Внедрение 1С:Документооборот КОРП у производителя овощей закрытого грунта АО "Тепличное" сокращает издержки
Отзыв клиента
АО"Тепличное"
Ульяновская обл, г Ульяновск, с Баратаевка, Март 2017
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 20
Продовольственное предприятие отлично зарекомендовало себя на рынке Ульяновской области. При этом руководство осознавало важность дальнейшего развития организации. По результатам анализа эффективности деятельности организации и отдельных её участков были сделаны рекомендации по улучшению. Одна из рекомендаций основывалась на информации о том, что ведение большой части документации в организации, осуществлялось фактически в «ручном» режиме. Внутри предприятия существовал большой объем бумажного документооборота и тратилось большое количество времени на перемещение и согласование документов между подразделениями. Всё это было уже достаточно давно назревающими вопросами, которые требовали решения. Определив их, руководство АО «Тепличное» пришло к выводу о том, что для современного предприятия использование системы электронного документооборота могло бы существенно снизить непроизводительные издержки.
В качестве организации, которая осуществила бы поставку программного комплекса и выполнила внедрение системы электронного документооборота руководством была выбрана компания ООО «АгроСервис-ИТ», являющаяся партнёром фирмы «1С» и имеющая опыт внедрения программ системы «1С:Предприятия 8» на крупнейших сельскохозяйственных предприятиях региона.
Целями внедрения для новой системы должны были стать:
· сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;
· построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.
Для целей автоматизации было принято решение начать работу с современной многофункциональной системой "1С:Документооборот 8 КОРП", так как данное решение отлично подходит для средних или крупных организаций и холдингов и позволяет:
· упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
· сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
· повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Следующим шагом был обозначен этап разработки и внедрения специалистами «АгроСервис-ИТ» функционала программы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Были выполнены следующие работы:
Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:
o Сбор и анализ требования заказчика к автоматизированной системе;
o Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
o Методическое обеспечение специфических особенностей учёта и управления в системе автоматизации (требование к адаптации);
o Техническая реализация специфических особенностей учета и управление в системе автоматизации (адаптации);
o Начальные настройки типового решения (программы) для начала ведения учета;
o Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;
o Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы:
o Проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа;
o Написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов;
o Организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;
o Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов;
o К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия;
o Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.
Было организовано обучение персонала работе с программой / системой:
o индивидуальное обучение в офисе заказчика;
o обучение в группе в офисе заказчика.
Таким образом, после внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" были автоматизированы следующие функции:
· Делопроизводство;
· Учет и хранение документов;
· Учет и контроль исполнения поручений;
· Учет рабочего времени;
· Учет договоров;
· Работа с обращениями граждан.
Вот лишь несколько процессов, которые были автоматизированы на предприятии по результатам внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП":
· автоматизирована работа журнала учета входящих и исходящих документов (для исходящих документов теперь используется настроенный шаблон);
· автоматизирован учет и согласование договоров во внутренней документации на предприятии;
· создание и регистрация приказов внутри предприятия с помощью автоматизированной системы (использование шаблона приказа);
· автоматизирован учет и согласование заявок на закупку материалов.
Следует отметить, что до внедрения автоматизированной системы, вся документация разрабатывалась и согласовывалась фактически вручную. Ведение документации осуществлялось с помощью таких программ как Word и Excel, что серьезно отнимало время рабочего персонала на подготовку нужных бумаг. Много времени также уходило и на согласование принятых документов (приказов) между отделами организации, что существенно влияло на эффективность работы предприятия.
Для организации, внедрение электронного документооборота позволило:
· значительно уменьшить количество времени на обработку (учет) и согласование всей входящей, исходящей, а также внутренней документации;
· упростить ввод данных в документах (за счет использования шаблонов);
· обученному работе с программой персоналу наиболее эффективно справляться с прежними задачами.
Ключевые результаты внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП":
По результатам внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП", руководство АО «Тепличное» установило, что работа по внедрению партнерской фирмой 1С ООО «АгроСервис-ИТ», привела к следующему:
· был существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия;
· ускорилось согласование документов;
· упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов;
· повысилась исполнительская дисциплина благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;
· обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя;
· организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами.
Проект внедрения длился 6 месяцев и был успешно завершен в марте 2017 года.
Поставленные ранее руководством АО «Тепличное» цели, были успешно достигнуты и привели к положительному эффекту, который оказал влияние на всё предприятие в целом.
Предприятие АО «Тепличное» выражает благодарность ООО «АгроСервис-ИТ» за проделанную работу и надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Предприятие АО «Тепличное» занимается производством сельскохозяйственной продукцией, а именно, разведением овощей закрытого грунта (выращивание в теплицах).
Большой объем бумажной документации, а также нескоординированные действий подразделений организации по вопросам перемещения и согласования документов между ними, потребовали разработки и внедрения системы электронного документооборота.
Основные задачи по внедрению для новой системы:
• сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;
• построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.
Для решения поставленных задач было предложено начать работу с современной многофункциональной системой «1С:Документооборот 8 КОРП», так как данное решение отлично подходит для средних или крупных организаций и холдингов и позволяет:
• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Также «1С:Документооборот 8 КОРП» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
Согласно требованиям клиента, были определены и выполнены следующие работы:
Были проведены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:
o Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
o Методическое обеспечение специфических особенностей учёта и управления в системе автоматизации (требование к адаптации);
o Техническая реализация специфических особенностей учета и управление в системе автоматизации (адаптации);
o Начальные настройки типового решения (программы) для начала ведения учета;
o Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;
o Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы:
o Проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа;
o Написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов;
o Организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;
o Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов;
o К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия;
o Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.
Были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет рабочего времени;
• Учет договоров;
• Работа с обращениями граждан.
Описание некоторых автоматизированных процессов:
• автоматизирована работа журнала учета входящих и исходящих документов (для исходящих документов теперь используется настроенный шаблон);
• автоматизирован учет и согласование договоров во внутренней документации на предприятии;
• создание и регистрация приказов внутри предприятия с помощью автоматизированной системы (использование шаблона приказа);
• автоматизирован учет и согласование заявок на закупку материалов.
Результатами внедрения «1С: Документооборот КОРП для предприятия стали:
• существенное снижение объема бумажного документооборота внутри предприятия;
• значительное уменьшение количества времени на обработку (учет) и согласование всей входящей, исходящей, а также внутренней документации;
• упрощение ввода данных в документах (за счет использования шаблонов);
• повышение исполнительской дисциплины благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;
• обеспечение адресной доставки электронного документа до конкретного получателя;
• организация оперативного обмена юридически значимыми документами с контрагентами.
Система передана в промышленную эксплуатацию, оформлен платный договор 1С:ИТС.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Наше предприятие Акционерное общество «Тепличное» - единственный в Ульяновской области производитель овощей закрытого грунта. 22 марта 2017 г. Акционерное общество «Тепличное» отметило свой 40-летний юбилей. Сегодня площади теплиц составляют 27 гектаров. Общая численность работников предприятия в 2017 году составляет 560 человек. Всего автоматизировано 20 рабочих мест. В системе работают 20 пользователей.
В качестве организации, выполняющей поставку программного комплекса и выполняющей внедрение, была выбрана компания ООО «АгроСервис-ИТ», являющаяся партнёром фирмы «1С» и имеющая опыт внедрения программ системы «1С: Предприятия 8» на крупнейших производственных предприятиях региона. В результате анализа специфики деятельности нашей организации было принято решение начать работу с современной многофункциональной системой "1С:Документооборот 8".
Целями внедрения для новой системы стати:
• сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;
• построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.
В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы: проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа, написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов, организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;
реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов и к минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия, а также обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.
Ключевые результаты внедрения «1С: Документооборот КОРП»:
• Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами;
• Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия;
• Ускорилось согласование документов;
• Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя;
• Повысилась исполнительская дисциплина благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;
• Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов.
На данный момент продолжается успешная работа с ГК "АгроСервис-ИТ" в рамках сервисного договора ИТС ПРОФ. В планово-техническом режиме специалистами ООО "АгроСервис-ИТ" проводятся работы по обновлению нашей учетной системы и консультированию пользователей.
Наша организация хочет выразить благодарность ГК "АгроСервис-ИТ" за внедренное решение и оказанную информационную поддержку.
В ближайшее время руководство АО "Тепличное" планирует тиражировать систему на все предприятия холдинга.