Автоматизация документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП в АО ОТЛК

Отзыв клиента

АО "ОТЛК"
Москва, Июнь 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 50

Объединенная транспортно-логистическая компания (АО «ОТЛК») была образована в конце 2014 года как Евразийский железнодорожный альянс такими компаниями железнодорожными компаниями стран-членов ЕАЭС, как ОАО «Российские железные дороги», ГО «Белорусская железная дорога» и АО «НК «Қазақстан темір жолы». Они объединили усилия в целях повышения привлекательности железнодорожного евразийского транзитного коридора для грузовладельцев в Китае, Юго-Восточной Азии и Европе.

Поскольку ОТЛК ведет международный бизнес, требования к документообороту предъявляются повышенные: процедуры согласования имеют многоступенчатую структуру с привлечением разнопрофильных специалистов. Помимо этого ОТЛК заключает множество контрактов, к каждому из которых прилагаются целые массивы сопроводительной документации. От оперативности подготовки разнообразных документов (около двух тысяч в месяц) зависит скорость отправки грузов, поскольку без документов грузы не могут быть отправлены.

Для решения ускорения согласования, обмена между отделами, повышения контроля исполнительной дисциплины была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». За полгода система была развернута на 100 рабочих местах. После внедрения, настройки и установки прав доступа заказчик получил следующие результаты:

  • Автоматизирован перенос данных договоров в систему финансового учета. Время составления управленческой отчетности и аналитики снижено на 70%.
  • Организован единый архив документов. При этом сотрудники имеют доступ к электронным версиям, а оригиналы надежно сохранены (на случай возникновения спорных ситуаций). Объем бумажных документов сокращен более, чем на 50%.
  • Налажен оперативный контроль исполнительской дисциплины с возможностью отслеживания статистики и оценки эффективности сотрудников. Также в системе ведется назначение и протоколирование встреч с напоминаниями и уведомлениями об изменениях. Исполнительская дисциплина значительно улучшилась.
  • Большинство договоров теперь формируется автоматом по заданным шаблонам, что избавило менеджеров от рутины. Система согласования с оповещениями и напоминаниями позволила сократить время на этот бизнес-процесс в среднем по компании в пять раз.

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

1. Информация о компании:
Объединенная транспортно-логистическая компания (АО «ОТЛК») осуществляет перевозки грузов в контейнерах в составе регулярных контейнерных поездов в сообщении Китай – Европа по территориям стран ЕАЭС: Республики Казахстан, Российской Федерации и Республики Беларусь.
Как следствие - повышенные требования к организации документооборота и делопроизводства в компании.
Процедуры согласования договоров имеют сложную структуру. компания предъявляет повышенные требования к контролю документов сопутствующих договорной работе.
2. Исходная ситуация:
Первоначально была поставлена задача автоматизации процессов финансового учета, но в виду особенностей делопроизводства Заказчика, было предложено автоматизировать не только финансовый учет (БДДС, Казначейство), но и договорной учет и делопроизводство.
3. Выбор продукта:
В качестве систем автоматизации были выбраны Заказчиком:
Блок делопроизводства, процесс согласования договоров, управление поручениями - 1С:Документооборот КОРП
Бюджетирование, Казначейство, Контракт-менеджмент - 1С совместимый продукт WA:Финансист.
Для обоих систем были реализованы механизмы интеграции и учетной системой Заказчика.
4. Решение:
На основании внутренних регламентирующих документов Заказчика были настроены документы системы 1С:Документооборот КОРП
Проведен анализ, оптимизация и последующая настройка механизмов согласования документов в системе.
Совместно с заказчиком разработана матрица разграничения прав доступа и произведена настройка прав в системе.

По технологической части:
Автоматизированы следующие процессы:
- Обработка входящей корреспонденции
- Процедура подготовки и согласования договоров с внешними контрагентами
- Реализован механизм обмена с внешней системой финансового учета (WA: Финансист. Обмен двусторонний, через план обмена, из WA:Финансист в 1С:Документооборот КОРП - справочники "Пользователи", "Контрагенты". Из 1С:Документооборот КОРП в WA:Финансист согласованные договоры в справочник "Договоры контрагентов".

5. Результаты проекта:
В результате внедрения системы Заказчик получил следующие результаты:
- Единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями.
- Единая информационная система, обеспечивающая процессы согласования договоров с контрагентами с последующей интеграцией данных по договорам в систему финансового учета.
- Использование единых правил и процедур согласование договоров, реализация процессов "безбумажного документооборота" в части согласования договоров.

6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию. Производится сопровождение системы в рамках договора сопровождения.
7. Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников организации - около 300 человек.
Число автоматизированных рабочих мест - 100.
Количество документов, обрабатываемых в год. Заполняется вручную и представляет собой сумму входящих, исходящих и внутренних документов организации за год. Также отдельно могут быть указаны обращения граждан.
Наличие территориально-распределенной СЭД - нет
Обучение. Обучение проводилось на рабочих местах Заказчика в группах.
Осуществляется ли сопровождение - в настоящее время осуществляется сопровождение в рамках заключенного договора.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Для клиентов и партнеров компании
Консалтинговой группы WiseAdvice
(ранее – ГК «ИНТЕЛИС»)

ОТЗЫВ О ВНЕДРЕНИИ WA 1С: Документооборот КОРП

АО «ОТЛК» – совместное предприятие ОАО «Российские железные дороги», ГО «Белорусская железная дорога» и АО «НК «Қазақстан темір жолы». Три железнодорожные компании стран-членов ЕАЭС объединили усилия в целях повышения привлекательности железнодорожного евразийского транзитного коридора для грузовладельцев в Китае, Юго-Восточной Азии и Европе.
В 2016 году перед нашей компанией остро встала необходимость автоматизации процессов документооборота.
Для решения этой задачи, нами был выбран программный продукт 1С Документооборот КОРП, т.к. он позволил автоматизировать процессы согласования и делопроизводства.
В качестве партнера по автоматизации мы выбрали компанию «WiseAdvice» (ранее - ГК «ИНТЕЛИС»), официального сертифицированного партнера фирмы «1С» с 2003 года, сертифицированную по международному стандарту в области качества ISO 9001:2008, входящую в сеть партнеров 1С: Консалтинг, имеющую положительные рекомендации о работе и качественно поставленную службу технического сопровождения.
В целях решения задач по автоматизации был приобретен программный продукт:
1С: Документооборот КОРП + 100 пользовательских лицензий.

Специалисты «WiseAdvice» выполнили установку программного продукта, осуществили сбор необходимых данных, выполнили все необходимые настройки программы под наши бизнес-процессы, провели обучение для наших сотрудников. В процессе выполнения текущего проекта был настроен автоматических обмен данными между 1С: Документооборот, программным продуктом автоматизации функции Казначейства системой WiseAdvice «ФИНАНСИСТ» и основной учетной системой Компании.
Так же нам была оказана всесторонняя поддержка на этапе опытной эксплуатации системы.
Все работы по проекту были выполнены качественно и своевременно. Бюджет проекта не был превышен. Специалисты компании «WiseAdvice» проявили высокую компетентность и профессионализм.
Количество автоматизированных рабочих мест – 100;
Руководитель проекта – Духанин П.Б.
Аналитики: Тельнова С.А.
Разработчик - Постнов Е.Д.
Общее время проекта – 2 месяца.
В результате выполненного проекта мы получили автоматизированную систему, позволяющую реализовать функции документооборота.
В настоящее время осуществляется информационно-технологическое сопровождение программного продукта, планируется дальнейшее сотрудничество с компанией «WiseAdvice».
Рекомендуем организациям, заинтересованным в автоматизации процессов документооборота, сотрудничество с компанией «WiseAdvice» и использование системы «WA:ФИНАНСИСТ».

Дата начала эксплуатации системы «01» июня 2017 г.






Мы оцениваем работу компании WiseAdvice по пятибалльной шкале:


Соответствие потребностям организации 5
Удобство работы с программой 5
Качество работы партнера (компании WiseAdvice) 5
Рекомендовали бы использовать данное решение для автоматизации деятельности "Скорее да"