Внедрен программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" в «ФГБУ Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Работа с обращениями граждан
• Управленческий учет
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А.М.Никифорова» МЧС России (ВЦЭРМ) – это многопрофильное лечебно-диагностическое учреждение по оказанию специализированной высокотехнологичной медицинской помощи в условиях поликлиники, дневного и круглосуточного стационара, а также научный и образовательный центр.
В связи с возросшим объемом закупок для нужд Центра, появилась необходимость автоматизировать процесс согласования и утверждения документации.
После анализа предлагаемых решений, руководством Центра было принято решение о создании Системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2, интерфейс Такси. Внедрение было доверено специалистам из ГК «Омега», сотрудники которой обладали богатым опытом автоматизации бюджетных учреждений и сопровождали финансово-хозяйственный контур Заказчика, реализованный на платформе «1С:Предприятие».

В рамках реализации проекта по внедрению Системы электронного документооборота были автоматизированы: процесс согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача на ответственных сотрудников через СЭД (Система электронного документооборота), контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.
Система была принята в промышленную эксплуатацию и автоматизировано 90 АРМ.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

«ФГБУ Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России автоматизировал процессы документационного обеспечения деятельности учреждения на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения»

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А.М.Никифорова» МЧС России (ВЦЭРМ) – это многопрофильное, лечебно-диагностическое учреждение, чьей задачей является оказание специализированной высокотехнологичной медицинской помощи в условиях поликлиники, дневного и круглосуточного стационара, также включающая в свою структуру научный и образовательный центры.
Для обеспечения успешного продвижения в рамках профильных направлений, слаженности работы различных подразделений и в связи с возросшим объемом закупок для нужд Центра, появилась необходимость автоматизировать процесс согласования и утверждения внутренней документации.

Причины, которые заставили сотрудников центра провести реорганизацию традиционно бумажного процесса управления потоком документов стали:
• невозможность контроля сроков согласования документации-отсутствие информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку;
• несоблюдение ответственными исполнителями типовых правил подготовки документов, приводящее к длительному утверждению документации;
• потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
• отсутствие дополнительного персонала для перемещения бумажных документов между кабинетами участников процедуры согласования.

В результате анализа предлагаемых на рынке предложений, руководством Центра было принято решение о необходимости реализации Системы электронного документооборота (далее – СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».
Ознакомившись с множеством предложений по внедрению, выбор был сделан в пользу ГК «Омега», сотрудники которой обладали богатым опытом автоматизации бюджетных учреждений и сопровождали систему управления финансово-хозяйственной деятельности Центра, реализованную на платформе «1С:Предприятие».

В рамках реализации проекта по внедрению Системы электронного документооборота были автоматизированы: процесс согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача на ответственных сотрудников через СЭД, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.

При адаптации типового программного продукта под требования Заказчика в типовое решение были внесены некоторые доработки: изменены условия возврата несогласованного документа и алгоритм возвращения его в дальнейшую работу, изменён порядок формирования листа согласования по результатам прохождения процесса, создан механизм QR-штрихкодирования документов любого формата и создано АРМ Директора Центра с быстрым доступом к необходимым документам посредством сканирования QR-кода.

СЭД была принята в эксплуатацию в декабре 2016 года. В результате внедрения системы более 90 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного оборота документации.

Благодаря специалистам компании Омега, работа по автоматизации процессов подготовки и согласованию закупочной документации, управлению входящей и исходящей корреспонденцией была выполнена в короткие сроки и с высоким качеством. Внедрение СЭД обеспечило повышение эффективности работы административных служб Центра путем постоянного контроля за процессами документооборота. Полностью исключены случаи задержки документов у исполнителей из-за нехватки времени на их перенос. Решена проблема замещения исполнителя в условиях его отсутствия на рабочем месте. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела-регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволило ускорить процесс доставки документа до исполнителя, сэкономить бумагу при копировании экземпляров для соисполнителей документов, упростить и ускорить процедуру поиска документов и работы с ними.

ФГБУ ВЦЭРМ им. А.М. Никифорова МЧС России положительно оценивает работу сотрудников ГК «Омега», отмечая их высокую квалификацию. Руководство Центра планирует продолжить сотрудничество в рамках сопровождения внедренной системы и развития информационной среды учреждения.

Помощник директора ВЦЭРМ
по медицинским информационным технологиям _______________/Бахтин Михаил Юрьевич