Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "1С:Колледж" в ГБПОУ "Кемеровский областной медицинский колледж"

Для заведующей учебной частью важной составляющей работы является планирование и составление расписания, а также расчет нагрузки на каждого преподавателя. В колледже довольно сложная задача - расчет запланированной и сверхурочной нагрузки преподавателей в зависимости от категории, стажа работы и тарифной ставки сотрудника. Составление расписания и расчет нагрузки преподавателя велся в двух самописных программах, а также в Excel, что означало отсутствие оперативных отчетов по данным показателям, а также приводило к неприятным ситуациям при расчете заработных плат и других выплат преподавателям. Работа в самописных программах приводила к неприятным накладкам в учебном расписании, обладала низкой эффективностью и достаточно высоким уровнем ручного труда. Это вызывало раздражение, приводило к недопонимаю между подразделениями, даже конфликтам.

По части приемной кампании также было больше вопросов, чем ответов. Не было качественного учета по абитуриентам – как индивидуального, по каждому человеку, так и общего, что приводило к увеличению трудозатрат по их учету и распределению. Назрела острая необходимость ведения личного дела по каждому студенту – посещаемости, успеваемости, причем в разрезе специальностей, что очень важно для многих категорий сотрудников колледжа. Приемная комиссия должна была отвечать интересам колледжа и его задачам.

Оптимальным решением для описанных выше задач стал программный продукт 1С:Колледж. О его существовании сотрудники медицинского колледжа в принципе подозревали и, когда уровень критичности в работе и количество ошибок стало зашкаливающим, было принято решение о внедрении продукта. На расширенном совещании с главным бухгалтером, заведующей учебной частью был принят план и сроки внедрения с участием сотрудников ООО «ИстЛайн Консалтинг». Партнер зарекомендовал себя как надежная и проверенная компания по сопровождению 1С на протяжении вот уже пяти лет, поэтому вопроса с кем переходить даже не стояло.

Итак, история внедрения началась пару месяцев назад и продолжается в настоящее время, история внедрения интересная. Вот к чему уже пришли или придем в ближайшее время.

1. Расписание стало формироваться автоматически, да и функция его корректировки в случае болезни или иного отсутствия преподавателя программой предусмотрена.
2. Преподаватель всегда знает план своего рабочего дня, так как функция электронной рассылки также предусмотрена.
3. Ошибки по ставкам и нагрузкам исключены, если правильно введены исходные значения для каждого преподавателя (а бухгалтерия как довольна!)
4. С приемной комиссией полный порядок, так как есть функционал от начала вступительных испытаний (например, заполнение экзаменационных листов) до конечного зачисления (итоговая ведомость).
5. Интересным и крайне полезным функционалом (и открытием для организации) стал экспорт результатов вступительных испытаний на сайт учебного заведения (особенно был доволен штатный программист, так как работы поубавилось).
6. Отчеты- это то, что наиболее важно для директора. Главная бомба – рабочий стол. Анализ ключевых показателей деятельности, план-фактный анализ, захотел – получил информацию о каждом студенте, успеваемость, организация планирования и ведение мероприятий, вот чем не реальная автоматизация?)

В одном из интервью с главным бухгалтером, Натальей Веньяминовной, мы спросили, насколько увеличился уровень взаимодействия и взаимопонимания между подразделениями. При ответе возникла пауза: "…..ээээ…ну, наверное, где-то в тысячу раз….))". Мы понимаем, что ответ был шуточным, но юмор клиента в данном конкретном случае означает ни сарказм, а высокий уровень доверия к своему партнеру и высокую оценку внедряемому программному решению. Работы в настоящее время успешно продолжаются и мы надеемся, что клиент после окончания внедрения будет очень доволен.

Но это лишь вершина айсберга... ведь в планах расширение имеющего функционала программы - многие из ее полезных блоков пока не используются, например, по финансово-экономической части, как пример – выплата стипендий. Проектные решения, что были нами подготовлены, уже вынесены клиентом на обсуждение. Дальнейшая автоматизация, сокращение ручного труда, уменьшение временных затрат на выполнение рутинных операций – это наши дальнейшие задачи, которые наметили сотрудники Медицинского колледжа на 2017 год.