Автоматизация системы электронного документооборота с помощью ПП "1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси" в ЗАО "Платежная система БЕЛКАРТ"

Отзыв клиента

ЗАО "Платежная система БЕЛКАРТ"
Беларусь, г Минск, Октябрь 2016

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 20

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ» - владелец товарного знака БЕЛКАРТ, осуществляет управление платежной системой БЕЛКАРТ, обеспечивает развитие ее организационной, нормативной и технологической базы, разработку и проведение рекламных и маркетинговых мероприятий, направленных на продвижение платежной системы БЕЛКАРТ.
БЕЛКАРТ – платежная система на основе банковских платежных карточек. Данная система обеспечивает доступ к безопасной и быстрой системе электронных платежей на территории Республики Беларусь.
Ввиду специфики деятельности ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ», требовалось сократить сроки согласования и принятия решений, обеспечить сохранность, а также быстрый доступ к документам.
Перед проектом внедрения системы электронного документооборота, были поставлены следующие задачи:
- автоматизация основных делопроизводственных процессов;
- автоматизация ведения локальных нормативных правовых актов организации (далее – ЛНПА);
- возможность работы с электронной цифровой подписью;
- разграничение доступа к документам;
- обеспечение безопасности и доступности сервиса;
- получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине.
Специалисты компании «СмартЭксперт» провели демонстрацию функциональных возможностей программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Беларуси», а также моделирование рабочих процессов ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ». В рамках проведенных консультаций сформировалось понимание, что данный программный продукт наилучшим образом подходит для удовлетворения потребностей заказчика.
Для решения задач, поставленных заказчиком, компанией «СмартЭксперт» были проделаны следующие работы:
- Отражена существующая номенклатура дел;
- Настроены основные маршруты работы с разными видами документов;
- Проектирование прав доступа;
- Описаны основные автоматизированные процессы;
В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» в ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ» была обеспечена реализация следующих функций:
1. Перенос входящих документов на цифровой носитель;
2. Регистрация документов и направление на рассмотрение;
3. Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль исполнения;
4. Исполнение и составление отчётов о выполнении;
5. Контроль сроков и результатов исполнения документов;
6. Автоматическое оповещение исполнителей о приближении и истечении сроков исполнения;
7. Подготовка исходящих и внутренних документов;
8. Определение списка согласующих лиц, порядка согласования проекта документа (маршрута согласования);
9. Согласование документов (с возможностью отклонения и отправки на доработку) и направление на подпись;
10. Подписание и утверждение (с возможностью отклонения и отправки на доработку) документов;
11. Информирование автора документа о результатах согласования и подписания документа;
12. Регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
13. Автоматическое движение документа по заданным маршрутам;
14. Печать документов для отправки традиционным способом по почте;
15. Организация надежного, оперативного и долговременного хранения документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;
16.Обеспечение многопользовательской работы над ЛНПА (создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов);
17. Обеспечение механизма уведомления пользователей о приближении или наступлении назначенных сроков по согласованию ЛНПА;
18. Предоставление механизма мониторинга базой ЛНПА (утверждённые, на стадии согласования, переданные в архив и т.д.);
19. Обеспечение возможности подписания файлов, прикрепленных к регистрационной карточке, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации.
20. Поиск информации в ЛНПА по заданным критериям.
После завершения реализации поставленных задач, система была передана в промышленную эксплуатацию.
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: государственная, коммерческая.
Количество сотрудников. 20
Число автоматизированных рабочих мест. 20
В год ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ» обрабатывает порядка 7000 документов.
После сдачи программного продукта в промышленную эксплуатацию, специалисты отдела методологического сопровождения компании «СмартЭксперт», провели курс обучения сотрудников ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ» на рабочих местах.
Компания «СмартЭксперт» осуществляет дальнейшее методологическое и техническое сопровождение системы электронного документооборота.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Отзыв клиента

ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ» выражает благодарность ООО «СмартЭксперт» за профессионализм, проявленный во внедрении на нашем предприятии системы электронного документооборота на базе программного продукта «1 С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси».
Целью внедрения системы электронного документооборота наша компания ставила автоматизацию основных делопроизводственных процессов и ведения локальных нормативных правовых актов организации.
Основными требованиями к системе были выделены:
- возможность работы с электронной цифровой подписью;
- разграничение доступа к документам;
- обеспечение безопасности и доступности сервиса;
- получение сводных аналитических отчетов.
Благодаря использованию программного продукта «1 С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси» и компетенции специалистов компании «СмартЭксперт», были реализованы следующие возможности:
- Ведение входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде;
- Регистрация и рассмотрение документов с назначением исполнителя и постановкой на контроль;
- Возможность построения маршрутов движения документов;
- Организовано хранение документов с возможностью поиска по различным: критериям;
- Обеспечена возможность подписания и шифрования сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации;
- Реализована система аналитических отчетов документооборота в различных срезах, в том числе по исполнительской дисциплине.
В результате внедрения программного продукта «1 С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси» и работы опытных специалистов компании «СмартЭксперт», все поставленные перед системой задачи были решены в полной мере. ЗАО «Платежная система БЕЛКАРТ» в дальнейшем будет обращаться в компанию «СмартЭксперт» за поддержкой этой системы и других программных продуктов на технологической платформе «1С:Предприятие».