Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "1С:Колледж" в ГБПОУ "Кемеровский областной медицинский колледж"

ГБПОУ "Кемеровский областной медицинский колледж"
Кемерово, Май 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 15

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 15

Для заведующей учебной частью важной составляющей работы является планирование и составление расписания, а также расчет нагрузки на каждого преподавателя. В колледже довольно сложная задача - расчет запланированной и сверхурочной нагрузки преподавателей в зависимости от категории, стажа работы и тарифной ставки сотрудника. Составление расписания и расчет нагрузки преподавателя велся в двух самописных программах, а также в Excel, что означало отсутствие оперативных отчетов по данным показателям, а также приводило к неприятным ситуациям при расчете заработных плат и других выплат преподавателям. Работа в самописных программах приводила к неприятным накладкам в учебном расписании, обладала низкой эффективностью и достаточно высоким уровнем ручного труда. Это вызывало раздражение, приводило к недопонимаю между подразделениями, даже конфликтам.

По части приемной кампании также было больше вопросов, чем ответов. Не было качественного учета по абитуриентам – как индивидуального, по каждому человеку, так и общего, что приводило к увеличению трудозатрат по их учету и распределению. Назрела острая необходимость ведения личного дела по каждому студенту – посещаемости, успеваемости, причем в разрезе специальностей, что очень важно для многих категорий сотрудников колледжа. Приемная комиссия должна была отвечать интересам колледжа и его задачам.

Оптимальным решением для описанных выше задач стал программный продукт 1С:Колледж. О его существовании сотрудники медицинского колледжа в принципе подозревали и, когда уровень критичности в работе и количество ошибок стало зашкаливающим, было принято решение о внедрении продукта. На расширенном совещании с главным бухгалтером, заведующей учебной частью был принят план и сроки внедрения с участием сотрудников ООО «ИстЛайн Консалтинг». Партнер зарекомендовал себя как надежная и проверенная компания по сопровождению 1С на протяжении вот уже пяти лет, поэтому вопроса с кем переходить даже не стояло.

Итак, история внедрения началась пару месяцев назад и продолжается в настоящее время, история внедрения интересная. Вот к чему уже пришли или придем в ближайшее время.

  1. Расписание стало формироваться автоматически, да и функция его корректировки в случае болезни или иного отсутствия преподавателя программой предусмотрена.
  2. Преподаватель всегда знает план своего рабочего дня, так как функция электронной рассылки также предусмотрена.
  3. Ошибки по ставкам и нагрузкам исключены, если правильно введены исходные значения для каждого преподавателя (а бухгалтерия как довольна!)
  4. С приемной комиссией полный порядок, так как есть функционал от начала вступительных испытаний (например, заполнение экзаменационных листов) до конечного зачисления (итоговая ведомость).
  5. Интересным и крайне полезным функционалом (и открытием для организации) стал экспорт результатов вступительных испытаний на сайт учебного заведения (особенно был доволен штатный программист, так как работы поубавилось).
  6. Отчеты- это то, что наиболее важно для директора. Главная бомба – рабочий стол. Анализ ключевых показателей деятельности, план-фактный анализ, захотел – получил информацию о каждом студенте, успеваемость, организация планирования и ведение мероприятий, вот чем не реальная автоматизация?)

В одном из интервью с главным бухгалтером, Натальей Веньяминовной, мы спросили, насколько увеличился уровень взаимодействия и взаимопонимания между подразделениями. При ответе возникла пауза: "…..ээээ…ну, наверное, где-то в тысячу раз….))". Мы понимаем, что ответ был шуточным, но юмор клиента в данном конкретном случае означает ни сарказм, а высокий уровень доверия к своему партнеру и высокую оценку внедряемому программному решению. Работы в настоящее время успешно продолжаются и мы надеемся, что клиент после окончания внедрения будет очень доволен.

Но это лишь вершина айсберга... ведь в планах расширение имеющего функционала программы - многие из ее полезных блоков пока не используются, например, по финансово-экономической части, как пример – выплата стипендий. Проектные решения, что были нами подготовлены, уже вынесены клиентом на обсуждение. Дальнейшая автоматизация, сокращение ручного труда, уменьшение временных затрат на выполнение рутинных операций – это наши дальнейшие задачи, которые наметили сотрудники Медицинского колледжа на 2017 год.

Автоматизированы следующие функции:

  • Бюджетный учет (для бюджетных учреждений)
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
  • Организация электронного обучения
  • Оценка результатов обучения
  • Разработка электронных курсов
  • Расчет зарплаты
  • Управленческий учет
  • Финансовый анализ

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Оптимальным решением для описанных выше задач стал программный продукт 1С:Колледж. О его существовании клиент в принципе подозревал и когда уровень критичности в работе и количество ошибок стало зашкаливающим, было принято решение о внедрении продукта. На расширенном совещании с главным бухгалтером, заведующей учебной частью был принят план и сроки внедрения с участием сотрудников ООО «ИстЛайн Консалтинг». Партнер зарекомендовал себя как надежная и проверенная компания по сопровождению 1С на протяжении вот уже пяти лет, поэтому вопроса с кем переходить даже не стояло.
1.Расписание стало формироваться автоматически, да и функция его корректировки в случае болезни или иного отсутствия преподавателя программой предусмотрена.

2.Преподаватель всегда знает план своего рабочего дня, так как функция электронной рассылки также предусмотрена.

3. Ошибки по ставкам и нагрузкам исключена, если правильно введены исходные значения для каждого преподавателя.

4. С приемной комиссией полный порядок, так как есть функционал от начала вступительных испытаний (например, заполнение экзаменационных листов) до конечного зачисления (итоговая ведомость).

5. Интересным и крайне полезным функционалом (и открытием для клиента) стал экспорт результатов вступительных испытаний на сайт учебного заведения.

6. Анализ ключевых показателей деятельности, план-фактный анализ, получение информации о каждом студенте, успеваемость, организация планирования и ведение мероприятий.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика