Автоматизация работы с договорами на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО «ТаграС-РемСервис»

ООО «ТаграС-РемСервис» (г.Альметьевск, Татарстан) образовано в 2008 году (первоначально название – "Татнефть-Ремсервис") в результате выделения из ОАО «Татнефть» подразделений капитального ремонта скважин. Входит в состав «ТаграС-Холдинга». Предприятие оказывает услуги по текущему и капитальному ремонту скважин, повышению нефтеотдачи пластов, строительству скважин малого диаметра, водозаборных, оценочных скважин на верхние пласты, гидроразрыву пластов, внедрению оборудования раздельной эксплуатации. Комплексные решения по повышению нефтеотдачи пластов реализуются с применением собственных технологий и оборудования.
Персонал группы насчитывает около 4700 человек.
Заказчиками на услуги КРС у «ТаграС–РемСервиса» являются «Татнефть», «Роснефть», малые нефтяные компании (МНК) Татарстана и другие.
До реализации проекта учет договоров в «ТаграС–РемСервис» велся в таблицах EXCEL, согласование проектов договоров – в СЭД «Практика». Информации таблиц EXCEL было достаточно для проведения мониторинга договоров. Однако заведение информации происходило вручную и не исключалась возможность некорректного заведения данных из-за человеческого фактора (доп.соглашение сдали, но во время регистрации не отметили данные из-за вошедшего посетителя или принятого телефонного звонка). Корректировка данных в реестре по мере выявления несоответствий снимала данную проблему, однако не отменяла вопроса корректности всего реестра. Кроме того, заведение подписанного договора в системе бухгалтерского учета происходило вручную, т.е. данные по 1 договору вводились 2 раза(и в СЭД «Практика» и в «1С:Управление производственным предприятием» ).
Вышеуказанных ручных операций и сопутствующих им ошибок можно избежать, если информация о договоре будут автоматически передаваться в информационные системы из данных, заводимых ответственным исполнителем, а учет договоров будет производиться в той же программе, в которой происходит согласование проектов договоров. Таким образом, цель проекта может быть сформулирована как замена существующей системы согласования договоров с СЭД «Практика» на «1С:Документооборот КОРП» с последующей интеграцией с «1С:Управление производственным предприятием».
В целях автоматизации делопроизводства и документооборота ООО «ТаграС-РемСервис» было принято решение создать систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Для выполнения работ по внедрению системы заключен договор с компанией ООО «Фирма ЛИСТ» (г.Набережные Челны) – фирмой-франчайзи 1С, имеющей большой опыт внедрения автоматизированных систем на предприятиях Закамского региона РТ.
В рамках проекта внедрения СЭД специалистами Фирмы ЛИСТ в командном содействии со специалистами ООО «ТаграС-РемСервис» были выполнены следующие работы:
• Установлено и настроено программное обеспечение на серверах и рабочих станциях пользователей. Развернута и протестирована система автоматизации.
• Настроены основные параметры «1С:Документооборот КОРП»: константы, справочники, виды документов, почты, учетных записей и т.п.
• Созданы списки пользователей, назначены им прав доступа, произведена индивидуальная настройка рабочих мест.
• Выполнена адаптация типовой конфигурации (доработка программы под особенности предприятия) согласно техническому заданию.
• Внедрены следующие бизнес–процессы:
«Оформление и согласование договора».
• Разработаны отчеты в соответствии с техническим заданием.
• Разработан и протестирован обмен данными с «1С:Управление производственным предприятием».
• Проведено обучение работе в системе документооборота как в группах пользователей, так и индивидуально на рабочих местах.
• Проведена опытно-промышленная эксплуатация на реальных данных длительностью 3 месяца, в ходе которой была детально протестирована системы электронного документооборота на предмет соответствия потребностям пользователей, а также выполнена проверка подготовленности пользователей к работе в СЭД.
Автоматизировано 100 рабочих мест.
Система принята в эксплуатацию 16.12.2016г. и в настоящее время успешно функционирует.
Результат, полученный от внедрения программного продукта «1С:Документооборот КОРП», вполне оправдал наши ожидания:
- упорядочена работа сотрудников с документами, договорами;
- сократилось время поиска нужной информации и качество обработки документов;
- мавтоматизированы бизнес-процессы предприятия, что позволило сократить время согласования документов.

Работы по внедрению были выполнены в соответствии с запланированными сроками и бюджетами, с надлежащим качеством. Уровнем оказанных услуг мы вполне довольны.

Внедренную информационную систему оцениваем (по 5-бальной шкале) следующим образом:
• Соответствие потребностям организации – 4
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
• Удобство работы с программой – 4
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
• Качество работы Фирмы ЛИСТ - партнера "1С" – 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")

Внедренное решение мы можем рекомендовать коллегам использовать для автоматизации делопроизводства и документооборота их предприятий.
В настоящее время взаимодействие с Фирмой ЛИСТ проводится в рамках договора информационно-технологического сопровождения. Планируется развитие системы «1С:Документооборот» в части автоматизации управленческих бизнес-процессов нашего предприятия.