Внедрение "1С:Бухгалтерии 8 для Беларуси" в ООО "Эрнис"

Немного о компании:

ООО «Эрнис» (сеть магазинов отделочных материалов «Палас») работает на рынке строительных отделочный материалов с 1994 года и поэтому как никто другой знает эту область деятельности. Успех компании обеспечивает не только большой опыт, но и знание особенностей и трендов современного рынка декоративно-отделочных материалов, грамотность и надежность сотрудников, внимательное отношение к потребностям покупателя, отличные партнерские отношения с производителями.

Тесное сотрудничество с мировыми и отечественными брендами позволяет сочетать широкий выбор товаров и разумную цену в представленных товарных категориях. ООО «Эрнис» является первым поставщиком в большинстве представленных товарных группах. Вся продукция сертифицирована.

Розничные продажи ведутся через собственную сеть магазинов под торговой маркой «Палас» и «Материк» в Минске, Бресте, Гродно, Витебске, Гомеле, Могилеве.  

В фирменных магазинах «Палас» и «Материк» представлено более 15 000 наименований строительных отделочных материалов. Особенно мы гордимся глубиной выбора в таких торговых категориях, как ковры и ковровые покрытия, ламинат и обои, линолеум. Кроме этого, в сети магазинов «Палас» представлены и другие декоративно-отделочные материалы.

Как мы пришли в автоматизации:

Компания ООО «Эрнис» представляет покупателям отличный товар, доступные цены, безупречный сервис и выгодные условия покупки за наличный и безналичный расчет. Но чтобы вышеперечисленные факторы приносили успех нашему бизнесу, необходима определенная система учета, соответствующая современным тенденциям. Нами было принято решение комплексной автоматизации. Осталось только выбрать компанию, которой мы смогли бы доверить автоматизацию.

Как выбрали поставщика и программное обеспечение:

Партнером для внедрения была выбрана компания «ЮКОЛА-ИНФО». Мы работаем на рынке уже много лет, поэтому на наш выбор повлияла долгая и успешная работа в сфере ИТ-услуг на рынке Беларуси.

Сотрудники «ЮКОЛА-ИНФО» предупредили нас, что успех автоматизации напрямую зависит не только от них, но и от нас. С нашей стороны был выбран руководитель проекта Абрамович Людмила Анатольевна, главный бухгалтер предприятия. Благодаря четко поставленным задачам, мы совместно со специалистом «ЮКОЛА-ИНФО» определились с программным обеспечением. Так, были выбраны программы для автоматизации бухгалтерского и налогового учетов, расчета заработной платы и кадрового учета на платформе «1С:Предприятие 8». За основу автоматизированной системы были выбраны продукты «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 для Беларуси». Данные программные продукты наиболее отвечали нашим потребностям и предполагали наименьшие затраты по внедрению.

Как проходила автоматизация:

Начало:

На первом этапе, под руководством главного бухгалтера Абрамович Людмилы Анатольевны, была внедрена конфигурация «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси». Кроме этого, для автоматизации некоторых отдельных подсистем были установлены продукты производства «ЮКОЛА-ИНФО», имеющие статус 1С:Совместимо: «Бухгалтерский учет на предприятиях розничной торговли», «Арендно-коммунальные услуги» и «Бухгалтерский учет в строительстве».

Какие задачи были поставлены:

• автоматизировать ведение учета основных средств и материалов, добавить возможность работы с фото данных ТМЦ;
• автоматизировать процесс выгрузки сведений об оплатах поставщика в DBF-файл;
• автоматизировать процесс формирования платежных поручений на основании DBF-файла;
• автоматизировать процесс формирования отчетности, например, «ОСВ по взаиморасчетам»;
• автоматизировать процесс обмена данными с программным продуктом «AVARDA».

Что было сделано:

Для решения основных задач были разработаны следующие подсистемы:

• модуль обмена данными с программным продуктом «AVARDA». Данный модуль позволил избежать пользовательских ошибок, дублирования данных. Благодаря настроенному обмену данными, нашим специалистам не требуется несколько раз заполнять карточку номенклатурной единицы или карточку поставщика. Стало гораздо проще составлять отчетность по складам, управлять ассортиментом и закупками.
• модуль для справочников «ОС» и «Материалы» с возможностью работы с фото данных ТМЦ. 
• модуль выгрузки сведений об оплатах поставщикам в DBF-файл, согласно нашему образцу.
• модуль для автоматического формирования платежных поручения на основании DBF-файла. 
• модуль по формированию отчета «ОСВ по взаиморасчетам». Добавленная информация по сотрудникам с возможностью отбора по нему. Это позволило нам оценивать эффективность работы сотрудников организации.

Основным требованием к доработке конфигурации была возможность ее дальнейшего обновления. Специалистам «ЮКОЛА-ИНФО» удалось сохранить поддержку конфигурации, что позволит нам в дальнейшем самостоятельно обновлять конфигурацию, при этом все доработки будут сохранены.

Отдельным этапом автоматизации системы стало внедрение конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 для Беларуси». Данная программа позволила автоматизировать кадровый учет и расчет заработной платы.

Кроме этого, были решены следующие задачи:

• Загрузка табеля учета рабочего времени по магазинам, универсальные загрузки по начислениям по магазинам, загрузка по выплатам (авансам) по магазинам, загрузка премий процентом. Все эти документы составляются в формате Excel. Для сокращения времени на ввод данных в программу был разработан специальный механизм. Это позволило сократить количество пользовательских ошибок во время ввода данных, а также повысить точность расчета заработной платы и учета отработанного времени по сотрудникам.
• Рассылка расчетных листков. Была добавлена специальная обработка, позволяющая рассылать расчетные листки по электронной почте. Так, нашим сотрудникам больше не требуется приходить в бухгалтерию. Теперь они могут получать свои расчетные листки на электронный адрес. 
• Отчетность по отработанному времени и расчетная ведомость по нашему образцу. Данные доработки позволили проводить комплексный анализ и повысить прозрачность данных по заработной плате для начальников подразделений.

Какой успех был достигнут:

• сократилось количество пользовательских ошибок при вводе данных в систему;
• исключена вероятность дублирования данных в бухгалтерском учете и программе «AVADRA»;
• добавлена возможность учета основных средств как комплекта, состоящего из набора материалов или оборудования;
• возможность загрузки фотоматериалов в систему, что повысило эффективность работы;
• упростилась работа с оплатами поставщикам;
• повысилась эффективность управления складскими запасами;

Данные результаты автоматизации позволили повысить эффективность мониторинга и анализа ключевых показателей деятельности предприятия.

Ключевым фактором успешного завершения процесса автоматизации мы считаем взаимодействие сотрудников компании «ЮКОЛА-ИНФО» и специалиста с нашей стороны - Абрамович Людмилы Анатольевны, обладающей профессиональными знаниями в бухгалтерском и налоговом учете, отличными навыками работы в «1С», смогла грамотно поставить задачи перед разработчиками, проконтролировать процесс автоматизации и принять работу. Также хотелось бы отметить подход к работе сотрудников «ЮКОЛА-ИНФО», которые правильно подобрали программные продукты, внедрили и настроили их, решили поставленные задачи и провели обучение пользователей. Теперь мы уверены в работе своей системы.