Внедрение ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО «Санторин»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

1. Информация о компании
ООО»Санторин» – букмекерская контора с обширной сетью пунктов приема ставок по всей стране от Камчатки до Калининграда. Специфика деятельности требовала создания единой базы документов и построения в единой базе бизнес-процессов для оперативного взаимодействия между центральным офисом и регионами
2. Исходная ситуация
Заказчик использовал самописную базу договоров, все вопросы решались через электронную почту, большое количество документов пересылалось через обычные почтовые службы, контролировать наличие оригиналов было очень сложно, компания несла большие расходы на почтовые отправления.
3. Выбор продукта
Нужна была легко адаптируемая система, не требующая постоянной поддержки программистов, в которой одновременно велась бы совместная работа с документами организации, сохранялась их истории, соблюдались и контролировались сроки выполнения, возможно было отслеживание состояние и местоположение документации.
4. Решение
Заказчику был предложен Документооборота 2.1. В ходе проекта было проведено анкетирование и интервьюирование сотрудников, на основании обследования произведены следующие работы.
По методической части:
• Разработка регламентов, инструкций, запись видеоинструкций
• Разработка матрицы политик и полномочий доступа
• Разработка форм аналитической отчетности
• Индивидуальное обучение локальных администраторов ключевых отделов и групповое обучение сотрудников офиса и регионов
По технологической части:
• Автоматизация процессов открытия и закрытия пунктов приема ставок (выбор арендодателей и поставщиков услуг, согласование, заключение, пролонгация, расторжение договоров, лицензирование, постановка на учет, снятие с учета)
• Доработка и адаптация форм карточек документов типовым средствами: расширение табличных частей этапов обработки документов (адаптация табличной части под учет сроков действия вспомогательных документов - доверенностей, лицензий и т.п.), товаров и услуг (адаптация табличной части под учет финансовых договоров), реализация расшифровки финансовых условий договоров при помощи дополнительных реквизитов, реализация быстрого доступа ко всей арендной, налоговой, охранной информации по объектам при помощи дополнительных реквизитов.
• Доработка типовой конфигурации в части табличных частей карточек документов
• Загрузка архива документов
• Настройка ролевых интерфейсов типовыми средствами
5. Результат проекта
Заказчик получил полную и прозрачную систему учета всей документации организации, быстрые и контролируемые на каждом этапе процессы обработки документов по единому регламенту. Так же удалось значительно сократить почтовые и канцелярские расходы.
6. Состояние проекта
Система передана в передана в промышленную эксплуатацию 24 апреля 2017 года. В будущем планируется настроить интеграцию с конфигурацией 1С: Комплексная автоматизация.
7. Параметры проекта
1. Вариант работы системы: клиент-серверный
2. Тип организации: коммерческая
3. Количество сотрудников: 1600
4. Количество автоматизированных рабочих мест: 50
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 4500
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: центральный офис, 5 региональных офисов
7. Обучение. Обучение проводилось на рабочих местах и дистанционно
8. Сопровождение осуществляется

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика