Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С:Документооброт 8» в ОАО «НИИ «Вектор»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ОАО «НИИ «Вектор» - крупное предприятие России, которое выполняет заказы Российских Федеральных Министерств и ведомств предприятий, Академий наук и вузов по проведению исследований, разработке и производству аппаратуры в областях радиотехники и радиоэлектроники.
В связи с большим объемом документации, сложностью внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимостью контролировать исполнение поручений, в компании принято решение о создании системы электронного документооборота.
Для решения задачи был выбран продукт 1C:Документооборот КОРП, так как продукты 1С уже используются предприятии, и функционал системы 1С:Документооборот КОРП подходит для крупных компаний и имеет открытый код.
Исполнителем проекта выступила компания «АртАйТи», уже имевшая опыт работы с ОАО НИИ Вектор. Опыт внедрения 1С:Документооборот КОРП на крупных предприятиях и положительные отзывы по предыдущим проектам стали факторами, которые повлияли на выбор подрядчика.
В ходе внедрения были решены следующие задачи:
1.Формирование на основе программного продукта 1C:Документооборот КОРП единого хранилища электронных документов, создаваемых и обрабатываемых в 1C:Документооборот КОРП.
2.Автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации и контроля исполнения, рассылки, поиска документов.
3.Формирование ключевых справочников и конфигурирование 1C:Документооборот КОРП.
4.Настройка администрируемых параметров 1C:Документооборот КОРП (управление правами доступа).
5.Определение и настройка маршрутов движения документов, обрабатываемых в рамках 1C:Документооборот КОРП.
6.Разработка пользовательского интерфейса (включая формы ввода-вывода и меню) в соответствии с требованиями Технического Задания.
7.Автоматизированная обработка документов при переходе с одного этапа жизненного цикла на другой.

В рамках данного проекта автоматизирован процесс обмена данными между системой электронного документооборота «1С:Документооборот 8» и учетной системой «1С:Управление производственным предприятием 8» для организации контроля движений денежных средств, контроля затрат по заказам.

Назначение интеграции: просмотр, создание и редактирование документов в 1C:Документооборот КОРП из учетной системы 1С:Управление производственным предприятием 8; просмотр связанных документов в 1C:Документооборот КОРП, например: спецификаций, приложений и сопроводительных документов к договорам и т.д.; создание и запуск бизнес-процессов согласования, ознакомления, утверждения; Работа с поставленными задачами, постановка задач; просмотр истории и результатов бизнес-процессов, выполненных в 1C:Документооборот КОРП; возможность работы с внешними файлами любого формата (изображения, фотографии, файлы MS Office, PDF, видео, аудио и т.д.) и хранение их в 1C:Документооборот КОРП.
С 18 октября 2016 года новая автоматизированная система 1C:Документооборот введена в промышленную эксплуатацию.


Эффект от реализации поставленных задач, который получен от внедрения 1C:Документооборот КОРП на "ОАО НИИ Вектор":
- Исключена процедура двойного ввода данных;
- повышена оперативность решения текущих вопросов за счет обеспечения регистрации документов в единой базе данных;
- Увеличена скорость формирования и повышения достоверности документооборота;
- Повышена прозрачности бизнес-процессов;
- Контроль над выполнением поручений

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика