Автоматизация оперативного учета на базе программного продукта "1С:Управление торговлей 8" в компании ООО «Первая клининговая служба»

ООО «Первая Клининговая Служба»: «Идти в ногу со временем – цель нашей компании».

О нашей компании:

В последние годы клининговый бизнес вышел на новый уровень. Жесткая конкуренция в секторе рынка заставляет поставщиков менять подход к выполнению работ. Наша компания оказывает клининговые услуги по Москве и Московской области, работает с 2002 года. Мы работаем как с физическими, так и с юридическими лицами, активно участвуем в тендерах. Когда клиентам требуется клининговая компания в г. Москва, и они обращаются к нам, мы гарантируем услуги высокого уровня. В первую очередь качество выполняемых нами работ обеспечивается за счет квалификации специалистов. Сотрудники обязательно проходят специализированную подготовку и регулярно улучшают профильные навыки, обслуживая объекты заказчиков.

Наши преимущества:

• Более 7000 успешно проведенных уборок
• 15 лет продуктивной работы на рынке столицы
• Собственный склад инвентаря
• Свыше 5000 положительных отзывов от благодарных клиентов
• Широкий спектр услуг (больше 20 опций).

Как мы работаем:

1. Поступает заказ от покупателя, менеджер оформляет заявку, выписывает счет.
2. Руководитель группы клининга обрабатывает заявку, назначает клинера на выезд.
3. Бухгалтерия получает оплату от клиента, выписывает документы на выезд (акт сдачи-приемки выполненных работ).
4. Клинер осуществляет уборку, подписывает документы у клиента.
5. Подписанные документы клинер сдает руководителю группы клининга.
6. Руководитель группы клининга передает документы в бухгалтерию, оповещает менеджера о выполненой работе.
7. Менеджер связывается с клиентом для получения обратной связи.

Что послужило толчком к автоматизации?

Учет вели вручную на стикерах-бумажках-записках и в excel (в основном там вели учет заказов менеджеры). Бухгалтерия единственная работала в 1С – соответственно, в 1С:Бухгалтерия 8. И конечно, с таким способом донесения информации от одного отдела до другого, происходили случаи «сломанного телефона» - или искажалась дата выезда и приходилось звонить клиенту повторно и уточнять, или неправильно донесли информацию до бухгалтера, и счет был выставлен на другую услугу… конечно такие ситуации не являются систематическими, но достаточное временя уходит на то, чтобы предотвратить такую неразбериху, приходится все перепроверять, А для меня, как для руководителя, «общая картина» зачастую не совсем ясна, и менеджерам, и бухгалтерам, и руководителю клинеров приходится предоставлять мне рукописные отчеты, что для меня тоже не очень удобно, так как все сопоставлять необходимо вручную.

Что мы хотели получить?

Как и для любой компании, которая хочет успешно развивать свой бизнес, основной нашей целью стало развитие внутренней структуры компании. Это не только обучение и сертификации сотрудников, но и упорядоченный и отлаженный учет, соответствующий текущему времени. А как можно соответствовать, храня всю информацию в голове и на листочках? После этого вопроса было принято решение, что пора переходить на новый уровень. Мы приняли решению упорядочить схему взаимодействия менеджера-руководителя группы-бухгалтера в единой программе, а также вести аналитику по продажам и взаимоотношения с клиентами.

Такая большая и далекая… АВТОМАТИЗАЦИЯ.

Компанию, к которой мы обратились с нашим «диагнозом» мы выбрали не случайно. Еще в 2016 году мы обращались в «ПервыйБИТ» за той самой бухгалтерией, и тогда сотрудничество с этой компанией оставило положительные впечатления. До обращения в «ПервыйБИТ» нам было не ясно, как вообще возможно осуществить столь сложный, как нам казалось, процесс. Специалисты «ПервогоБИТа» г.Красногорск подобрали программу, подходящую под наши запросы: 1С:Управление Торговлей 8 ПРОФ. Также нам объяснили, что вся суть внедрения не только в покупке продукта, но и в его настройке под бизнес-процессы, а также в обучении сотрудников работе с системой.

Как осуществляли АВТОМАТИЗАЦИЮ?

Программист «ПервогоБИТа» установил нам программный продукт 1С:Управление Торговлей 8 ПРОФ и организовали работу на 6 рабочих местах. Помимо стандартных настроек (заведение реквизитов организации, настройка рабочих мест менеджеров, внесение номенклатуры), также были реализованы следующие задачи:

1. Перенесена вся информация о клиентах и сделках с ними с бумажных и электронных носителей в базу 1С.
2. В программу добавлено возможность настройки напоминаний менеджеру о созвонах с клиентами (информация берется из событий).
3. Для руководителя отдела клинеров был создан отчет «Кто сейчас свободен?»: таким образом можно отслеживать занятость клинеров на сегодняшний день.
4. Для меня, как для человека которого интересуют в основном финансовые показатели, такие как доход компании, был написан отчет «Чистая прибыль»: в этом отчете я могу видеть денежные средства, которые заработала компания за произвольный период с вычетом заработной платы сотрудникам и дополнительных расходов.
5. Обучили всех сотрудников работе с системой.

Таким образом, вся наша ежедневная рутина превратилась в автоматизированный и отлаженный процесс передачи информации от менеджера к руководителю группы клинеров, оттуда к бухгалтеру и в обратном направлении. Мне, как руководителю, стало легче планировать расходы компании, поскольку теперь вся финансовая информация прозрачна и доступна.

Спасибо команде «Первый БИТ» г. Красногорск за сотрудничество!

Генеральный директор

ООО «Первая Клининговая Служба»