Автоматизация бумажного документооборота в торговой компании "1С:Комплексная автоматизация"

Агрофабрика "Натурово"
Калининград, Май 2017

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 3

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 3

Компания занимается фасовкой, первичной обработкой и доставкой овощей и фруктов. Значительная часть клиентов компании — это неавтоматизированные предприятия розничной торговли. Вместе с ростом клиентской базы у компании появилась новая проблема – появились задержки в получении оплаты по сделкам, обусловленные отсутствием подписанных экземпляров накладных. Компания поставила перед фирмой-франчайзи 1С задачу автоматизировать процесс работы с бумажными документами по отгрузкам.

Решение

Компания уже использовала для учета и управления своей деятельностью «1С:Комплексная автоматизация (ред. 1.1)». Именно этот продукт использовался в компании для регистрации отгрузок и подготовки бумажных документов по ним. В качестве основной технологии для решения задачи было предложено использовать технологию нанесения штрихкодов на бумажные документы, которая позволяет организовать распознавание собственных документов компании в сжатые сроки и с разумными затратами на оборудование. Представители компании с энтузиазмом восприняли это предложение и для контроля за бумажным документооборотом была реализована новая подсистема для 1С:Комплексной автоматизации. Кроме того, был разработан комплект специализированных печатных форм со штрихкодами для документов отгрузки. Эта подсистема позволила сотрудникам компании:

  • Описать перечень этапов документооборота, которые отслеживаются системой.
  • Настроить способ отображения информации о текущем этапе документооборота по отгрузке в экранных формах программы.
  • Регистрировать переход документов по отгрузке с одного этапа на другой. Для решения этой задачи было разработано специализированное рабочее место, которое позволяет оператору при помощи сканера штрихкодов быстро отразить операцию в программе.
  • Формировать отчеты, которые позволяют:
    • получить перечень отгрузок, по которым еще не завершен документооборот
    • получить список документов, находящихся на конкретном этапе документооборота, что, в частности, позволяет получить перечень документов, переданных курьерам
    • получить аналитическую информацию о скорости, с которой документы перемещаются между этапами, что, в частности, позволяет сопоставить качество работы курьеров.
Результаты работы
Внедрение разработанного решения позволило компании:
  • Получить информацию об объеме денежных средств, для получения которых нужно завершить бумажный документооборот с клиентами.
  • Получить информацию об ответственных за задержки в документообороте.
  • Получить объективную информацию о качестве работы курьерских служб.
Вся эта информация позволила компании найти причины задержек, сделать более качественной работу операторов и курьерских служб и, в итоге, сократить сроки погашения дебиторской задолженности.

Автоматизированы следующие функции:

  • Управление отношениями с поставщиками
  • Управленческий учет

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Выполнены следующие работы:

  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)