Построение системы документооборота в ПАО "Волгоградоблэлектро" на базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Отзыв клиента

ПАО "Волгоградоблэлектро"
Волгоград, Апрель 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 380

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 380

Наша компания ПАО "Волгоградоблэлектро" функционирует в сфере коммунального электроснабжения и обеспечивает электроэнергией потребителей в 131 населенном пункте Волгоградской области. Основной нашей проблемой было то, что за счет большого количества подразделений в Волгоградской области внутри нашей компании очень долго принимались решения или согласовывались документы. Приходилось отправлять документы почтой или курьером. Но доставка - это время, а время, как мы все знаем, это деньги. Тем более важные документы могли затеряться в пути.

После очередного собрания и подсчёта времени на обработку внутреннего документооборота нашими сотрудниками, мы выявили, что большая часть времени у них уходит на согласование и перемещение внутренних документов между подразделениями организации.  

Мы обратились в компанию «Первый Бит (Директ проект)», так как мы уже сотрудничали с этой компанией по автоматизации процесса управления автотранспорта. Ими была предложена программа «1С:Документооборот 8 КОРП».

После обследования всех бизнес-процессов нам провели внедрение программы. Были написаны бизнес-процессы по нашим внутренним документам в программе «1С:Документооборот 8 КОРП».

Используя механизм бизнес-процессов, входящий в типовой программный продукт "1С:Документооборот" были реализованы схемы движения документов между сотрудниками, в обязанность которых входит работа с данной документацией.

В целях ограничения несанкционированного доступа к документам была настроена система ролей и грифов доступа.

В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие области учёта документов:

  • Работа с входящими документами;
  • Работа с исходящими документами;
  • Работа с внутренними документами.

С помощью механизма бизнес-процессов была также автоматизирована работа с совещаниями: 

  • Подготовка к совещанию;
  • Проведение совещаний;
  • Контроль исполнения решений по результатам проведённых совещаний. 

В ходе работы было проведено обучение пользователей работе с настроенной системой, а также были подготовлены инструкции для облегчения самостоятельного освоения работы с системой. 

Были достигнуты следующие результаты:

1. Повышение надёжности хранения электронных версий документов (за счёт использования единой информационной базы).

2. Облегчение контроля текущего состояния документов.

3. Ускорение поиска электронной версии документа (как рабочего, так и находящегося в архиве). 

После того, как мы проработали первый квартал в программе «1С:Документооборот КОРП» мы оценили разницу - сколько мы тратили времени на эту работу до автоматизации и после.

В результате мы получили:

  • Снижение нагрузки сотрудников по работе с внутренним документооборотом - снизилась на 20%. 
  • Скорость принятия решений по договорам уменьшилась во временном эквиваленте с 2х недель до нескольких дней. 
  • Количество невыполненных или забытых поручений снизились на 10%, благодаря контролю исполнения решений.

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Одно из старейших электросетевых предприятий Волгоградской области – публичное акционерное общество «Волгоградоблэлектро» является неотъемлемой частью непрерывной цепи «передача – распределение – потребление электрической энергии». Действуют семь филиалов в 66 населенных пунктах региона. Общая численность персонала - свыше полутора тысяч сотрудников. В настоящее время в головном офисе, филиалах общества и производственных участках внедрена единая платформа, позволяющая автоматизировать часть бизнес-процессов, В единую коммуникационную сеть объединены компьютеры на более чем 500 рабочих местах.
После автоматизации бухгалтерского учета, появилась необходимость автоматизировать процессы делопроизводства.
На момент принятия этого решения, компания «Директ проект» успешно проводила на предприятии комплекс работ по внедрению программного продукта «1С:Управление автотранспортом». В результате проведения необходимых конкурсных процедур, ПАО «Волгоградоблэлектро» заключило с ООО «Директ проект» договор на проектирование и ввод в эксплуатацию системы «1С: Документооборот 8 КОРП».
Подрядчиком были произведены работы по  автоматизации делопроизводства на базе типового программного продукта. Используя механизм бизнес-процессов, входящий в типовой программный продукт "1С:Документооборот" были реализованы схемы движения документов между сотрудниками, в обязанность которых входит работа с этими документами.
В целях ограничения несанкционированного доступа к документам была настроена система ролей и грифов доступа.
В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие области учёта документов:
- Работа с входящими документами
- Работа с исходящими документами
- Работа с внутренними документами
С помощью механизма бизнес-процессов была также автоматизирована работа с совещаниями: 
- Подготовка к совещанию
- Проведение совещаний
- Контроль исполнения решений по результатам проведённых совещаний.
В ходе исполнения договора подрядчик провел обучение пользователей работе с настроенной системой, а также подготовил инструкции для облегчения самостоятельного освоения работы с системой.
Были достигнуты следующие результаты:
1. Повышение надёжности хранения электронных версий документов (за счёт использования единой информационной базы)
2. Облегчение контроля текущего состояния документов.
3, Ускорение поиска электронной версии документа.
Внедрение программы затронуло все подразделения предприятия, руководство которых сразу же отметило снижение затрат времени на обработку документов, на их поиск и передачу нужным сотрудникам. В ходе «хождения» бумажных документов по кабинетам и людям, отмечались неопределенность и неразбериха, задержки и потери. Автоматизировав бизнес-процесс документооборота, мы проанализировали полученный эффект. Как и обещали разработчики, время на поиск нужных документов сократилось примерно на 50%, потери документов — исключены, процесс согласования бумаг — почти на 50%.
На предприятии было принято положение по электронному документообороту, что позволило идентифицировать пользователей в системе и закрепить за пользователями системы ответственность за действия или бездействия в системе ЭДО, приравнять подпись пользователя на бумажном носителе с электронным видом работы над бизнес-процессами.
В ходе работ было автоматизировано 380 рабочих мест.
Автоматизированная система документооборота была принята в эксплуатацию 3.04.2017 г.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ВОЛГОГРАДОБЛЭЛЕКТРО»
(ПАО ВОЭ)

31.05.2017 № 4089/01-01-07

Директору
ООО «Директ проект»
Гольденбергу В.Д.

Отзыв о сотрудничестве

Одно из старейших электросетевых предприятий Волгоградской области – публичное акционерное общество «Волгоградоблэлектро» является неотъемлемой частью непрерывной цепи «передача – распределение – потребление электрической энергии». Действуют семь филиалов в 66 населенных пунктах региона. Общая численность персонала - свыше полутора тысяч сотрудников. В настоящее время в головном офисе, филиалах общества и производственных участках внедрена единая платформа, позволяющая автоматизировать часть бизнес-процессов, В единую коммуникационную сеть объединены компьютеры на более чем 500 рабочих местах.
После автоматизации бухгалтерского учета, появилась необходимость автоматизировать процессы делопроизводства.
На момент принятия этого решения, компания «Директ проект» успешно проводила на предприятии комплекс работ по внедрению программного продукта «1С:Управление автотранспортом». В результате проведения необходимых конкурсных процедур, ПАО «Волгоградоблэлектро» заключило с ООО «Директ проект» договор на проектирование и ввод в эксплуатацию системы «1С: Документооборот 8. Корп.».
Подрядчиком были произведены работы по  автоматизации делопроизводства на базе типового программного продукта. Используя механизм бизнес-процессов, входящий в типовой программный продукт "1С: Документооборот" были реализованы схемы движения документов между сотрудниками, в обязанность которых входит работа с этими документами.
В целях ограничения несанкционированного доступа к документам была настроена система ролей и грифов доступа.
В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие области учёта документов:
- Работа с входящими документами
- Работа с исходящими документами
- Работа с внутренними документами
С помощью механизма бизнес-процессов была также автоматизирована работа с совещаниями: 
- Подготовка к совещанию
- Проведение совещаний
- Контроль исполнения решений по результатам проведённых совещаний.
В ходе исполнения договора подрядчик провел обучение пользователей работе с настроенной системой, а также подготовил инструкции для облегчения самостоятельного освоения работы с системой.
Были достигнуты следующие результаты:
1. Повышение надёжности хранения электронных версий документов (за счёт использования единой информационной базы)
2. Облегчение контроля текущего состояния документов.
3, Ускорение поиска электронной версии документа.
Внедрение программы затронуло все подразделения предприятия, руководство которых сразу же отметило снижение затрат времени на обработку документов, на их поиск и передачу нужным сотрудникам. В ходе «хождения» бумажных документов по кабинетам и людям, отмечались неопределенность и неразбериха, задержки и потери. Автоматизировав бизнес-процесс документооборота, мы проанализировали полученный эффект. Как и обещали разработчики, время на поиск нужных документов сократилось примерно на 50%, потери документов — исключены, процесс согласования бумаг — почти на 50%.
На предприятии было принято положение по электронному документообороту, что позволило идентифицировать пользователей в системе и закрепить за пользователями системы ответственность за действия или бездействия в системе ЭДО, приравнять подпись пользователя на бумажном носителе с электронным видом работы над бизнес-процессами.
В ходе работ было автоматизировано 380 рабочих мест.
Автоматизированная система документооборота была принята в эксплуатацию 3.04.2017 г.

ООО «Директ проект» - надёжный партнёр, где работают квалифицированные специалисты, оказывающие высококачественные услуги. Все работы сотрудники этой компании выполняют качественно и вовремя. Выражаем свою благодарность за оперативность и гибкий подход к клиенту и рекомендуем ООО «Директ проект», как надёжного партнёра по обслуживанию программного продукта "1С:Документооборот 8. Корп."


Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да





Генеральный директор Воцко Александр Владимирович