Автоматизация бумажного документооборота в торговой компании "1С:Комплексная автоматизация"

Компания занимается фасовкой, первичной обработкой и доставкой овощей и фруктов. Значительная часть клиентов компании — это неавтоматизированные предприятия розничной торговли. Вместе с ростом клиентской базы у компании появилась новая проблема – появились задержки в получении оплаты по сделкам, обусловленные отсутствием подписанных экземпляров накладных. Компания поставила перед фирмой-франчайзи 1С задачу автоматизировать процесс работы с бумажными документами по отгрузкам.

Решение

Компания уже использовала для учета и управления своей деятельностью «1С:Комплексная автоматизация (ред. 1.1)». Именно этот продукт использовался в компании для регистрации отгрузок и подготовки бумажных документов по ним. В качестве основной технологии для решения задачи было предложено использовать технологию нанесения штрихкодов на бумажные документы, которая позволяет организовать распознавание собственных документов компании в сжатые сроки и с разумными затратами на оборудование. Представители компании с энтузиазмом восприняли это предложение и для контроля за бумажным документооборотом была реализована новая подсистема для 1С:Комплексной автоматизации. Кроме того, был разработан комплект специализированных печатных форм со штрихкодами для документов отгрузки. Эта подсистема позволила сотрудникам компании:

• Описать перечень этапов документооборота, которые отслеживаются системой.
• Настроить способ отображения информации о текущем этапе документооборота по отгрузке в экранных формах программы.
• Регистрировать переход документов по отгрузке с одного этапа на другой. Для решения этой задачи было разработано специализированное рабочее место, которое позволяет оператору при помощи сканера штрихкодов быстро отразить операцию в программе.
• Формировать отчеты, которые позволяют:
• получить перечень отгрузок, по которым еще не завершен документооборот
• получить список документов, находящихся на конкретном этапе документооборота, что, в частности, позволяет получить перечень документов, переданных курьерам
• получить аналитическую информацию о скорости, с которой документы перемещаются между этапами, что, в частности, позволяет сопоставить качество работы курьеров.

• Получить информацию об объеме денежных средств, для получения которых нужно завершить бумажный документооборот с клиентами.
• Получить информацию об ответственных за задержки в документообороте.
• Получить объективную информацию о качестве работы курьерских служб.