Внедрен ПП "1С:Документооборот 8" в ООО КвадроИнжениринг"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ООО «Квадро Инжиниринг» предлагает свои услуги в качестве подрядчика по проектированию, общестроительным работам, поставке и монтажу оборудования для внутренних инженерных систем зданий и сооружений, а так же финишной отделке любой сложности.
Перед компанией стояла задача произвести автоматизацию документооборота и делопроизводства.
Цели проекта:
• Оптимизация процесса обработки входящих/исходящих/внутренних документов, приказов и распоряжений;
• Повышение контроля исполнительской дисциплины по назначенным и исполненным поручениям в организации.
• Обеспечение возможности хранения и быстрого поиска электронных версий документов.
• Оптимизация процесса обработки входящих обращений от граждан и подготовки ответов в установленные законодательством сроки;
• Сокращение трудозатрат на ведение документооборота в организации за счет; регламентированной деятельности внутри учетной системы;
• Ускорение ведения внутренней служебной переписки.
Основные предпосылки внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8»:
С ростом компании и увеличения количества документов у руководства компании возникли проблемы следующего характера:
• Затруднен контроль исполнения входящей корреспонденции;
• Не налажен процесс хранения документов;
• Длительный срок согласования документов, особенно договоров;
• Невозможно оперативно отследить местонахождение того или иного документа;
• Отсутствие оперативной, актуальной отчетности по наличию и обработке входящей и исходящей корреспонденции.
Выбор продукта был обусловлен рядом факторов:
• В компании уже использовались другие программные продукты фирмы 1С;
• В программе были реализованы все бизнес-процессы, необходимые для автоматизации системы электронного документооборота;
• Популярность программ фирмы 1С на ИТ-рынке.
Выполнены следующие работы:
• Сбор и анализ требований Заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Подготовка Технического задания на реализацию требований Заказчика;
• Адаптация системы и развертывание;
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
• Начальные настройки типового решения (программы) для начала ведения учета;
• Индивидуальное обучение в офисе Заказчика;.
• Настроены шаблоны видов документов;
• Реализованы принципы пообъектного (проектного) учета документов и технической документации.
Результаты проекта:
• Проведена автоматизация процессов работы с входящими/исходящими документами и управление договорами;
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• Обеспечено централизованного хранения документов и удобства поиска;
• Повышен уровень прозрачности процессов документооборота;
• Повышен уровень взаимодействия и эффективности деятельности персонала компании.
В настоящее время система находится в промышленной эксплуатации. Проводятся периодические консультации пользователей Заказчика.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика