение.

• Создание папок файлов и настройка доступа к ним. Добавление и проверка шаблонов файлов. Настройка томов хранения файлов.

Результат. Стал возможен контроль в программе места хранения и нахождения оригиналов.

• Настройки доступа к папкам внутренних документов, добавление видов документов, привязка шаблонов и настройка автозаполнения.

Результат. Документы формируются намного быстрее.

• Настройка номенклатуры дел. Вопросы деятельности.
• Создание и настройка шаблонов процессов, заполнение исполнителей в шаблонах (на основе имеющихся от подразделений данных).

Результат. Добавлены шаблоны и виды документов, используемые в организации, достигнут общий стандарт.

• Реализовать учет мероприятий. Создание видов мероприятий, настройка папки мероприятий.

Результат. Теперь можно составить план мероприятий и вести учет по вполнению, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты.

• Настройка учета отсутствия сотрудников. 

Результат. Программа сообщает об отсутствии сотрудника и позволяет на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

• Реализовать процесс подписания документов руководством с помощью ЭЦП.

Результат. Секретарю не надо бегать с бумагами за директором, чтобы подписать, потом сканировать документ и отправлять по e-mail. Директор сам просматривает и подписывает документы в электронном виде.

• Возможность проводить согласование документов по электронной почте, либо через мобильное приложение при отсутствии сотрудника на рабочем месте.

Результат. Руководитель всегда сможет подписать документ через модбильное устройство, находясь за пределами офиса, в командировке.

• Настроить механизм «Форум». 

Результат. Возможно общение между сотрудниками компании, деловая переписка, для принятия решений некоторых рабочих моментов и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам.

• Настроить механизм «Управление проектами».

Результат. Теперь можно разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту.

• Настроить контроль исполнительской дисциплины. 

Результат. Возможность контролировать сроки и объемы выполнения задач; ежедневный учет рабочего времени, проводить анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

• Реализовать  бизнес процессы и задачи.

Результат. На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы работы.

• Настроить «бизнес-почту».

• Организован «внутренний документооборот». 

Результат. Удобная работа с служебными записками, ОРД, приказами, проектными документами, техническими документами. Хранение внутренних документов организовано в журнале, поэтому есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Результаты не заставили себя ждать!

Эффекты от реализации проекта. Внедрение 1С:Документооборот КОРП позволило:

• Сократить средние сроки согласования внутренней документации в 2-2,5 раза;
• Сотрудники стали гораздо быстрее справляться с текущими задачами, тратя на них меньше сил;
• У руководства сократилось время работы с документами;
• Взаимодействие с отделами, подразделениями и филиалами организации стало происходить намного быстрее;
• Появилась возможность контролировать исполнительскую дисциплину;
• Повысилось качество принимаемых управленческих решений;
• Повысился уровень прозрачности, эффективности и контролируемости работы с документами;
• Увеличилась скорость поиска необходимых документов;
• Перестали теряться документы;
• Ведется учет всех данных в разрезе проекта;
• Уменьшилось количество расходуемой бумаги;
• Вести учет трудозатрат в разрезе проектов;
• Хранить все данные о запланированных и проведенных мероприятиях (время, место, участники, программа, файлы, протокол, приглашения);
• Исключились ошибки, связанные с человеческим фактором;
• Провели обучающие занятия по документообороту в рамках предоставляемых услуг. Обучение проходило небольшими группами, в офисе, на рабочих местах сотрудников, что является более эффективным.

Общее число автоматизированных рабочих мест: 30.

В дальнейшем планируем с ООО ВЦ «ТехноСофт» дополнительные работы, связанные с интеграцией программных продуктов 1С.