Внедрение ПП "1С:Управление автотранспортом 8 Стандарт" в ведущей компании города Санкт-Петербурга по предоставлению комплексных дорожно-транспортных услуг и аренды строительной и коммунальной техники ООО "Терра-Транс"

Общество с ограниченной ответственностью "Терра-Транс"
Санкт-Петербург, Июль 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 5

– компания по предоставлению комплексных дорожно-транспортных услуг и аренды строительной и коммунальной техники. За 8 лет пребывания на рынке Санкт-Петербурга и Ленинградской области стала надежным представителем в своем сегменте. Компания располагает широким собственным парком специальной техники и штатом квалифицированных работников

                        

Информация о заказчике 
С ростом бизнеса стала существенна потребность в грамотной и комплексной автоматизации предприятия. В компании все рабочие процессы были автоматизированы на базе Microsoft Office Access. Данный способ существенно устарел и не отвечал основным потребностям бизнеса, что привело к коллапсу управленческой системы.

Microsoft  Access было сложно дорабатывать и оптимизировать под нужды организации, в отличии от 1С, он не располагал шаблонами и типовыми формами, система не подразумевала возможность анализа данных, информации, итогов на любую дату прошлых периодов, интерфейс программы не отличался простотой и гибкостью использования для пользователей, формирование отчетов занимало много времени, система не была синхронизирована с 1С:Бухгалтерией, отсутствовали блоки, связных с  учетом ГСМ. Все это привело к  существенному снижению производительности работы сотрудников и нарушении сроков формирования управленческой отчетности.

Руководство компании Терра-Транс обратилось в УльтраЮнион по рекомендации своих партнеров. После проведения ряда встреч и уточнения деталей проекта, заказчик окончательно убедился в благонадежности специалистов УльтраЮнион и доверил внедрение новой системы УльтраЮнион.

Задачи внедрения

Перед специалистами УльтраЮнион стоял ряд задач, среди них:

  1. В рамках, действующих на предприятии бизнес-процессов организовать разделение учета по своим и привлеченным автотранспортным средствам на разных уровнях:
    • На уровне первичных документов (заявка на перевозку, путевой лист).
    • На уровне взаиморасчетов (дебиторская, кредиторская задолженность).
    • На уровне финансовых показателей (в системе финансовой отчетности).
  2. Необходимо добавить подсистему  движения денежных средств:
    • Расчеты с покупателями по путевым листам.
    • Расчеты по привлеченным автотранспортным средствам.
    • Расчеты с взаимосвязанными сторонами.
    • Расчеты с прочими поставщиками.
  3. Сформировать подсистему финансирования и бюджетирования:
    • Стабилизационный фонд.
    • Определение финансового результата по аналитике.
    • Оценка прибыльности по транспортным средствам.
  4. Внедрить систему отчетности, действующую на предприятии:
    • Дебиторская и кредиторская задолженность по автотранспортным средствам.
    • Отчеты по финансовому анализу деятельности.
    • Отчеты по работе автотранспортных средств.
    • Отчеты по результативной работе менеджеров.

 Проведенные работы

В качестве базы для построения новой системы управленческого учета было использовано современное отраслевое решение "1C:Управление автотранспортом Стандарт, редакция 2.0 " .

Одним из ключевых требований было максимальное задействование типового функционала нового программного продукта.

Это требование вызвало большие временные издержки при внедрении новой системы управленческого учета в связи с тем, что существующая система была полностью выполнена на базе Microsoft Access. Данная система считается скорее любительской и может подходить для небольших предприятиям с простой системой учета. Из-за коренных различий в ранее использующейся платформе и  "1C:Управление автотранспортом Стандарт, редакция 2.0 ", процесс перехода стал трудоемким.

А это, в свою очередь, вызвало трудности в моделировании бизнес-процессов для конечного пользователя. Методистами и консультантами компании УльтраЮнион были предложены оригинальные и типовые решения организации структуры учета и отчетности.

В процессе внедрения системы были частично или полностью переработаны:

  • зарплатный блок
  • блок управления денежными средствами
  • синхронизация с бухгалтерской программой
  • блок учета путевых листов
  • блок управленческой отчетности
  • печатные формы документов и отчетов

Достижения

На сегодняшний день внедрение новой управленческой системы успешно завершено. Система работает в соответствии с бизнес-процессами предприятия.

Основные преимущества внедрения новой системы:

  • Появилась возможность заняться детальным анализом расходования материальных и трудовых ресурсов по конкретным автомобилям и водителям (раньше только сводный учет).
  • Появилась возможность вести детальный учет по узлам и агрегатам автотранспорта (раньше только сводный учет).
  • Появилась возможность планировать и контролировать ремонт автотранспорта.
  • Финансовый анализ стал прозрачным, доступным и оперативным.
  • Ушла проблема в технической поддержке системы и сложности развития.
Время на обработку заказов и путевых листов сократилось в 2 раза.
Время ввода и обмена информации с 1С: Бухгалтерией сократилось в 5 раз
Время расчета заработной платы сотрудников сократилось на 50%
Подготовка ежемесячной финансовой отчетности руководителей сократилась в 2 раза
Оперативность поддержки изменений конфигурации возросла в 4 раза.

В ближайшее время планируется дальнейшая модернизация на платформе 1С: Предприятие 8.3

Отзыв клиента

Изосимова Юлия Анатольевна

Финансовый директор

«Сотрудничество с УльтраЮнион по проекту внедрения «1С:Управление Автотранспортом» прошло успешно.  После запуска системы в эксплуатацию, рабочие процессы  стали заметно удобнее – программа проста и понятна в использовании, мы стали экономить временя на проверку и перепроверку документов, сейчас собран воедино комплексно весь учет по затратам, склад запчастей в одном месте. Работать с УльтраЮнион было комфортно и приятно, все спорные ситуации решались продуктивно. Сразу видно, что исполнитель действует в интересах своих клиентов».

Автоматизированы следующие функции:

  • Диспетчеризация грузоперевозок
  • Планирование расхода ГСМ
  • Учет подвижного состава
  • Учет собственного транспорта

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика