Внедрение 1С:Документооборот КОРП у производителя овощей закрытого грунта АО "Тепличное" сокращает издержки

Предприятие АО «Тепличное» является единственным в Ульяновской области производителем овощей закрытого грунта. Не так давно, 22 марта 2017 г. организация отметила свой 40-летний юбилей. На сегодняшней день благодаря большому опыту в производстве овощей, продукция предприятия была отмечена Дипломами качества по программе «100 лучших товаров России». Производство овощной продукции осуществляется в теплицах на площади в 27 гектаров. Численность рабочего персонала предприятия на 2017 год составило 560 человек.

Продовольственное предприятие отлично зарекомендовало себя на рынке Ульяновской области. При этом руководство осознавало важность дальнейшего развития организации. По результатам анализа эффективности деятельности организации и отдельных её участков были сделаны рекомендации по улучшению. Одна из рекомендаций основывалась на информации о том, что ведение большой части документации в организации, осуществлялось фактически в «ручном» режиме. Внутри предприятия существовал большой объем бумажного документооборота и тратилось большое количество времени на перемещение и согласование документов между подразделениями. Всё это было уже достаточно давно назревающими вопросами, которые требовали решения. Определив их, руководство АО «Тепличное» пришло к выводу о том, что для современного предприятия использование системы электронного документооборота могло бы существенно снизить непроизводительные издержки.

В качестве организации, которая осуществила бы поставку программного комплекса и выполнила внедрение системы электронного документооборота руководством была выбрана компания ООО «АгроСервис-ИТ», являющаяся партнёром фирмы «1С» и имеющая опыт внедрения программ системы «1С:Предприятия 8» на крупнейших сельскохозяйственных предприятиях региона.

Целями внедрения для новой системы должны были стать:

·       сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;

·       построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.

Для целей автоматизации было принято решение начать работу с современной многофункциональной системой "1С:Документооборот 8 КОРП", так как данное решение отлично подходит для средних или крупных организаций и холдингов и позволяет:

·       упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

·       сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

·       повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Следующим шагом был обозначен этап разработки и внедрения специалистами «АгроСервис-ИТ» функционала программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Были выполнены следующие работы:

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:

o   Сбор и анализ требования заказчика к автоматизированной системе;

o   Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;

o   Методическое обеспечение специфических особенностей учёта и управления в системе автоматизации (требование к адаптации);

o   Техническая реализация специфических особенностей учета и управление в системе автоматизации (адаптации);

o   Начальные настройки типового решения (программы) для начала ведения учета;

o   Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;

o   Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.

В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы:

o   Проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа;

o   Написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов;

o   Организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;

o   Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов;

o   К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия;

o   Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.

Было организовано обучение персонала работе с программой / системой:

o   индивидуальное обучение в офисе заказчика;

o   обучение в группе в офисе заказчика.

Таким образом, после внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" были автоматизированы следующие функции:

·       Делопроизводство;

·       Учет и хранение документов;

·       Учет и контроль исполнения поручений;

·       Учет рабочего времени;

·       Учет договоров;

·       Работа с обращениями граждан.

Вот лишь несколько процессов, которые были автоматизированы на предприятии по результатам внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП":

·       автоматизирована работа журнала учета входящих и исходящих документов (для исходящих документов теперь используется настроенный шаблон);

·       автоматизирован учет и согласование договоров во внутренней документации на предприятии;

·       создание и регистрация приказов внутри предприятия с помощью автоматизированной системы (использование шаблона приказа);

·       автоматизирован учет и согласование заявок на закупку материалов.

Следует отметить, что до внедрения автоматизированной системы, вся документация разрабатывалась и согласовывалась фактически вручную. Ведение документации осуществлялось с помощью таких программ как Word и Excel, что серьезно отнимало время рабочего персонала на подготовку нужных бумаг. Много времени также уходило и на согласование принятых документов (приказов) между отделами организации, что существенно влияло на эффективность работы предприятия.

Для организации, внедрение электронного документооборота позволило:

·       значительно уменьшить количество времени на обработку (учет) и согласование всей входящей, исходящей, а также внутренней документации;

·       упростить ввод данных в документах (за счет использования шаблонов);

·       обученному работе с программой персоналу наиболее эффективно справляться с прежними задачами.

Ключевые результаты внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП":

По результатам внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП", руководство АО «Тепличное» установило, что работа по внедрению партнерской фирмой 1С ООО «АгроСервис-ИТ», привела к следующему:

·       был существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия;

·       ускорилось согласование документов;

·       упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов;

·       повысилась исполнительская дисциплина благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;

·       обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя;

·       организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Проект внедрения длился 6 месяцев и был успешно завершен в марте 2017 года.

Поставленные ранее руководством АО «Тепличное» цели, были успешно достигнуты и привели к положительному эффекту, который оказал влияние на всё предприятие в целом.

Предприятие АО «Тепличное» выражает благодарность ООО «АгроСервис-ИТ» за проделанную работу и надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество.