Автоматизация документооборота Группы Компаний "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"

ООО "ТОРГОВЫЙ ДОМ "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"
Санкт-Петербург, Март 2017

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 170

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 20

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Группа компаний «БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ» осуществляет производство пищевых продуктов (пресервы из рыбы и морепродуктов). В Группу компаний входят несколько юридических лиц, обеспечивающих полный бизнес-цикл: от закупки сырья до реализации готовой продукции клиентам. Спецификой деятельности является наличие различных видов контрактов (как с отечественными, так и зарубежными поставщиками и покупателями), а также необходимость в оперативном взаимодействии компаний и выполнении внутренних регламентов прохождения контрактной и иной документации.
Заказчиком были поставлены следующие задачи:
1. Организация ведения мероприятий и документации по различным проектам.
2. Организация работы курьерской службы по обмену входящей и исходящей корреспонденции как между юридическими лицами Группы компаний, так и внешними контрагентами.
3. Контроль за выполнением поручений руководителей подразделений и Совета директоров.
4. Организация договорной работы юридической службы и подразделений организаций.
5. Организация архивного хранения договоров.
На принятие решения о внедрении системы электронного документооборота повлиял фактор отсутствия единого информационного поля участников процесса и, как следствие, отсутствие возможности оперативного принятия различных управленческих решений.

Для решения этих задач был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП», так как после пробного моделирования и тестирования поставленных задач Заказчик убедился в том, что данный продукт полностью удовлетворяет его потребности.

В ходе проекта были проведены следующие мероприятия:
По методической части:
- разработан набор регламентов и инструкций пользователям по работе в системе,
- разработаны классификаторы (виды внутренних документов, структура папок и т.д.),
- спроектированы права доступа,
- разработаны формы отчетности (шаблоны листов согласования, дополнительная аналитическая отчетность по работе курьеров и т.д.),
По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот КОРП",
- интеграция с другими программными продуктами: 1С:Управление производственным предприятием 8.

Результаты проекта:
Автоматизация договорной работы (благодаря автозаполняемым шаблонам документов), ускорение процессов согласования документов, регламентация процессов договорной и претензионной работы, контроль за исполнением поручений (исполнительская дисциплина), контроль и регламентация курьерской службы, регламентация взаимодействия подразделений между собой.

Система передана в промышленную эксплуатацию, к ней подключаются все вновь создаваемые юридические лица.

Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: 1200.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 170.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 350 в месяц (статистики за год еще нет).
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
7. Обучение: Проводилось на рабочих местах
В настоящее время осуществляется сопровождение системы и поддержка пользователей.

Выполнены следующие работы:

  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика