Автоматизация ПП "1С:Документооборот КОРП" в АО "ДСК-1"

АО «Домостроительный комбинат №1»
Москва, Май 2017

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 800

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Строительная компания АО "ДСК-1" — мощнейший комплекс по производству и строительству жилья. Многолетние традиции четкой организация труда в сочетании с применением самых новейших технологий обеспечивают предприятию рекордную производительность. Компания демонстрирует рекордно быстрые сроки монтажа: на возведение 17-этажного жилого дома требуется всего три месяца.
Начиная с 1961 года, компания ставит своей первоочередной целью удовлетворение потребностей будущих жителей, предлагая им качественное, комфортное, функциональное и доступное жилье, построенное по самым современным стандартам своего времени.
В связи с развитием бизнеса и потребностями в оптимизации работы с документами потребовалось организовать систему, которая позволит ускорить документооборот внутри компании. После анализа рынка существующих систем на лучшее соотношение «цена/качество», руководством компании было принято решение о приобретении и внедрении нового программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», поскольку его функциональные возможности полностью соответствуют потребностям предприятия.
Цель проекта:
1. Регистрация, рассмотрение и исполнение входящей корреспонденции.
2. Регистрация, рассмотрение и исполнение нормативно—распорядительных документов (приказы, распоряжения).
3. Подготовка, согласование, регистрация, визирование и отправка исходящей корреспонденции.
4. Контроль исполнения поручений (отчетность по исполнению, анализ по периоду, разработка KPI процессов и исполнителей).
5. Перемещение отработанных документов в архив.
6. Согласование и регистрация с/з по подразделениям (архив).
7. Контроль поручений по другим задачам (исключение: письма, приказы и распоряжения).
8. Поиск документов (фильтрация).
9. Подборка документов.
Задачи проекта:
Автоматизировать средствами СЭД следующие задачи документооборота:
1. Регистрация документов:
2. входящих документов;
3. исходящих документов;
4. приказ, распоряжение, с/з, поручения и т.д.
5. Автоматизация инициирования, согласования, утверждения, подписания, регистрации указанных типов документов.
6. - Автоматизация контроля исполнения поручений и формирование автоматизированной отчетности отчетность.
7. - Контроль согласования с оповещением заинтересованных лиц о наступлении событий.
8. - Автоматизированное согласование результатов исполнения поручений, с возможностью детализации поручения, увеличения сроков, назначения дополнительных исполнителей.
9. - Автоматизированное согласование запросов инициатору о переносе сроков.
10. - Хранение результатов согласования и отслеживания версий согласуемых документов.
11. - Сканирование и учет сканированных образов утвержденных документов (внутренней, входящая и исходящей документации), а также формированием иерархии документов.
12. - Архивное хранение документов по истечении срока активного жизненного цикла.
13. - Поиск документов по реквизитам учетной карточки и полнотекстовый поиск, включая поиск в архивах.
14. - Информационное взаимодействие с AD при инициации, а также в процессе согласования и утверждения документов.
15. - Интеграция с корпоративной системой электронной почты MS EXCHANGE.
16. - Ведение нормативно-справочной информации и ее синхронизация с актуальными справочниками Компании.
17. - Формирование отчетов.
18. - Согласование исходящих документов.
Этапы проекта:
1. Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе/Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и 1С:Документооборота. Автоматизированы интеграционные механизмы в учетные системы 1С:ЗУП и Microsoft Dynamics AX.
4. Подготовка к сдачи в промышленную эксплуатацию.
5. Обучение пользователей системы с возможностью прохождения сквозного тестового примера, с использованием всех настроенных функциональности и возможностью построения отчетов.
6. Сдача в промышленную эксплуатацию. Сопровождение программы в рамках АО и подписки ИТС.
В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» упорядочилась работа сотрудников с документами, исключилась возможность утери документов или фрагментов при одновременной работе с документацией, сократилось число ошибок при обработке больших потоков документов, повысилось качество, полнота и достоверность информации с соблюдением условий информационной безопасности, сократилось время поиска необходимых документов, ускорилось коллективная обработка документов, повысилось качество документации и проектов за счет упорядочивания работы сотрудников и решения спорных вопросов, снизились затраты, связанные с документооборотом и делопроизводством.Так же компания АО "ДСК-1" получила комплексное решение для автоматизации учета и хранения документов, а также инструментарий для успешного взаимодействия сотрудников. Появилась возможность хранения внутренних документов и файлов в структуре папок; ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами. Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика