Внедрение 1С:Документооборот КОРП у производителя овощей закрытого грунта АО "Тепличное" сокращает издержки

Отзыв клиента

АО"Тепличное"
Ульяновская обл, г Ульяновск, с Баратаевка, Март 2017

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 20

Предприятие АО «Тепличное» является единственным в Ульяновской области производителем овощей закрытого грунта. Не так давно, 22 марта 2017 г. организация отметила свой 40-летний юбилей. На сегодняшней день благодаря большому опыту в производстве овощей, продукция предприятия была отмечена Дипломами качества по программе «100 лучших товаров России». Производство овощной продукции осуществляется в теплицах на площади в 27 гектаров. Численность рабочего персонала предприятия на 2017 год составило 560 человек.

Продовольственное предприятие отлично зарекомендовало себя на рынке Ульяновской области. При этом руководство осознавало важность дальнейшего развития организации. По результатам анализа эффективности деятельности организации и отдельных её участков были сделаны рекомендации по улучшению. Одна из рекомендаций основывалась на информации о том, что ведение большой части документации в организации, осуществлялось фактически в «ручном» режиме. Внутри предприятия существовал большой объем бумажного документооборота и тратилось большое количество времени на перемещение и согласование документов между подразделениями. Всё это было уже достаточно давно назревающими вопросами, которые требовали решения. Определив их, руководство АО «Тепличное» пришло к выводу о том, что для современного предприятия использование системы электронного документооборота могло бы существенно снизить непроизводительные издержки.

В качестве организации, которая осуществила бы поставку программного комплекса и выполнила внедрение системы электронного документооборота руководством была выбрана компания ООО «АгроСервис-ИТ», являющаяся партнёром фирмы «1С» и имеющая опыт внедрения программ системы «1С:Предприятия 8» на крупнейших сельскохозяйственных предприятиях региона.

Целями внедрения для новой системы должны были стать:

·       сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;

·       построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.

Для целей автоматизации было принято решение начать работу с современной многофункциональной системой "1С:Документооборот 8 КОРП", так как данное решение отлично подходит для средних или крупных организаций и холдингов и позволяет:

·       упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

·       сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

·       повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Следующим шагом был обозначен этап разработки и внедрения специалистами «АгроСервис-ИТ» функционала программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Были выполнены следующие работы:

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:

o   Сбор и анализ требования заказчика к автоматизированной системе;

o   Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;

o   Методическое обеспечение специфических особенностей учёта и управления в системе автоматизации (требование к адаптации);

o   Техническая реализация специфических особенностей учета и управление в системе автоматизации (адаптации);

o   Начальные настройки типового решения (программы) для начала ведения учета;

o   Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;

o   Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.

В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы:

o   Проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа;

o   Написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов;

o   Организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;

o   Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов;

o   К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия;

o   Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.

Было организовано обучение персонала работе с программой / системой:

o   индивидуальное обучение в офисе заказчика;

o   обучение в группе в офисе заказчика.

Таким образом, после внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" были автоматизированы следующие функции:

·       Делопроизводство;

·       Учет и хранение документов;

·       Учет и контроль исполнения поручений;

·       Учет рабочего времени;

·       Учет договоров;

·       Работа с обращениями граждан.

Вот лишь несколько процессов, которые были автоматизированы на предприятии по результатам внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП":

·       автоматизирована работа журнала учета входящих и исходящих документов (для исходящих документов теперь используется настроенный шаблон);

·       автоматизирован учет и согласование договоров во внутренней документации на предприятии;

·       создание и регистрация приказов внутри предприятия с помощью автоматизированной системы (использование шаблона приказа);

·       автоматизирован учет и согласование заявок на закупку материалов.

Следует отметить, что до внедрения автоматизированной системы, вся документация разрабатывалась и согласовывалась фактически вручную. Ведение документации осуществлялось с помощью таких программ как Word и Excel, что серьезно отнимало время рабочего персонала на подготовку нужных бумаг. Много времени также уходило и на согласование принятых документов (приказов) между отделами организации, что существенно влияло на эффективность работы предприятия.

Для организации, внедрение электронного документооборота позволило:

·       значительно уменьшить количество времени на обработку (учет) и согласование всей входящей, исходящей, а также внутренней документации;

·       упростить ввод данных в документах (за счет использования шаблонов);

·       обученному работе с программой персоналу наиболее эффективно справляться с прежними задачами.

Ключевые результаты внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП":

По результатам внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП", руководство АО «Тепличное» установило, что работа по внедрению партнерской фирмой 1С ООО «АгроСервис-ИТ», привела к следующему:

·       был существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия;

·       ускорилось согласование документов;

·       упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов;

·       повысилась исполнительская дисциплина благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;

·       обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя;

·       организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Проект внедрения длился 6 месяцев и был успешно завершен в марте 2017 года.

Поставленные ранее руководством АО «Тепличное» цели, были успешно достигнуты и привели к положительному эффекту, который оказал влияние на всё предприятие в целом.

Предприятие АО «Тепличное» выражает благодарность ООО «АгроСервис-ИТ» за проделанную работу и надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Предприятие АО «Тепличное» занимается производством сельскохозяйственной продукцией, а именно, разведением овощей закрытого грунта (выращивание в теплицах).
Большой объем бумажной документации, а также нескоординированные действий подразделений организации по вопросам перемещения и согласования документов между ними, потребовали разработки и внедрения системы электронного документооборота.
Основные задачи по внедрению для новой системы:
• сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;
• построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.

Для решения поставленных задач было предложено начать работу с современной многофункциональной системой «1С:Документооборот 8 КОРП», так как данное решение отлично подходит для средних или крупных организаций и холдингов и позволяет:
• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Также «1С:Документооборот 8 КОРП» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
Согласно требованиям клиента, были определены и выполнены следующие работы:
Были проведены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:
o Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
o Методическое обеспечение специфических особенностей учёта и управления в системе автоматизации (требование к адаптации);
o Техническая реализация специфических особенностей учета и управление в системе автоматизации (адаптации);
o Начальные настройки типового решения (программы) для начала ведения учета;
o Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;
o Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.

В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы:
o Проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа;
o Написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов;
o Организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;
o Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов;
o К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия;
o Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.

Были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет рабочего времени;
• Учет договоров;
• Работа с обращениями граждан.

Описание некоторых автоматизированных процессов:
• автоматизирована работа журнала учета входящих и исходящих документов (для исходящих документов теперь используется настроенный шаблон);
• автоматизирован учет и согласование договоров во внутренней документации на предприятии;
• создание и регистрация приказов внутри предприятия с помощью автоматизированной системы (использование шаблона приказа);
• автоматизирован учет и согласование заявок на закупку материалов.

Результатами внедрения «1С: Документооборот КОРП для предприятия стали:
• существенное снижение объема бумажного документооборота внутри предприятия;
• значительное уменьшение количества времени на обработку (учет) и согласование всей входящей, исходящей, а также внутренней документации;
• упрощение ввода данных в документах (за счет использования шаблонов);
• повышение исполнительской дисциплины благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;
• обеспечение адресной доставки электронного документа до конкретного получателя;
• организация оперативного обмена юридически значимыми документами с контрагентами.

Система передана в промышленную эксплуатацию, оформлен платный договор 1С:ИТС.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Наше предприятие Акционерное общество «Тепличное» - единственный в Ульяновской области производитель овощей закрытого грунта. 22 марта 2017 г. Акционерное общество «Тепличное» отметило свой 40-летний юбилей. Сегодня площади теплиц составляют 27 гектаров. Общая численность работников предприятия в 2017 году составляет 560 человек. Всего автоматизировано 20 рабочих мест. В системе работают 20 пользователей.
В качестве организации, выполняющей поставку программного комплекса и выполняющей внедрение, была выбрана компания ООО «АгроСервис-ИТ», являющаяся партнёром фирмы «1С» и имеющая опыт внедрения программ системы «1С: Предприятия 8» на крупнейших производственных предприятиях региона. В результате анализа специфики деятельности нашей организации было принято решение начать работу с современной многофункциональной системой "1С:Документооборот 8".
Целями внедрения для новой системы стати:
• сокращение временных издержек на согласование документации между подразделениями;
• построение жесткого контроля взаимодействия между подразделениями.
В ходе проекта были внедрены типовые подсистемы с доработками, а также были проведены следующие работы: проведено экспресс – обследование и настроены роли и права доступа, написаны инструкции по оформлению различных бизнес-процессов, организован электронный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;
реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов и к минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия, а также обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей.
Ключевые результаты внедрения «1С: Документооборот КОРП»:
• Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами;
• Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия;
• Ускорилось согласование документов;
• Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя;
• Повысилась исполнительская дисциплина благодаря четкому мониторингу сроков на решение задач;
• Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов.
На данный момент продолжается успешная работа с ГК "АгроСервис-ИТ" в рамках сервисного договора ИТС ПРОФ. В планово-техническом режиме специалистами ООО "АгроСервис-ИТ" проводятся работы по обновлению нашей учетной системы и консультированию пользователей.
Наша организация хочет выразить благодарность ГК "АгроСервис-ИТ" за внедренное решение и оказанную информационную поддержку.
В ближайшее время руководство АО "Тепличное" планирует тиражировать систему на все предприятия холдинга.