Внедрение системы электронного документооборота в ОАО "Санаторий "Сестрорецкий курорт" на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ»

Описание

В ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» внедрена система электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ".

До начала проекта в ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» процесс делопроизводства не был автоматизирован, документы хранились в бумажных экземплярах, что затрудняло возможность их быстрого поиска и приводило к неоправданным затратам времени. Также были велики сроки согласования договоров.

Для решения проблем было необходимо автоматизировать процесс делопроизводства, настроить движение документов внутри компании, ввести систему контроля исполнительской дисциплины и организовать единое место хранения документов (электронный архив). В начале проекта заказчиком были составлены следующие требования к Системе электронного документооборота:

• Разработать шаблона процесса «Согласование договоров»;
• Систематизировать общую структуру хранения документов;
• Настроить движение служебных записок, приказов и распоряжений внутри организации по заданному маршруту;
• Предусмотреть единое место хранения электронных версий документов;
• Осуществить возможность создания документов по единому шаблону;
• Ограничить права доступа по видам документов.

Для автоматизации вышеперечисленных задач было принято решение о внедрении информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ».

Работы по проекту начались в декабре 2016 года. В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) было выполнено:

• Разработано и согласовано Техническое Задание;
• Настроена система в соответствии с Техническим Заданием;
• Проведено обучение пользователей;
• Проведено тестирование СЭД на реальных данных ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт»;
• Произведен ввод системы в опытную эксплуатацию.

Система электронного документооборота была запущена в промышленную эксплуатацию «31» марта 2017 года.

Задачи, поставленные ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт», выполнены. Обеспечено систематизированное хранение документов, настроена процессная работа, разработаны шаблоны документов, автоматизировано и настроено в соответствии с группами доступа к документам 25 рабочих мест.

В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ" ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» получил автоматизированную информационную систему упорядоченного хранения и оперативного управления документами.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Генеральному директору
ООО «ПитерСофт»
Романову Ю.И.

Отзыв о сотрудничестве ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» и компании «ПитерСофт» по проекту внедрения электронного документооборота.

ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» - это многопрофильный бальнеогрязевой санаторий. У нас проводится лечение и реабилитация пациентов с заболеваниями системы кровообращения, органов пищеварения, опорно-двигательного аппарата, нервной системы, органов дыхания, эндокринной системы, женской сферы, мужской сферы, проводится реабилитация беременных женщин групп риска, проводится терапия профзаболеваний и последствий травм. В санатории практикуются самые разнообразные методы лечения: водолечение, грязелечение, климатолечение, физиотерапия, диетотерапия, психотерапия, галотерапия, аэрофитотерапия, массаж, лечебная физкультура, оксигенобаротерапия. Кроме лечебно-диагностических услуг санаторий предоставляет широкие возможности для полноценного отдыха.

Перед ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» стояла задача создать систему для автоматизации документооборота, включая создание электронного архива документов и контроля исполнительской дисциплины в рамках процесса делопроизводства. Документы хранились в бумажных экземплярах, что затрудняло возможность их быстрого поиска и приводило к неоправданным затратам времени.

Нас не устраивали сроки согласования договоров, большой объем циркулирующих бумаг, а также то, что процесс делопроизводства не был автоматизирован. Для решения этих проблем было необходимо настроить движение документов внутри компании, ввести систему контроля исполнительской дисциплины и организовать единое место хранения документов.

В начале проекта были составлены следующие требования к Системе электронного документооборота:

• Разработать шаблон процесса «Согласование договоров»;
• Систематизировать общую структуру хранения документов;
• Настроить движение служебных записок, приказов и распоряжений внутри организации по заданному маршруту;
• Предусмотреть единое место хранения электронных версий документов;
• Осуществить возможность создания документов по единому шаблону;
• Ограничить права доступа по видам документов.

Для автоматизации вышеперечисленных задач было принято решение о внедрении информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ».

Работы по проекту начались в декабре 2016 года. В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) было выполнено:

• Разработано и согласовано Техническое Задание;
• Настроена система в соответствии с Техническим Заданием;
• Проведено обучение пользователей;
• Проведено тестирование СЭД на реальных данных ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт»;
• Произведен ввод системы в опытную эксплуатацию.

В период опытной эксплуатации нам оказывалась качественная поддержка.

«31» марта 2017 года система электронного документооборота была запущена в промышленную эксплуатацию. Задачи, поставленные ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт», выполнены. Обеспечено систематизированное хранение документов, настроена процессная работа, шаблоны документов, автоматизировано и настроено в соответствии с группами доступа к документам 25 рабочих мест.

В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ мы решили все стоящие перед нами задачи по созданию упорядоченной системы хранения и оперативного управления документами.

Выражаем благодарность сотрудникам ООО «ПитерСофт» за оказанные услуги. Мы оцениваем сотрудничество с ООО «ПитерСофт» как успешное и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.