Работы по по настройке и внедрению СЭД «1С:Документооборот ПРОФ» в Постоянном Представительстве Республики Крым при Президенте Российской Федерации

Отзыв клиента

Постоянное Представительство Республики Крым при Президенте Российской Федерации
Москва, Январь 2017

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 30

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 30

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Ситуация в организации до старта проекта.
До внедрения СЭД в Постоянном Представительстве Республики Крым при Президенте Российской Федерации использовалась регистрация документов в бумажных журналах и файлах Microsoft Excel, ознакомление и согласование происходило на бумаге.
Это вызывало ряд неудобств, таких как потеря документов, невозможность оперативно отследить местонахождение документа, сложность контроля исполнительской дисциплины.

Основные задачи внедрения СЭД:
- Автоматизация процессов обработки документов.
- Автоматизация внутренних процессов организации, процессов взаимодействия подразделений.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Сокращение сроков согласования документов.
- Создание структурированного хранилища документов.
- Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла.
- Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.

Выбор системы и партнера по внедрению.
Организация остановила свой выбор на "1С:Документооборот", так как уже использовала продукты на платформе "1С".
Также заказчика привлекали следующие факторы:
- продукт производится российским вендором,
- продукт обладает приемлемой стоимостью и при этом широкими функциональными возможностями,
- доступность компаний, способных осуществить поддержку продукта, а также большое количество специалистов 1С на рынке.

Что было сделано в ходе проекта?
Работа по проекту осуществлялась по часам на основании заранее составленного Заказчиком ТЗ.
В ходе проекта были выполнены следующие работы:
1. Обновлена конфигурация "1С:Документооборот ПРОФ" с редакции 2.0 на 2.1.
2. Настроены следующие пользовательские роли:
- Администратор,
- Делопроизводитель,
- Руководитель,
- Секретарь,
- Заведующий,
- Сотрудник.
3. Созданы нестандартные отчеты:
- вывод перечня документов с резолюциями по выбранному отделу по выборкам: невыполненные, выполненные, все.
- вывод выборок документов в категориях: нет контроля, контроль, особый контроль.
4. Настроен режим установки статуса документа – "Контрольный".
5. На рабочих местах настроены параметры вывода на печать отчетов по умолчанию.
6. На рабочих местах установлен тонкий клиент, подключен принтер\сканер, проведено тестирование под пользователем.
7. Заказчику предоставлены инструкции по настройке рабочих мест и закреплению пользовательских ролей и набора доступных для каждой пользовательской роли отчетов.
8. Проведено обучение сотрудников Постоянного Представительства Республики Крым при Президенте Российской Федерации в следующем объеме: три группы пользователей по 4 часа обучения каждая по заранее согласованной с Заказчиком программе.
9. Пользователям предоставлены руководства по пользованию СЭД в соответствии с настроенными ролями.
В данный момент вся входящая и исходящая корреспонденция, а также большая часть внутренних документов хранится и обрабатывается в СЭД.
Заказчик планирует дальнейшее развитие системы: со временем планируется, что все виды документов будут размещены в системе.

Сотрудники каких отделов используют СЭД? Как проходило их обучение и адаптация?
Организация состоит из 30 сотрудников, каждый из которых имеет доступ в СЭД в соответствии с настроенными правами доступа.
Сотрудникам проводили обучение на рабочих местах, старший делопроизводитель прошел обучение в Учебном центре 1С №3 на курсах "Профессиональная работа в "1С:Документооборот 8".

Итоги проекта.
Благодаря внедрению "1С:Документооборот" сроки обработки документов (рассмотрение входящих писем, согласование документов) сократилось по разным видам от 2 до 4 раз.
Теперь любой сотрудник может за пару секунд найти нужный ему документ в системе, не обращаясь за помощью к коллегам и не тратя время на поиски документа в разных кабинетах.
Руководство видит, какие документы находятся в работе, какие требуют принятия решений, по каким просрочены задачи.
Формирование отчетов для руководства теперь занимает секунды.
Сейчас в СЭД обрабатывается порядка 4,5 тыс. документов в год.В организации видят существенную пользу от внедрения, в связи с чем количество автоматизированных видов документов потихоньку расширяется, к тому же если в начале в системе работали только 2 делопроизводителя, на данный момент к СЭД подключены все сотрудники организации.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведения работ по настройке программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в Постоянном Представительстве Республики Крым при Президенте Российской Федерации. Работы осуществлялись с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот).
Первоначальная настройка системы была выполнена собственными силами сотрудников учреждения, однако в дальнейшем понадобилась помощь специалистов «1С-КПД».
Работы проводились в два этапа в 2015-2016 годах.
В результате:
1. Был осуществлен перевод системы с файлового в клиент-серверный режим работы.
2. Автоматизировано 30 рабочих мест.
3. Обновлена конфигурация «1С:Документооборот ПРОФ» с редакции 2.0 на 2.1.
4. Настроены следующие пользовательские роли: администратор, делопроизводитель, руководитель, секретарь, заведующий, сотрудник.
5. Созданы нестандартные отчеты: вывод перечня документов с резолюциями по выбранному отделу по выборкам: невыполненные, выполненные, все; вывод выборок документов в категориях: нет контроля, контроль, особый контроль.
6. Настроен режим установки статуса документа – «Контрольный».
7. На рабочих местах настроены параметры вывода на печать отчетов по умолчанию.
8. На рабочих местах установлен тонкий клиент, подключен принтер\сканер, проведено тестирование под пользователем.
9. Заказчику предоставлены инструкции по настройке рабочих мест и закреплению пользовательских ролей и набора доступных для каждой пользовательской роли отчетов.
10. Проведено обучение сотрудников в следующем объеме: три группы пользователей по 4 часа обучения каждая по заранее согласованной с Заказчиком программе.
11. Пользователям предоставлены руководства по пользованию СЭД в соответствии с настроенными ролями.
Система с выполненными настройками передана в промышленную эксплуатацию 15.01.2017. В данный момент вся входящая и исходящая корреспонденция, а также большая часть внутренних документов хранится и обрабатывается в СЭД. И в дальнейшем планируется развитие системы – перевод в СЭД всех видов документов, автоматизация основных бизнес-процессов Организации.
Спустя более 6 месяцев можно сделать оценку внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации — 5 баллов.
• Удобство работы с программой — 5 баллов.
• Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов.

На вопрос о том, готово ли учреждение Постоянное Представительство Республики Крым при Президенте Российской Федерации рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».
Благодарим компанию «1С-КПД» за плодотворное сотрудничество, качественное и своевременное выполнение работ.
Заведующий отделом Управления делами _________________ Графков Владимир Борисович
М.П. 14.06.2017