Внедрение ПП "1С:Управление автотранспортом 8 Стандарт" в ведущей компании города Санкт-Петербурга по предоставлению комплексных дорожно-транспортных услуг и аренды строительной и коммунальной техники ООО "Терра-Транс"

– компания по предоставлению комплексных дорожно-транспортных услуг и аренды строительной и коммунальной техники. За 8 лет пребывания на рынке Санкт-Петербурга и Ленинградской области стала надежным представителем в своем сегменте. Компания располагает широким собственным парком специальной техники и штатом квалифицированных работников

Информация о заказчике 
С ростом бизнеса стала существенна потребность в грамотной и комплексной автоматизации предприятия. В компании все рабочие процессы были автоматизированы на базе Microsoft Office Access. Данный способ существенно устарел и не отвечал основным потребностям бизнеса, что привело к коллапсу управленческой системы.

Microsoft  Access было сложно дорабатывать и оптимизировать под нужды организации, в отличии от 1С, он не располагал шаблонами и типовыми формами, система не подразумевала возможность анализа данных, информации, итогов на любую дату прошлых периодов, интерфейс программы не отличался простотой и гибкостью использования для пользователей, формирование отчетов занимало много времени, система не была синхронизирована с 1С:Бухгалтерией, отсутствовали блоки, связных с  учетом ГСМ. Все это привело к  существенному снижению производительности работы сотрудников и нарушении сроков формирования управленческой отчетности.

Руководство компании Терра-Транс обратилось в УльтраЮнион по рекомендации своих партнеров. После проведения ряда встреч и уточнения деталей проекта, заказчик окончательно убедился в благонадежности специалистов УльтраЮнион и доверил внедрение новой системы УльтраЮнион.

Задачи внедрения

Перед специалистами УльтраЮнион стоял ряд задач, среди них:

1. В рамках, действующих на предприятии бизнес-процессов организовать разделение учета по своим и привлеченным автотранспортным средствам на разных уровнях:
• На уровне первичных документов (заявка на перевозку, путевой лист).
• На уровне взаиморасчетов (дебиторская, кредиторская задолженность).
• На уровне финансовых показателей (в системе финансовой отчетности).
2. Необходимо добавить подсистему  движения денежных средств:
• Расчеты с покупателями по путевым листам.
• Расчеты по привлеченным автотранспортным средствам.
• Расчеты с взаимосвязанными сторонами.
• Расчеты с прочими поставщиками.
3. Сформировать подсистему финансирования и бюджетирования:
• Стабилизационный фонд.
• Определение финансового результата по аналитике.
• Оценка прибыльности по транспортным средствам.
4. Внедрить систему отчетности, действующую на предприятии:
• Дебиторская и кредиторская задолженность по автотранспортным средствам.
• Отчеты по финансовому анализу деятельности.
• Отчеты по работе автотранспортных средств.
• Отчеты по результативной работе менеджеров.

 Проведенные работы

В качестве базы для построения новой системы управленческого учета было использовано современное отраслевое решение "1C:Управление автотранспортом Стандарт, редакция 2.0 " .

Одним из ключевых требований было максимальное задействование типового функционала нового программного продукта.

Это требование вызвало большие временные издержки при внедрении новой системы управленческого учета в связи с тем, что существующая система была полностью выполнена на базе Microsoft Access. Данная система считается скорее любительской и может подходить для небольших предприятиям с простой системой учета. Из-за коренных различий в ранее использующейся платформе и  "1C:Управление автотранспортом Стандарт, редакция 2.0 ", процесс перехода стал трудоемким.

А это, в свою очередь, вызвало трудности в моделировании бизнес-процессов для конечного пользователя. Методистами и консультантами компании УльтраЮнион были предложены оригинальные и типовые решения организации структуры учета и отчетности.

В процессе внедрения системы были частично или полностью переработаны:

• зарплатный блок
• блок управления денежными средствами
• синхронизация с бухгалтерской программой
• блок учета путевых листов
• блок управленческой отчетности
• печатные формы документов и отчетов

Достижения

На сегодняшний день внедрение новой управленческой системы успешно завершено. Система работает в соответствии с бизнес-процессами предприятия.

Основные преимущества внедрения новой системы:

• Появилась возможность заняться детальным анализом расходования материальных и трудовых ресурсов по конкретным автомобилям и водителям (раньше только сводный учет).
• Появилась возможность вести детальный учет по узлам и агрегатам автотранспорта (раньше только сводный учет).
• Появилась возможность планировать и контролировать ремонт автотранспорта.
• Финансовый анализ стал прозрачным, доступным и оперативным.
• Ушла проблема в технической поддержке системы и сложности развития.

В ближайшее время планируется дальнейшая модернизация на платформе 1С: Предприятие 8.3

Отзыв клиента

Изосимова Юлия Анатольевна

Финансовый директор

«Сотрудничество с УльтраЮнион по проекту внедрения «1С:Управление Автотранспортом» прошло успешно.  После запуска системы в эксплуатацию, рабочие процессы  стали заметно удобнее – программа проста и понятна в использовании, мы стали экономить временя на проверку и перепроверку документов, сейчас собран воедино комплексно весь учет по затратам, склад запчастей в одном месте. Работать с УльтраЮнион было комфортно и приятно, все спорные ситуации решались продуктивно. Сразу видно, что исполнитель действует в интересах своих клиентов».