Построение и внедрение системы учета договоров и хранения документов на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в ООО "ЛОКС"

ООО "ЛОКС"
Санкт-Петербург, Май 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 1

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 1

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "ЛОКС" выбрали "1С:Документооборот 8 ПРОФ", для автоматизации работы с обращениями и учета документов.
Установку и первоначальную настройку информационной системы выполнили специалисты "Диалог Информационные Технологии".

"1С:Документооборот 8 ПРОФ" полностью покрывает задачи ведения и анализа документооборота на корпоративном уровне.
Целью внедрения являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
- обеспечение единой информационной базы для хранения документации;
- сокращение издержек на обработку документов;
- контроль процесса формирования и согласования документов;
- мониторинг выполнения сотрудниками поручений и задач;
- сокращение количества бумажных документов.

В рамках проекта были выполнены следующие работы:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Консультации по выбору подходящего решения;
- Планирование этапов работ;
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Начальные настройки решения для ведения учета;
- Запуск «1С:Документооборот 8 ПРОФ»;
- Проверка введенных данных;
- Автоматизация внутренних бизнес-процессов, с помощью стандартного функционала: «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Почта», задачи и бизнес-процессы, «Отсутствие» и «Делегирование прав».

Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство;
- Учет и хранение документов;
- Учет договоров и документации;
- Контроль за исполнением поручений;

В результате реализации проекта предприятие получило следующие результаты:
- документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна;
- стал возможным оперативный контроль процесса обработки документов - в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой стадии готовности;
- организован электронный архив документов, настроена связь видов документов, участвующих в едином процессе;
- исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании;
- существенно сократилось время на обработку документов;
- с помощью отчетов по исполнительской дисциплине стало возможным увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть - оценить эффективность работы отдельного сотрудника или структурного подразделения;
- при изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика