Автоматизация ресторанного комплекса “Гамма-Дельта”

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Анализ данных и прогнозирование
• Анализ кадрового состава
• Анализ продаж ABC/XYZ
• Банк и касса
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Завершение периода
• Кадровый учет
• Комиссионная торговля
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Налоговый учет
• Основные средства
• Переработка давальческого сырья
• Подключение складского оборудования
• Подключение торгового оборудования
• Расчет зарплаты
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Расчет нормативной себестоимости
• Расчет фактической себестоимости
• Расчеты с контрагентами
• Регламентированная отчетность
• Регламентированная отчетность
• Розничная торговля
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Управление данными о составе и структура изделия, рецептура
• Управление данными о технологии производства (маршрутные карты)
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление складскими запасами
• Управленческий учет
• Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
• Учет договоров
• Учет затрат на производство
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет рабочего времени
• Финансовый анализ
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Работа началась с изучения имеющейся инфраструктуры: программного обеспечения, торгового оборудования, серверов и компьютеров, ЛВС. Особое внимание было уделено программам 1С, на базе которых выполнялась работа.

Мы выявили наличие большого количества недействующих лицензий, купленных и не установленных. Практически на всех компьютерах была установлены не лицензионные дистрибутивы 1С (хотя, подчеркнем, все ключи имелись в наличии). Большинство баз 1С не обновлялись с момента их установки.

Итак, по порядку:
- Бухгалтерия работала в программах "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".
- Учет номенклатуры и производство велись в программе "Трактиръ: Head-Office БИЗНЕС".
- Непосредственно объекты (рестораны, кафе, бары, Рум-сервис) работали в программе "Трактиръ: Front-Office"
- Все программы работали без корректной связи друг с другом, обмены проводились с ошибками. В итоге оперативная работа на местах из базы "Трактиръ: Front-Office" не переходила в "Трактиръ: Head-Office", где вручную добивалось необходимые для совпадения цифры. В бухгалтерию данные вообще не загружались более года, а все цифры вводились вручную. Общая цепочка работы, документооборот, бизнес-процессы – были нарушены, производство готовой продукции вообще не выполнялось в базе "Трактиръ: Head-Office".

Изучив типовые возможности программ "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", работу объекта, мы приняли решение провести полную переустановку 1С с настройкой всех программ, обновлением, организацией документооборота и автоматизации работы всех структурных подразделений: бухгалтерии, производства, склада и управленческого учета, настройки мест реализации с торговым оборудованием.

По просьбе руководства, мы изучили целесообразность использования программы "Трактиръ" в сравнении с программой R-keeper, чтобы выбрать оптимальное для автоматизации. Для решения этой задачи мы встречались с представителями и разработчиками - обсуждали с ними две схемы автоматизации: на базе Трактира, на базе R-keeper.
Для других программ 1С предлагалось написать обмен самостоятельно, либо силами специалистов разработчика.

Совершенно иначе дела обстояли с программой "Трактиръ". Беседа с разработчиками (ГК "Софт-Баланс"), изучение функционала программы, квалифицированная поддержка, а также факт наличия у клиента лицензий, убедили нас - данное решение оптимальное и удовлетворяет требованиям для автоматизации ресторанного комплекса "Гамма-Дельта".

После 2-х недельного обучения в учебном центре "Софт-Баланс" (г. Санкт-Петербург) и получения сертификатов по программе "Трактиръ", мы приступили к практической части автоматизации.
Закупили и настроили новый сервер. Перенесли на него базы 1С, настроили резервное копирование. Переложили всю сеть, убрали лишние в сети свичи. Модернизировали и перенастроили все рабочие компьютеры.
Подготовили схему автоматизации на базе 1С для всех рабочих мест, рабочую взаимосвязь между базами 1С.

Создали новые базы 1С с последними обновлениями, перенесли не типовые изменения в базы "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", настроили обмен между ними. В итоге получилось так:
- все рабочие места общепита (кафе, бары, рестораны, рум-сервис) были автоматизированы на базе "Трактиръ: Front-Office",
- настроено торговое оборудование, настроены выходные печатные формы,
- настроена связь между "Трактиръ: Front-Office" и гостиничной программой "Либра", благодаря чему информация о проживающих в номерах гостиницы поступала оперативно в "Трактиръ",
- автоматизирована рабочая столовая и подключена к "Трактиръ: Front-Office". Все сотрудники гостиничного комплекса по специальным картам стали обслуживаться, а информация о питании фиксироваться в базе "Траткиръ",
- мобильные места официантов автоматизированы с использованием планшетных компьютеров. Дополнительного обучения даже не потребовалось проводить, т.к. интерфейс остался таким же, как и на обычном компьютере,
- настроен автоматический перенос в базу "Трактиръ: Head-Office" итогов работы каждой точки общепита после закрытия кассовых смен. В "Трактиръ: Head-Office" реализовано поступление сырья, товаров, производство продукции, налажен учет номенклатуры. Автоматически, по результатам реализованной продукции и блюд, формируется выпуск продукции. По каждому месту реализации формируются отчеты Торг-29, а также алкогольная декларация по движению алкоголя,
- для организации расширенной управленческой аналитики "Трактиръ: Head-Office" автоматически настроен перенос данных в базу "1С:Управление Торговлей 8". После соответствующей проверки, переносятся в базу "1С:Бухгалтерия 8",
- все конфигурации 1С остались на поддержке и обновляются с выходом новых релизов.
Учитывая особенности каждого объекта, мы провели обучение работе с программой для продавцов, барменов и официантов. В частности, для кассиров, использование скидок в "Трактиръ: Front-Office". Следует отметить, большинство кассиров очень хорошо справились с этой задачей.

Результат

- Разработан документооборот компании, упрощены и изменены процессы заказа, поступления, изготовления продукции и реализации блюд, товаров, алкоголя. Максимально настроены и внедрены в работу типовые возможности "Трактиръ: Front-Office" и "Трактиръ: Head-Office", "1С:Управление Торговлей 8", "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и Управление персоналом 8".
- Упрощен и автоматизирован процесс получения данных бухгалтерией. При этом данные поступают оперативно и ежедневно!
- Настроен процесс автоматического переноса данных по сотрудникам из "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" в "1С:Бухгалтерию 8".
Вся работа ресторанного комплекса была систематизирована в 1С, описана документально, были подготовлены инструкции и проведено обучение персонала!

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения