Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С:Документооброт 8» в ОАО «НИИ «Вектор»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ОАО «НИИ «Вектор» - крупное предприятие России, которое выполняет заказы Российских Федеральных Министерств и ведомств предприятий, Академий наук и вузов по проведению исследований, разработке и производству аппаратуры в областях радиотехники и радиоэлектроники.
В связи с большим объемом документации, сложностью внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимостью контролировать исполнение поручений, в компании принято решение о создании системы электронного документооборота.
Для решения задачи был выбран продукт 1C:Документооборот КОРП, так как продукты 1С уже используются предприятии, и функционал системы 1С:Документооборот КОРП подходит для крупных компаний и имеет открытый код.
Исполнителем проекта выступила компания «АртАйТи», уже имевшая опыт работы с ОАО НИИ Вектор. Опыт внедрения 1С:Документооборот КОРП на крупных предприятиях и положительные отзывы по предыдущим проектам стали факторами, которые повлияли на выбор подрядчика.
В ходе внедрения были решены следующие задачи:
1.Формирование на основе программного продукта 1C:Документооборот КОРП единого хранилища электронных документов, создаваемых и обрабатываемых в 1C:Документооборот КОРП.
2.Автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации и контроля исполнения, рассылки, поиска документов.
3.Формирование ключевых справочников и конфигурирование 1C:Документооборот КОРП.
4.Настройка администрируемых параметров 1C:Документооборот КОРП (управление правами доступа).
5.Определение и настройка маршрутов движения документов, обрабатываемых в рамках 1C:Документооборот КОРП.
6.Разработка пользовательского интерфейса (включая формы ввода-вывода и меню) в соответствии с требованиями Технического Задания.
7.Автоматизированная обработка документов при переходе с одного этапа жизненного цикла на другой.

В рамках данного проекта автоматизирован процесс обмена данными между системой электронного документооборота «1С:Документооборот 8» и учетной системой «1С:Управление производственным предприятием 8» для организации контроля движений денежных средств, контроля затрат по заказам.

Назначение интеграции: просмотр, создание и редактирование документов в 1C:Документооборот КОРП из учетной системы 1С:Управление производственным предприятием 8; просмотр связанных документов в 1C:Документооборот КОРП, например: спецификаций, приложений и сопроводительных документов к договорам и т.д.; создание и запуск бизнес-процессов согласования, ознакомления, утверждения; Работа с поставленными задачами, постановка задач; просмотр истории и результатов бизнес-процессов, выполненных в 1C:Документооборот КОРП; возможность работы с внешними файлами любого формата (изображения, фотографии, файлы MS Office, PDF, видео, аудио и т.д.) и хранение их в 1C:Документооборот КОРП.
С 18 октября 2016 года новая автоматизированная система 1C:Документооборот введена в промышленную эксплуатацию.


Эффект от реализации поставленных задач, который получен от внедрения 1C:Документооборот КОРП на "ОАО НИИ Вектор":
- Исключена процедура двойного ввода данных;
- повышена оперативность решения текущих вопросов за счет обеспечения регистрации документов в единой базе данных;
- Увеличена скорость формирования и повышения достоверности документооборота;
- Повышена прозрачности бизнес-процессов;
- Контроль над выполнением поручений

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о проведенном внедрении

ОАО «НИИ «Вектор» - крупное предприятие России, которое выполняет заказы Российских Федеральных Министерств и ведомств предприятий, Академий наук и вузов по проведению исследований, разработке и производству аппаратуры в областях радиотехники и радиоэлектроники.
В связи с большим объемом документации, сложностью внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимостью контролировать исполнение поручений в ОАО «НИИ «Вектор» была внедрена корпоративная система электронного документооборота на базе ПП 1C:Документооборот КОРП.
1C:Документооборот КОРП – один из блоков создания единой информационной системы ОАО «НИИ «Вектор», которая создается на платформе 1C.
Внедрение системы осуществила компания АртАйТи, партнер фирмы «1C», имеющий успешный опыт автоматизации крупных предприятий. Компания «АртАйТи» - наш партнер уже много лет, с которой мы совместно реализовали несколько крупных проектов.

В ходе внедрения были решены следующие задачи:
1. Формирование на основе программного продукта 1C:Документооборот КОРП единого хранилища электронных документов, создаваемых и обрабатываемых в 1C:Документооборот КОРП.
2. Автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации и контроля исполнения, рассылки, поиска документов.
3. Формирование ключевых справочников и конфигурирование 1C:Документооборот КОРП.
4. Настройка администрируемых параметров 1C:Документооборот КОРП (управление правами доступа).
5. Определение и настройка маршрутов движения документов, обрабатываемых в рамках 1C:Документооборот КОРП.
6. Разработка пользовательского интерфейса (включая формы ввода-вывода и меню) в соответствии с требованиями Технического Задания.
7. Автоматизированная обработка документов при переходе с одного этапа жизненного цикла на другой.

Специалисты АртАйТи справились с поставленными задачами, выполнив работы в рамках установленного графика и технического задания.

В результате внедрения 1C:Документооборот КОРП ОАО «НИИ «Вектор» исключена процедура двойного ввода данных; повышена оперативность решения текущих вопросов за счет обеспечения регистрации документов в единой базе данных; увеличена скорость формирования и повышения достоверности документооборота; повышена прозрачность бизнес-процессов; автоматизирован процесс обмена данными между системой электронного документооборота «1С:Документооборот 8» и учетной системой «1С:Управление производственным предприятием 8» для организации контроля движений денежных средств, контроля затрат по заказам.

Промышленная эксплуатация системы была начата «18» октября 2016 года.

Система эксплуатируется на 427 рабочих местах.

Оценка внедренной информационной системы:

Соответствие потребностям организации - «5»
(по 5-балльной шкале, где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности”)

Удобство работы с программой - «5»
(по 5-балльной шкале, где "5" - "работать с программой легко и комфортно”)

Оцените качество работы партнера "1C" - «5»
(по 5-балльной шкале, где "5" - "работой партнера очень доволен")

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение
для автоматизации деятельности - Да






Заместитель генерального директора
по финансам и МТО С.В.Скорых