Автоматизация складского учета и управленческих задач на базе ПП «1С:Управление торговлей 8» в ООО «РКС-Энерго»

«Порядок на складе превыше всего!»

Немного о нас:

Я являюсь сотрудником компания «РКС-Энерго», которая находится в Санкт-Петербурге. Наша компания занимается установкой и обслуживанием автоматизированных тепловых пунктов (АТП). В нашем случае тепловой пункт - это конечный набор оборудования, где меняются модели и поставщики, но состав самого "конструктора" один и тот же (котлы, насосы, магистрали, трубы, запорная арматура и проч.). Мы производим закупку теплового оборудования для следующей перепродажи.

Перспективным подходом является ввод в эксплуатацию ав­томатизированных тепловых пунктов с коммерческим узлом учета тепла, который отражает фактическое потребление тепловой энергии потребителем и по­зволяет отслеживать текущее и суммарное потребление тепла за заданный промежуток времени.

Коротко о нашем учете:

• Мы осуществляем закупку оборудования на основании текущих заявок, которые могут поступать от различных служб, как в электронном или письменном виде, так и устно по телефону.
• Затем в отделе закупок менеджер на основании заявки формирует заказ поставщику. При этом менеджер согласовывает стоимость и условия поставки оборудования с поставщиком в рамках ранее заключенного договора или заключает новый. При необходимости он обращается к транспортной компании для обеспечения доставки оборудования. При этом он обязан сразу учитывать стоимость поставки оборудования с учетом затрат на доставку. В заказе поставщику обязательно указывается от кого поступила заявка и на какой объект отгружать оборудование.
• При отгрузке оборудования со склада поставщика (по срокам поставки более 1-х суток) менеджер обязан зафиксировать в информационной системе (ИС) факт отгрузки, и оборудование будет считаться отгруженным и регистрируется как «товар в пути».
• Оборудование может доставляться как на склад ПСК, так и сразу на объект строительства.
• Потом оборудование принимается на складе кладовщиком на основании товарно-транспортной накладной и заказа поставщику, оформленному менеджером в ИС. При этом оператор ПСК оформляет в ИС товарный приходный ордер. После приема кладовщиком оборудования, первичные документы (ТТН, Торг-12) передаются в бухгалтерию, где бухгалтер по товародвижению на основании товарного приходного ордера фиксирует поступление оборудования на склад в ИС. Если срок поставки оборудования более 1-х суток, в этот момент оборудование переходит из состояния «товар в пути» в «товар на складе».
• В случае несоответствия полученного оборудования кладовщик может не принять МПЗ или сообщить об этом менеджеру службы закупок. Дальнейшее решение по пересортице принимает менеджер отдела закупок, о чем информирует кладовщика. Все дополнительные расходы на осуществление поставки материалов или оборудования учитываются бухгалтером по учету товародвижения на основании первичных документов об оплате.
• Далее, кладовщик на основании заказов поставщику и/или по заявке с объектов строительства отгружает товар в место назначения. При этом в ИС формируется документ «Требование накладная».

Как мы пришли к автоматизации:

Что имели:

На нашем предприятии отсутствовала складская информационная система, учет вели в Excel. Как следствие отсутствовали актуальные данные по складским запасам, что не позволяло эффективно ими управлять, резервировать оборудование, согласно заявке служб; контролировать движение МПЗ и денежных средств по различным критериям (поставщики, заявки, менеджеры). Отсутствовала система учета на ПСК, не позволяющая эффективно использовать ресурсы предприятия по обеспечению выполнения производственных заданий, своевременному информированию смежных подразделений и рациональному использованию производственных мощностей. Отсутствовала система документооборота, что не позволяло эффективно взаимодействовать сотрудникам различных подразделений, контролировать и управлять процессом подготовки заказов поставщикам, а также приводило к ошибкам и потере информации при выполнении закупки оборудования.

Динамичное развитие нашего предприятия привело к необходимости упорядочивания и постановки учетных областей. Кроме того, используемые в настоящее время информационные системы не позволяют решать ряд задач, связанных с управлением складскими запасами, производством, документооборотом и взаимодействием между сотрудниками различных подразделений.

Так что же нам нужно?

Мы стали понимать, что нам необходима информационная система, которая могла бы обеспечить контроль за наличием складских остатков оборудования, оптимизировать и снизить трудозатраты сотрудников по подготовке, согласованию и размещению заказов на поставку оборудования, вести учет взаиморасчетов с поставщиками и контролировать ход поставки оборудования на предприятие, обеспечить финансовый контроль за движением денежных средств, направленных на закупку оборудования, в том числе формирование графика платежей поставщикам.

Были выявлены конкретные проблемы:

Помимо закупки программы 1С минимум на 15 рабочих мест, были выявлены основные проблемные места. Необходимо было разработать детальную таблицу документооборота с указанием должностных лиц, ответственных за формирование первичных документов в новой информационной системе, а также распределение прав по редактированию заказов поставщику и приходных товарных ордеров. На ПСК требовалось ввести должность оператора, который должен будет вводить все первичные документы по поставкам оборудования, а также формировать первичные документы для отгрузки оборудования на объекты строительства.

Также нужно было учитывать и особенности наших бизнес-процессов:

• Ведение учета по проектам (объектам) – оборудование, как правило, закупается под конкретный объект строительства. Однако могут быть закупки и на ПСК.

• Ведение учета сертификатов на оборудование. Основная часть оборудования должна иметь сертификаты.

• Ведение учета по спецификациям – структура справочника «Номенклатура» должна позволять формировать общую спецификацию на объект. При этом могут быть типовые спецификации, которые могут использоваться на различных объектах. Ответственным за ведение спецификаций назначается технолог.

• Ведение множественного учета МПЗ – одно и тоже оборудование может поставляться различными поставщиками с различными артикулами, кодами и штрих-кодами.

• Возможность комплектации номенклатуры – из различных деталей может собираться узел и/или изделие, которое впоследствии будет поставляться на объект.

• Ведение финансового учета по закупкам оборудования – формирование графика платежей и контроль взаиморасчетов с поставщиками.

После нескольких встреч с представителями фирмы 1С и нашим руководством, наконец было принято решение: «Быть автоматизации!»

Как происходила автоматизация

С компанией, которая впоследствии проводила нам автоматизацию, мы работаем уже давно. Они обслуживают у нас «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» в рамках действующего договора ИТС. И когда у начальника склада встал вопрос об автоматизации его рабочего участка, то мы решили обратиться в нашу обслуживающую организацию. Менеджером сразу же было предложено назначить встречу с их программистом для более конкретного обсуждения вопроса. По результатам нескольких встреч и предпроектного обследования появилась реальная «картина» того, как нужно организовывать работу нашего склада, исходя из особенностей наших бизнес-процессов. Было решено, что все наши задачи можно реализовать в программе «1С:Управление торговлей ред. 11.3» с учетом некоторых доработок. Потом специалисты 1С предложили план работ, в виде ТЗ, по которому нам предстояло двигаться.

И вот спустя некоторое время, нашим руководством было принято решение о начале автоматизации.

Как все происходило:

1. Была произведена установка и первоначальная настройка программы «1С:Управление торговлей ред. 11.3» специалистами фирмы 1С.

2. Был разработан дополнительный функционал программы «1С:Управление торговлей ред.11.3».

• Настроены константы программы, параметры учетной политики, заполнены справочники структуры предприятия (Организации, Склады, Подразделения, Статьи затрат, Статьи ДДС) для ведения учета оборудования по объектам;

• Добавлена новая форма по заполнению справочника Сертификатов, добавлен механизм добавления параметров Сертификата пользователем для ведения учета сертификатов;

• Добавлен новый модуль учета спецификаций оборудования по объектам - новая экранная форма ввода спецификаций, новый регистр сведений для установки привязки спецификации к объекту;

• Добавлена новая форма по вводу различных кодов, артикулов, штрих-кодов для одной номенклатурной позиции от разных поставщиков для ведения множественного учета МПЗ;

• Добавлена новая форма и модуль заполнения (по спецификации) в документ "Заказ поставщику".

3. При помощи обработки заполнили данными справочник "Номенклатура" в программе 1С из предоставленного файла Microsoft Excel.

4. Была разработана дополнительная печатная форма "Спецификация".

5. Был подготовлен контрольный пример согласно ТЗ и проведена проверка работоспособности программы и ее готовность к опытной эксплуатации.

6. Специалистами было проведено обучение персонала работе с программой «1С:Управление торговлей 8 ред.11.3».

• Вводное обучение пользователей по работе с программой 1С:УТ 8 ред. 11.3 с учетом изменений программы;

• Профильное обучение всех сотрудников по должностям;

• Консультирование в результате самостоятельной работы пользователей в программе.

Результат: В результате проведенной работы было запущено ПО «1С:Управление торговлей ред. 11.3». Была произведена настройка программы в соответствии с нашими требованиями. Под каждый конкретный тепловой пункт была разработана своя Спецификация и на ее основании формировалась Карта заказа. Теперь в соответствии с Картой заказа производится закупка оборудования, путем автоматической рассылки запросов коммерческих предложений поставщикам из базы 1С. Поставщики в ответ на высланный им запрос представляют свои коммерческие предложения (оферты). По определенным критериям производится выбор поставщика и заключается договор поставки оборудования. После заказанное оборудование оплачивается выбранному поставщику. Оборудование поступает на склад, где регистрируется и учитывается в привязке к конкретному заказу. Оборудование со склада отгружается клиенту для монтажа на конкретный Тепловой пункт в соответствии с ранее утвержденной Спецификацией.