Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в Ставропольэнергосбыт ПАО
Публичное акционерное общество "Ставропольэнергосбыт"
«1С:Документооборот 8» помогает «Ставропольэнергосбыт» автоматизировать работу с заявками и организовать взаимодействие с «1С:Бухгалтерия предприятия».
ПАО «Ставропольэнергосбыт» образовано в 2005 году. И является самым крупным поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае.
Основными задачами компании являются покупка электроэнергии на оптовом и реализация ее на розничном рынке, обеспечение качественного и бесперебойного энергоснабжения потребителей края, улучшение показателей финансово-хозяйственной деятельности, информационная открытость.
Проблема ведения документооборота в компании заключалась, в первую очередь в том, что используемая программа была очень медленной, было невозможно работать с контрагентами, был необходим более качественный учет договоров и сроков их действия. Отметим, что ежемесячно в Управлении ПАО «Ставропольэнергосбыт» формируется около 500 заявок на оплату. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно согласовывать с заинтересованными лицами и исполнять.
Кроме того, организация ведет исковую деятельность как в управлении, так и в удаленных отделениях, ежемесячно формируются отчеты по данному направлению. В программе учитываются исполнительные листы.
Когда уже стало невозможным терпеть сбои в старой программе, руководство компании приняло решение о переходе на новую систему электронного документооборота. Был необходим перенос договоров, приказов по основной деятельности, распоряжений из старой системы, а также было необходимо перенести базу контрагентов из «1С:Бухгалтерии», эксплуатируемой в организации.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала компания «Бизнес ИТ», имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота.
Всего за три месяца система была развернута на 300 рабочих мест во всех подразделениях организации, в том числе и в удаленных отделениях и участках.
Ключевые итоги проекта:
-
Были перенесены следующие группы документов: Договоры по хозяйственной деятельности, приказы по основной деятельности, распоряжения и приказы по личному составу. Перенесены контрагенты из базы «1С:Бухгалтерия предприятия». Настроена интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия» в части обмена контрагентами и договорами. Это сокращает время на заполнение реквизитов контрагентов и уменьшает количество ошибок при оформлении документов.
-
Автоматизирована регистрация и обработка заявок. Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, сумму, связывают с договором) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система предлагает маршрут, который отличен по отделам и создает задачи на согласование и исполнение заявок. На этапе согласования заявки отделом бизнес-планирования и бюджетирования в ней, по нажатию кнопки, происходит расчет лимитов по статьям ДДС. Этот расчет помогает сотрудникам отдела анализировать расход лимитов по статьям, учитывать перерасходы и строить отчеты. При исполнении заявки автоматически создается платежка в «1С:Бухгалтерии предприятия» и после оплаты возвращается в «1С:Документооборот» с печатной формой платежки, инициатор может отслеживать оплату своей заявки.
-
Автоматизирована работа с кадровыми документами: приказами о переводе работника, приказами о предоставлении отпуска, приказами о расторжении трудового договора, благодаря настройке интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом». Документы создаются в 1С:ЗУП, затем автоматически формируются с печатной формой в 1С:Документооборот и направляются на исполнение сотрудникам, что позволило ускорить отправку и возврат кадровых документов сотрудникам удаленных подразделений.
-
Автоматизирована работа с исками, настроены специальные реквизиты, расчет по многим реквизитам ведется автоматически, настроены отчеты. Реализована работа с исполнительными листами в управлении и во всех удаленных отделения.
-
Оперативная обработка и согласование договоров позволяет предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза – с 10-12 до 5-6 рабочих дней.
-
В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
Комментарий директора по техническим вопросам ПАО «Ставропольэнергосбыт» Валентина Шерстобитова:
«1С:Документооборот 8» позволил нам упорядочить работу с документами. Система позволила наладить контроль за исполнением поручений, систематизировать процессы подготовки и согласования документов, уменьшить сроки реагирования на заявки, началось создание электронного архива договоров энергоснабжения, все это позволило минимизировать риски потери документов и автоматизировать работу управления и удаленных отделений.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
1. Информация о компании:
ПАО «Ставропольэнергосбыт» является самым крупным гарантирующим поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае и одной из авторитетных энергосбытовых компаний Юга России, имеющей прямой выход на федеральный оптовый рынок электроэнергии и мощности. Высокая репутация «Ставропольэнергосбыта» подтверждена не только результативной и стабильной работой, но и положительными отзывами многочисленных партнеров. В составе компании - восемь отделений в Ставрополе, Георгиевске, Буденновске, Изобильном, Светлограде, Ессентуках, а также 34 участка во всех районах, которые осуществляют энергоснабжение практически 90% территории Ставропольского края.
2. Исходная ситуация:
Заказчик работал в системе другого разработчика. Было принято решение о переходе с этой системы на СЭД «1С:Документооборот КОРП». Внедрение предполагало частичный перенос данных из прежней системы, интеграцию с существующими системами на той же платформе, обучение сотрудников и запуск системы.
3. Выбор продукта:
«1С:Документооборот КОРП» отлично подходит для улучшения качества работы, автоматизации бизнес-процессов, усиления контроля исполнительской дисциплины сотрудников.
4. Решение:
В ходе внедрения продукта было сделано:
• Из другой системы перенесены следующие группы документов: Договоры по хозяйственной деятельности, приказы по основной деятельности, распоряжения и приказы по личному составу. Перенесены контрагенты из базы «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП».Настроена интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» в части обмена контрагентами и договорами.
• Автоматизирована регистрация и обработка заявок и разработан функционал ведения лимитов финансирования в системе. Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (контрагент, содержание, сумму, связывают с договором) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система предлагает маршрут, который отличен по отделам и создает задачи на согласование и исполнение заявок. На этапе согласования заявки отделом бизнес-планирования и бюджетирования в ней, по нажатию кнопки, происходит расчет лимитов по статьям ДДС. Этот расчет помогает сотрудникам отдела анализировать расход лимитов по статьям, учитывать перерасходы и строить отчеты. Для реализации функционала в систему добавлен справочник «Лимиты по статьям ДДС», в него ежемесячно загружаются суммы лимитов по статьям.
Далее по нажатию кнопки автоматически создается платежное поручение в «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» и после оплаты возвращается в "1С:Документооборот КОРП" с печатной формой платежки, инициатор может отслеживать оплату своей заявки.
• Автоматизирована работа с кадровыми документами: приказами о переводе работника, приказами о предоставлении отпуска, приказами о расторжении трудового договора, благодаря настройке интеграции с «Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5. Документы создаются в «Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5, затем автоматически формируются с печатной формой в "1С:Документооборот КОРП" и направляются на исполнение сотрудникам, что позволило ускорить отправку и возврат кадровых документов сотрудникам удаленных подразделений.
• Автоматизирована работа с исками, настроены специальные реквизиты, расчет по многим реквизитам ведется автоматически, настроены отчеты. Реализована работа с исполнительными листами в управлении и во всех удаленных отделениях.
• Оперативная обработка и согласование договоров позволяет предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза – с 10-12 до 5-6 рабочих дней.
• В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
Кратко:
1. Обследование существующей системы делопроизводства, разработка технического задания
2. Настройки системы на основании выработанных правил и согласование настроек с Заказчиком;
3. Миграция данных из другой системы;
4. Интеграция с «Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5 и «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП»
5. Доработки конфигурации "1С:Документооборот КОРП" в части работы с заявками на оплату, контролем лимитов по статьям ДДС, работе с исками;
6. Групповое обучение пользователей;
7. Запуск системы в промышленную эксплуатацию;
5. Результат проекта:
1. Обучено 26 групп пользователей;
2. Обучены 4 администратора системы
3. Оттестирована работа всех доработок, интеграций, планов обменов;
4. Система настроена и запущена в промышленную эксплуатацию;
5. Запущено в работу порядка 300 пользователей.
6. Перспективы:
1. Дальнейшее увеличение количества пользователей работающих в системе;
2. Дальнейший переход на безбумажный документооборот по определенным группам документов;
3. Создание условий для внедрения юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной подписи;
4. Переход на работу в мобильных клиентах программы удаленно;
5. Наращивание функционала за счет доработок системы;
6. Интеграция с собственной разработкой 1С:Реализация.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)