Автоматизация основных бизнес-процессов на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в АО «Торгово-выставочный комплекс «Авиапарк»

Автоматизация основных бизнес-процессов Акционерного общества «Торгово-выставочный комплекс «Авиапарк»

Первичное обращение клиента в компанию «Хэндисофт» представляло собой простой запрос на поставку программного обеспечения «1С:Документооборот», развертывание в типовой конфигурации и его сопровождение в течение гарантийного срока. Указанный запрос был удовлетворен в кратчайшие сроки. Для сопровождения была сформирована команда высококвалифицированных специалистов, готовая стать надежной опорой проектному офису заказчика, силами которого планировалось проведение адаптации продукта к реальным условиям эксплуатации.

Основные задачи, которые стояли перед «Авиапарком» в части совершенствования бизнес-процессов можно вкратце охарактеризовать так:

«… Оптимизировать бизнес-процессы, имеющие большую продолжительность во времени, нечеткие границы, большое количество участников, а также обеспечить контроль результатов данных процессов.»

• Эффективные взаимоотношения с арендаторами и посетителями
• Техническое обеспечение функционирования торгово-выставочного комплекса
• Обеспечение безопасности
• Соблюдение норм законодательства.

Масштабы объекта управления оказали особое влияние на принятие решения о привлечении внешнего консультанта, способного обеспечить полный комплекс мер по автоматизации бизнес-процессов на приобретенной платформе «1С:Документообороот», начиная с обследования и формализации бизнес-процессов в форме «to be», заканчивая вводом системы в промышленную эксплуатацию.

Компания Хэндисофт, в результате неформального отбора исполнителей стала для заказчика наиболее выгодным партнером, как с точки зрения компетенций, так и с точки зрения предложенных существенных условий договора – сроков, стоимости и модели взаимодействия.

В качестве объектов для автоматизации были выбраны следующие процесса компании (красным выделены «вырожденные» процессы, не вошедшие в границы проекта):

В процессе исполнения работ были реализованы:

Регламентация бизнес-процессов (по каждому процессу):

«Разработка и согласование модели бизнес-процесса»

Проведение интервью с участниками бизнес-процесса «Расторжение CPLA (по суду)», создание модели бизнес-процесса. Согласование модели бизнес-процесса с заказчиком.

Результат - модель бизнес-процесса, согласованная с заказчиком.

«Разработка регламента»

Составление регламента, включающего модель бизнес-процесса и его описание (условия начала процесса, требования к результатам процесса, ограничения, требования к процедурам, контроль выполнения). Утверждение регламента заказчиком.

Результат - регламент, утвержденный заказчиком.

«Внедрение регламента»

Проведение инструктажа участников бизнес-процесса, разрешение конфликтов.

Результат – готовность сотрудников к работе по регламенту.

Автоматизация бизнес-процессов (по каждому процессу):

«Моделирование бизнес-процессов в системе»

Выполнение предварительных настроек бизнес-процессов и доработок в тестовой базе «1С:Документооборот». Тестирование выполненных настроек и доработок. Согласование выполненных настроек и доработок с заказчиком. Перенос настроек и доработок в рабочую базу «1С:Документооборот».

Результат - настройки бизнес-процессов, согласованные с заказчиком и выполненные в рабочей базе «1С:Документооборот».

«Обучение»

Разработка обучающих инструкций, проведение обучения пользователей.

Результат – готовность системы «Пользователь-ПО» к работе.

«Опытная эксплуатация бизнес-процессов, автоматизированных в системе»

Работа пользователей в системе, фиксация замечаний, выполнение корректирующий настроек, устранение ошибок.

Результат – выверенные и откорректированные бизнес-процессы, внедренные в системе «1С:Документооборот».

Модернизации системы «1С: Документооборот» реализация функционала по учету брендов в системе и актуализация данных по корреспондентам в информационной базе:

«Разработка ЧТЗ на доработку учета брендов в системе»

Сбор информации о принятой в компании методике учета брендов. Составление частного технического задания на доработку системы «1С:Документооборот». Согласование ЧТЗ с заказчиком.

Результат - ЧТЗ, согласованное с заказчиком.

«Реализация требований ЧТЗ в системе»

Выполнение доработок системы «1С:Документооборот» (тестовая база), тестирование доработок в демо-базе, перенос доработок в рабочую базу, тестирование доработок в рабочей базе. Составление обучающих инструкций для пользователей.

Результат - система «1С:Документооборот», доработанная в соответствии с требованиями ЧТЗ.

«Актуализация данных по корреспондентам в системе»

Анализ данных в справочнике «Корреспонденты» в рабочей базе «1С:Документооборот», удаление дублей. Загрузка актуальных данных по контрагентам- арендаторам и брендам из базы «1С:Бухгалтерия предприятия».

Результат - актуализированный перечень корреспондентов в системе «1С:Документооборот» (рабочая база).

Работы по сопровождению системы «1С:Документооборот»

К работам сопровождения относятся следующие:

• Обновление нетиповой конфигурации «1С:Документооборот»;
• Устранение ошибок в работе системы;
• Диагностика производительности системы;
• Консультирование пользователей по вопросам о ранее внедренном функционале;
• Выполнение настроек в системе по ранее внедренному функционалу (работа с обращениями);
• Перенастройка регламентных заданий системы.

1. Повышение уровня контролируемости бизнеса
2. Снижение уровня операционных рисков
3. Повышение эффективности использования активов (площади, сдаваемые в аренду)
4. Независимость от специфической квалификации и сокращение срока адаптации специалистов (полная регламентация действий)

Результат в цифрах:

Количество обследованных направлений деятельности – 3

Количество описанных бизнес процессов – 18

Количество разработанных методологических инструкций - 18

Количество ролей, задействованных в автоматизированных процессах – более 30

Количество автоматизированных рабочих мест – более 50

Реквизиты контактного лица со стороны заказчика:

Константин Родин – Операционный директора АО ТВК «Авиапарк»