Внедрение системы электронного документооборота в АО «ЛП Транс» на базе 1С:Документооборот КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Предпосылки для внедрения системы:
- активный рост документооборота компании,
- отсутствие единого хранилища документации/информационного пространства (длительный поиск, утрата документов, в т.ч. при увольнении - потребность в оптимизации процессов согласования и обработки документов (длительность согласования документов, нарушение установленных сроков согласования);
- отсутствие контроля исполнительской дисциплины (поручений, приказов, распоряжений, регламентов);
- отсутствие у руководителя актуальной информации о занятости сотрудников и эффективности их труда;
- сложность в установлении истории работы с документами (кто и когда его создал, редактировал, согласовывал, утвердил, получил/отправил);
- и др.

Критерии выбора программного продукта:

- современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ;
- открытый программный код;
- легкая интеграция с другими продуктами на платформе 1С и системами других вендоров;
- возможность работы в удаленном режиме;
- гибкая настройка системы под потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ-специалистов;
- создание графических бизнес-процессов;
- встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.);
- небольшие затраты на внедрение и владение системой;
- возможность организации межкорпоративного юридически значимого электронного взаимодействия в Группе компаний «РТК», которая также использует данный программный продукт.

Автоматизированные функции:
- работа с входящей корреспонденцией: регистрация, рассмотрение, исполнение, контроль исполнения, хранение;
- работа с исходящей корреспонденцией: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, хранение;
- работа с организационно-распорядительными и нормативными документами (приказы, распоряжения): подготовка, согласование, утверждение, регистрация, доведение до сведения заинтересованных лиц, исполнение, контроль за исполнением, хранение;
- работа с информационно-справочными документами (служебные записки, заявки, заявления и др.): подготовка, согласование, рассмотрение, исполнение, хранение;
- договорная работа: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, контроль исполнения договорных обязательств, хранение;
- поддержка бумажного документооборота: ведение Номенклатуры дел, списание документов в электронные дела (тома), учет места нахождения документов, выделение документов на уничтожение или последующее хранение;
- работа с заявками на оплату и формирование реестров платежей;
- работа с обращениями клиентов по возврату денежных средств;
- финансовый документооборот: учет, согласование, штрихкодирование, потоковый ввод, автоматическая выгрузка данных из производственной системы, формирование архива финансовых документов;
- взаимодействие с Общим центром обслуживания организации: формирование и отправка реестров документов по СВД.
- интеграция с ЗУП: выгрузка и согласование Табеля учета рабочего времени в ДО;
- интеграция с производственной системой АСУ ВП.

Выполненные работы:
- консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- продажа выбранного программного продукта;
- планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- сбор, анализ и описание требований заказчика к автоматизированной системе;
- разработка Технического задания на автоматизацию бизнес-процессов;
- настройка программы (общие настройки, справочники, шаблоны документов, шаблоны процессов, связи, правила автозаполнения файлов, бизнес-процессы, права доступа и др.);
- доработка программы в соответствии с требованиями, предусмотренными Техническим заданием;
- обучение пользователей в группах в офисе заказчика;
- разработка комплекта пользовательской документации, описывающего автоматизированные бизнес-процессы (Руководство пользователя, Регламент по организации документооборота компании; маршрутные карты, памятки пользователям);
- осуществлена начальная поддержка пользователей в процессе внедрения программного продукта 1С и модификация исходного программного кода в процессе внедрения для обеспечения максимально эффективной промышленной эксплуатации программного продукта.

Результат:
Внедрение системы электронного документооборота позволило автоматизировать те операции работы с документами, которые раньше выполнялись вручную, сократить сроки выполнения таких функций, как регистрация и обработка входящих, исходящих и внутренних документов, ускорить процесс согласования документов и обеспечить его прозрачность, позволило повысить исполнительскую дисциплину участников процесса документооборота.
- Сокращаются сроки подготовки и согласования документов. Документы проходят согласование в установленный срок;
- Возможность осуществлять контроль исполнения поручений руководителя, приказов, распоряжений, регламентов
- Возможность оперативного поиска документов в системе. Снижение риска их утраты. Поиск любого документа занимает не более 3 минут
- Руководитель владеет актуальной информацией о том, на что тратят время его сотрудники, может оценить эффективность их работы
- Организован единый центр хранения, обработки и управления внутренними документами организации
- Весь жизненный цикл документа (подготовка, согласование, утверждение, исполнение) можно проследить в его карточке
- Минимизируются ошибки при подготовке документов.
- Автоматизированы бизнес-процессы работы с документами (подготовка, согласование, утверждение, исполнение, ознакомление)
- овышается эффективность корпоративных методов работы с документами
Сокращение:
- времени поиска документа
- количества этапов согласования
- сроков согласования документов
- сроков передачи документов между подразделениями
- сроков подбора комплекта документов для контрагентов или проверяющих органов
- времени на адаптацию нового сотрудника
- завтрат на расходные материалы (бумага, картриджи)
- трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки документа в человеко-часах и рублях)
Снижение риска:
- утраты документов
- утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника… перехода сотрудника в другое подразделение… поломки компьютера
- утечки информации
- потери юридической силы документа из-за ошибок при его подготовке
- потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов
- фальсификации документов
- неисполнения договорных обязательств
- ухода клиента из-за длительного реагирования на его потребности
- потери контракта из-за долгой подготовки договорной документации

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика