Внедрен программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" в «ФГБУ Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России

Отзыв клиента

«ФГБУ Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины имени А.М. Никифорова МЧС России автоматизировал процессы документационного обеспечения деятельности учреждения на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения»

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А.М.Никифорова» МЧС России (ВЦЭРМ) – это многопрофильное, лечебно-диагностическое учреждение, чьей задачей является оказание специализированной высокотехнологичной медицинской помощи в условиях поликлиники, дневного и круглосуточного стационара, также включающая в свою структуру научный и образовательный центры.
Для обеспечения успешного продвижения в рамках профильных направлений, слаженности работы различных подразделений и в связи с возросшим объемом закупок для нужд Центра, появилась необходимость автоматизировать процесс согласования и утверждения внутренней документации.

Причины, которые заставили сотрудников центра провести реорганизацию традиционно бумажного процесса управления потоком документов стали:
• невозможность контроля сроков согласования документации-отсутствие информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку;
• несоблюдение ответственными исполнителями типовых правил подготовки документов, приводящее к длительному утверждению документации;
• потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
• отсутствие дополнительного персонала для перемещения бумажных документов между кабинетами участников процедуры согласования.

В результате анализа предлагаемых на рынке предложений, руководством Центра было принято решение о необходимости реализации Системы электронного документооборота (далее – СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».
Ознакомившись с множеством предложений по внедрению, выбор был сделан в пользу ГК «Омега», сотрудники которой обладали богатым опытом автоматизации бюджетных учреждений и сопровождали систему управления финансово-хозяйственной деятельности Центра, реализованную на платформе «1С:Предприятие».

В рамках реализации проекта по внедрению Системы электронного документооборота были автоматизированы: процесс согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача на ответственных сотрудников через СЭД, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.

При адаптации типового программного продукта под требования Заказчика в типовое решение были внесены некоторые доработки: изменены условия возврата несогласованного документа и алгоритм возвращения его в дальнейшую работу, изменён порядок формирования листа согласования по результатам прохождения процесса, создан механизм QR-штрихкодирования документов любого формата и создано АРМ Директора Центра с быстрым доступом к необходимым документам посредством сканирования QR-кода.

СЭД была принята в эксплуатацию в декабре 2016 года. В результате внедрения системы более 90 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного оборота документации.

Благодаря специалистам компании Омега, работа по автоматизации процессов подготовки и согласованию закупочной документации, управлению входящей и исходящей корреспонденцией была выполнена в короткие сроки и с высоким качеством. Внедрение СЭД обеспечило повышение эффективности работы административных служб Центра путем постоянного контроля за процессами документооборота. Полностью исключены случаи задержки документов у исполнителей из-за нехватки времени на их перенос. Решена проблема замещения исполнителя в условиях его отсутствия на рабочем месте. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела-регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволило ускорить процесс доставки документа до исполнителя, сэкономить бумагу при копировании экземпляров для соисполнителей документов, упростить и ускорить процедуру поиска документов и работы с ними.

ФГБУ ВЦЭРМ им. А.М. Никифорова МЧС России положительно оценивает работу сотрудников ГК «Омега», отмечая их высокую квалификацию. Руководство Центра планирует продолжить сотрудничество в рамках сопровождения внедренной системы и развития информационной среды учреждения.

Помощник директора ВЦЭРМ
по медицинским информационным технологиям _______________/Бахтин Михаил Юрьевич