Автоматизация документооборота Группы Компаний "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"
ООО "ТОРГОВЫЙ ДОМ "БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Группа компаний «БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ» осуществляет производство пищевых продуктов (пресервы из рыбы и морепродуктов). В Группу компаний входят несколько юридических лиц, обеспечивающих полный бизнес-цикл: от закупки сырья до реализации готовой продукции клиентам. Спецификой деятельности является наличие различных видов контрактов (как с отечественными, так и зарубежными поставщиками и покупателями), а также необходимость в оперативном взаимодействии компаний и выполнении внутренних регламентов прохождения контрактной и иной документации.
Заказчиком были поставлены следующие задачи:
1. Организация ведения мероприятий и документации по различным проектам.
2. Организация работы курьерской службы по обмену входящей и исходящей корреспонденции как между юридическими лицами Группы компаний, так и внешними контрагентами.
3. Контроль за выполнением поручений руководителей подразделений и Совета директоров.
4. Организация договорной работы юридической службы и подразделений организаций.
5. Организация архивного хранения договоров.
На принятие решения о внедрении системы электронного документооборота повлиял фактор отсутствия единого информационного поля участников процесса и, как следствие, отсутствие возможности оперативного принятия различных управленческих решений.
Для решения этих задач был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП», так как после пробного моделирования и тестирования поставленных задач Заказчик убедился в том, что данный продукт полностью удовлетворяет его потребности.
В ходе проекта были проведены следующие мероприятия:
По методической части:
- разработан набор регламентов и инструкций пользователям по работе в системе,
- разработаны классификаторы (виды внутренних документов, структура папок и т.д.),
- спроектированы права доступа,
- разработаны формы отчетности (шаблоны листов согласования, дополнительная аналитическая отчетность по работе курьеров и т.д.),
По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот КОРП",
- интеграция с другими программными продуктами: 1С:Управление производственным предприятием 8.
Результаты проекта:
Автоматизация договорной работы (благодаря автозаполняемым шаблонам документов), ускорение процессов согласования документов, регламентация процессов договорной и претензионной работы, контроль за исполнением поручений (исполнительская дисциплина), контроль и регламентация курьерской службы, регламентация взаимодействия подразделений между собой.
Система передана в промышленную эксплуатацию, к ней подключаются все вновь создаваемые юридические лица.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: 1200.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 170.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 350 в месяц (статистики за год еще нет).
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
7. Обучение: Проводилось на рабочих местах
В настоящее время осуществляется сопровождение системы и поддержка пользователей.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика