Автоматизация ресторанного комплекса “Гамма-Дельта”

Ресторанный комплекс "ГАММА-ДЕЛЬТА"
Москва, п Восточный, Январь 2013

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 45

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 15
Тонкий клиент: 30

Автоматизация ресторанного комплекса "Гамма-Дельта" гостиницы "Измайлово".

Ресторанный комплекс "Гамма-Дельта" входит в инфраструктуру современного ГК "Измайлово". В состав ресторанного комплекса входит: 
  • Ресторан "Михаил Светлов" 
В интерьере ресторана присутствует морская тематика. Площадь ресторана (629 кв. м.) легко может быть трансформирована в 4 отдельных зала, оснащенных независимыми аудио- и видеосистемами.  Имеется отдельный зал для проведения небольших мероприятий — "Трапезная", в котором часто проводятся банкеты (до 500чел.), фуршеты (до 1000 чел.), весёлые дружеские вечеринки. Кухня, предлагаемая шеф-поваром ресторана, европейская.
  • Ресторан "Московский"
Это большой ресторан, интерьер которого напоминает гостям о старорусской архитектуре. Разнообразное меню русской кухни не оставит гостя равнодушным. В помещении ресторана имеется отдельный зал "Вечернее бистро", который может быть использован для проведения различных мероприятий.
  • Кафе "Венское" 
Расположено в холле на первом этаже отеля "Гамма". Кафе предлагает гостям на выбор многообразие закусок и десертов, соки и всевозможные напитки. Зал кафе оборудован большой плазменной панелью, на которой демонстрируются различные развлекательные и спортивные программы. 
  • Лобби-бар "Гавана" 
Расположен в холле на первом этаже отеля "Дельта". Лобби-бар предлагает гостям на выбор лёгкие закуски и всевозможные напитки. Изумительные кофе оставит самые положительные воспоминания об этом месте. 
  • Лобби-бар "У фонтана" 
Расположен в центральном холле отеля и предлагает гостям кондитерские изделия, лёгкие закуски, десерты, крепкие, слабоалкогольные и безалкогольные напитки. 
  • Служба "Рум-Сервис" 
Служба "Рум-Сервис" занимается обслуживанием заказов людей, проживающих в гостинице. Заказы доставляются прямо в номер. Гости могут заказать горячее, десерты, напитки, диетические блюда.

Работа началась с изучения имеющейся инфраструктуры: программного обеспечения, торгового оборудования, серверов и компьютеров, ЛВС. Особое внимание было уделено программам 1С, на базе которых выполнялась работа. По результатам программно-технического аудита было принято решение о полной реорганизации IT-структуры с заменой серверов, перепрокладке ЛВС, настройкой всех рабочих мест. Такое решение было оправдано тем, что: 
  • все рабочие компьютеры были заражены вирусами и требовали модернизации и профилактики,
  • сеть оказалась физически поврежденной, наличие в сети более 30 свитчей не являлось целесообразным,
  • политика безопасности отсутствовала, резервное копирование не выполнялось,
  • сетевая структура была подчинена другой сети и управлялась извне, без ведома руководства компании,
  • сервер был технически неисправен и периодически перезагружался или выключался.
Изучая имеющиеся программы, мы выявили наличие большого количества недействующих лицензий, купленных и не установленных. Большинство конфигураций 1С не обновлялись с момента их установки. 

Итак, по порядку: 
  • Бухгалтерия работала в программах "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".
  • Учет номенклатуры и производство велись в программе "Трактиръ: Head-Office БИЗНЕС".
  • Непосредственно объекты (рестораны, кафе, бары, Рум-сервис) работали в программе "Трактиръ: Front-Office"
  • Все программы работали без корректной связи друг с другом, обмены проводились с ошибками. В итоге оперативная работа на местах из базы "Трактиръ: Front-Office" не переходила в "Трактиръ: Head-Office", где вручную добивались необходимые для совпадения цифры. В бухгалтерию данные вообще не загружались более года, а все цифры вводились вручную. Общая цепочка работы, документооборот, бизнес-процессы – были нарушены, производство готовой продукции вообще не выполнялось в базе "Трактиръ: Head-Office".
Изучив типовые возможности программ "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", работу объекта, мы приняли решение провести полную переустановку 1С с настройкой всех программ, обновлением, организацией документооборота и автоматизации работы всех структурных подразделений: бухгалтерии, производства, склада и управленческого учета, настройки мест реализации с торговым оборудованием.
 
По просьбе руководства мы сравнивали программы для автоматизации основной деятельности. Беседа с разработчиками программы "Трактиръ" (ГК "Софт-Баланс"), изучение функционала программы, квалифицированная поддержка, а также факт наличия у клиента лицензий, убедили нас и руководство компании -  данное решение оптимальное и удовлетворяет требованиям для автоматизации ресторанного комплекса "Гамма-Дельта". 

После 2-х недельного обучения в учебном центре "Софт-Баланс" (г. Санкт-Петербург) и получения сертификатов по программе "Трактиръ", мы приступили к практической части автоматизации. Закупили и настроили новый сервер. Перенесли на него базы 1С, настроили резервное копирование. Переложили всю сеть, убрали лишние в сети свичи. Модернизировали и перенастроили все рабочие компьютеры.  Подготовили схему автоматизации на базе 1С для всех рабочих мест, рабочую взаимосвязь между базами 1С. 

Создали новые базы 1С с последними обновлениями, перенесли не типовые изменения в базы "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", настроили обмен между ними. В итоге получилось так:
  • все рабочие места общепита (кафе, бары, рестораны, рум-сервис) были автоматизированы на базе "Трактиръ: Front-Office",
  • настроено торговое оборудование, настроены выходные печатные формы,
  • настроена связь между "Трактиръ: Front-Office" и гостиничной программой "Либра", благодаря чему информация о проживающих в номерах гостиницы поступала оперативно в "Трактиръ",
  • автоматизирована рабочая столовая и подключена к "Трактиръ: Front-Office". Все сотрудники гостиничного комплекса по специальным картам стали обслуживаться, а информация о питании фиксироваться в базе "Траткиръ",
  • мобильные места официантов автоматизированы с использованием планшетных компьютеров. Дополнительного обучения даже не потребовалось проводить, т.к. интерфейс остался таким же, как и на обычном компьютере,
  • настроен автоматический перенос в базу "Трактиръ: Head-Office" итогов работы каждой точки общепита после закрытия кассовых смен. В "Трактиръ: Head-Office" реализовано поступление сырья, товаров, производство продукции, налажен учет номенклатуры. Автоматически, по результатам реализованной продукции и блюд, формируется выпуск продукции. По каждому месту реализации формируются отчеты Торг-29, а также алкогольная декларация по движению алкоголя,
  • для организации расширенной управленческой аналитики "Трактиръ: Head-Office" автоматически настроен перенос данных в базу "1С:Управление Торговлей 8". После соответствующей проверки, переносятся в базу "1С:Бухгалтерия 8",
  • все конфигурации 1С остались на поддержке и обновляются с выходом новых релизов.
Учитывая особенности каждого объекта, мы провели обучение работе с программой для продавцов, барменов и официантов. В частности, для кассиров, показали использование скидок в "Трактиръ: Front-Office".

Результат (достигнутые цели):

  • Бухгалтерия компании полностью перешла на работу в программе "1С:Бухгалтерия 8", данные с розничных точек продаж ежедневно в автоматическом режиме попадают в базу "1С:Бухгалтерия 8", что исключает ошибки ввода и позволило контролировать работу точек.
  • Сократилось время получения оперативной информации по работе точек продаж. Особенно важно, автоматизация работы столовой позволила навести порядок и учет в оплате за наличные для гостей и по картам для сотрудников комплекса. 
  • Существенно облегчилась работа с договорами контрагентов, были отделены договора комиссии с аналитикой по ним
  • Автоматизация торговых точек позволила персоналу безошибочно и ежедневно по каждой смене сдавать отчеты в течение получаса по закрытии смены 
  • Разработанный документооборот компании на базе 1С упростил управленческие процессы, а именно процесс оформления заказа товара у поставщиков с контролем исполнения, оформление приемки товара на склад, производство продукции и реализации блюд, товаров, алкоголя. 
  • Упрощен и автоматизирован процесс получения данных бухгалтерией. Данные сразу встают на нужные счета с аналитикой и это позволило в разрезе компаний не тратить время на разнесение по счетам данных с корректировкой проводок.
  • Настроен процесс автоматического переноса данных по сотрудникам из "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" в "1С:Бухгалтерию 8"
  • Автоматизация производства позволила сократить затраты на персонал, калькуляторы ежедневно сразу в программе вносят корректировки в ТТК, а в конце дня автоматически делается набор документов с выпуском продукции, списанием сырья и распределением по складам полуфабрикатов и готовой продукции
  • Управленческие отчеты, позволили руководству компании в полном объеме контролировать финансовые потоки, движение номенклатуры, провести оптимизацию процесса получения данных с точек продаж и передачей их в управленческую базу
Вся работа ресторанного комплекса была систематизирована в 1С, описана документально, были подготовлены инструкции и проведено обучение персонала!

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Анализ данных и прогнозирование
  • Анализ кадрового состава
  • Анализ продаж ABC/XYZ
  • Банк и касса
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Завершение периода
  • Кадровый учет
  • Комиссионная торговля
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
  • Налоговый учет
  • Основные средства
  • Переработка давальческого сырья
  • Подключение складского оборудования
  • Подключение торгового оборудования
  • Расчет зарплаты
  • Расчет зарплаты и кадровый учет
  • Расчет нормативной себестоимости
  • Расчет фактической себестоимости
  • Расчеты с контрагентами
  • Регламентированная отчетность
  • Регламентированная отчетность
  • Розничная торговля
  • Товарно-материальные ценности
  • Торговые операции
  • Управление данными о составе и структура изделия, рецептура
  • Управление данными о технологии производства (маршрутные карты)
  • Управление отношениями с поставщиками
  • Управление складскими запасами
  • Управленческий учет
  • Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
  • Учет договоров
  • Учет затрат на производство
  • Учет прихода ТМЦ
  • Учет продаж ТМЦ
  • Учет рабочего времени
  • Финансовый анализ
  • Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Работа началась с изучения имеющейся инфраструктуры: программного обеспечения, торгового оборудования, серверов и компьютеров, ЛВС. Особое внимание было уделено программам 1С, на базе которых выполнялась работа.

Мы выявили наличие большого количества недействующих лицензий, купленных и не установленных. Практически на всех компьютерах была установлены не лицензионные дистрибутивы 1С (хотя, подчеркнем, все ключи имелись в наличии). Большинство баз 1С не обновлялись с момента их установки.

Итак, по порядку:
- Бухгалтерия работала в программах "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".
- Учет номенклатуры и производство велись в программе "Трактиръ: Head-Office БИЗНЕС".
- Непосредственно объекты (рестораны, кафе, бары, Рум-сервис) работали в программе "Трактиръ: Front-Office"
- Все программы работали без корректной связи друг с другом, обмены проводились с ошибками. В итоге оперативная работа на местах из базы "Трактиръ: Front-Office" не переходила в "Трактиръ: Head-Office", где вручную добивалось необходимые для совпадения цифры. В бухгалтерию данные вообще не загружались более года, а все цифры вводились вручную. Общая цепочка работы, документооборот, бизнес-процессы – были нарушены, производство готовой продукции вообще не выполнялось в базе "Трактиръ: Head-Office".

Изучив типовые возможности программ "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", работу объекта, мы приняли решение провести полную переустановку 1С с настройкой всех программ, обновлением, организацией документооборота и автоматизации работы всех структурных подразделений: бухгалтерии, производства, склада и управленческого учета, настройки мест реализации с торговым оборудованием.

По просьбе руководства, мы изучили целесообразность использования программы "Трактиръ" в сравнении с программой R-keeper, чтобы выбрать оптимальное для автоматизации. Для решения этой задачи мы встречались с представителями и разработчиками - обсуждали с ними две схемы автоматизации: на базе Трактира, на базе R-keeper.
Для других программ 1С предлагалось написать обмен самостоятельно, либо силами специалистов разработчика.

Совершенно иначе дела обстояли с программой "Трактиръ". Беседа с разработчиками (ГК "Софт-Баланс"), изучение функционала программы, квалифицированная поддержка, а также факт наличия у клиента лицензий, убедили нас - данное решение оптимальное и удовлетворяет требованиям для автоматизации ресторанного комплекса "Гамма-Дельта".

После 2-х недельного обучения в учебном центре "Софт-Баланс" (г. Санкт-Петербург) и получения сертификатов по программе "Трактиръ", мы приступили к практической части автоматизации.
Закупили и настроили новый сервер. Перенесли на него базы 1С, настроили резервное копирование. Переложили всю сеть, убрали лишние в сети свичи. Модернизировали и перенастроили все рабочие компьютеры.
Подготовили схему автоматизации на базе 1С для всех рабочих мест, рабочую взаимосвязь между базами 1С.

Создали новые базы 1С с последними обновлениями, перенесли не типовые изменения в базы "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", настроили обмен между ними. В итоге получилось так:
- все рабочие места общепита (кафе, бары, рестораны, рум-сервис) были автоматизированы на базе "Трактиръ: Front-Office",
- настроено торговое оборудование, настроены выходные печатные формы,
- настроена связь между "Трактиръ: Front-Office" и гостиничной программой "Либра", благодаря чему информация о проживающих в номерах гостиницы поступала оперативно в "Трактиръ",
- автоматизирована рабочая столовая и подключена к "Трактиръ: Front-Office". Все сотрудники гостиничного комплекса по специальным картам стали обслуживаться, а информация о питании фиксироваться в базе "Траткиръ",
- мобильные места официантов автоматизированы с использованием планшетных компьютеров. Дополнительного обучения даже не потребовалось проводить, т.к. интерфейс остался таким же, как и на обычном компьютере,
- настроен автоматический перенос в базу "Трактиръ: Head-Office" итогов работы каждой точки общепита после закрытия кассовых смен. В "Трактиръ: Head-Office" реализовано поступление сырья, товаров, производство продукции, налажен учет номенклатуры. Автоматически, по результатам реализованной продукции и блюд, формируется выпуск продукции. По каждому месту реализации формируются отчеты Торг-29, а также алкогольная декларация по движению алкоголя,
- для организации расширенной управленческой аналитики "Трактиръ: Head-Office" автоматически настроен перенос данных в базу "1С:Управление Торговлей 8". После соответствующей проверки, переносятся в базу "1С:Бухгалтерия 8",
- все конфигурации 1С остались на поддержке и обновляются с выходом новых релизов.
Учитывая особенности каждого объекта, мы провели обучение работе с программой для продавцов, барменов и официантов. В частности, для кассиров, использование скидок в "Трактиръ: Front-Office". Следует отметить, большинство кассиров очень хорошо справились с этой задачей.

Результат

- Разработан документооборот компании, упрощены и изменены процессы заказа, поступления, изготовления продукции и реализации блюд, товаров, алкоголя. Максимально настроены и внедрены в работу типовые возможности "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", "1С:Управление Торговлей 8", "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и Управление персоналом 8".
- Упрощен и автоматизирован процесс получения данных бухгалтерией. При этом данные поступают оперативно и ежедневно!
- Настроен процесс автоматического переноса данных по сотрудникам из "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" в "1С:Бухгалтерию 8".
Вся работа ресторанного комплекса была систематизирована в 1С, описана документально, были подготовлены инструкции и проведено обучение персонала!

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения