Автоматизация оперативного и управленческого учета в ООО "Технологии успеха" на базе "1С:Управление торговлей 8"

Компания «Технологии успеха» - один из активных игроков на развивающемся рынке информационных технологий Республики Коми. Мы специализируемся на создании и сопровождении систем защиты информации, электронной отчетности и документооборота, инфраструктурных программных и аппаратных решений, и являемся официальным партнером многих ведущих разработчиков решений по информационной безопасности.

Желание оптимизировать работу компании с текущими клиентами и процесс привлечения новых сделало необходимой разработку большого количества инструментов для организации работы отдела продаж. Несмотря на то, что многие из инструментов показали себя эффективными, актуальной осталась необходимость объединить их в одной информационной среде.

CRM контур был реализован на СУБД с интерфейсной оболочкой. Он представлял собой накопитель данных со сложной системой поиска по базе. Отдельно была разработана среда для подготовки проектов договоров и отслеживания их статусов. Менеджеры учитывали свои взаимодействия с клиентами в различных табличных документах. Счета и реализации бухгалтерия выписывала в системе регламентированного учета. Там же готовились управленческие отчеты для руководства. Информация о поступивших оплатах от покупателей попадала к менеджерам в виде выгруженных из 1С:Бухгалтерии файлов. Таким образом, в компании не существовало единой системы, позволяющей получить полную и актуальную информацию по существующим и завершенным проектам.

На одном из еженедельных совещаний руководитель Службы информационных технологий предложил рассмотреть вариант автоматизации оперативного учета на базе конфигурации 1С:Управление торговлей. После рассмотрения основных функциональных возможностей было принято решение внедрить данный инструмент управления бизнес процессами в компании, воспользовавшись услугами сервисной компании, партнера фирмы 1С, с опытом автоматизации предприятий.

На предварительном этапе была проведена демонстрация функциональных возможностей и анализ наших бизнес-процессов на предмет предстоящей автоматизации. Представители фирмы-франчайзи сформировали полное представление о том, как будут взаимодействовать наши учетные системы, какие бизнес процессы мигрируют в 1С:Управление торговлей и какие функции по ролям будут выполнять наши сотрудники в рамках единого информационного пространства. Представленные возможности нас устроили, и был заключен договор на автоматизацию.

Первым важным этапом автоматизации стала отладка обменов между системами управленческого и регламентированного учета. Был осуществлен перенос всей истории взаиморасчетов и товарных движений в 1С:Управление торговлей 8 и последующее сведение оборотов.

Следующим стал этап адаптации шаблонов наших договоров. Большое количество условий, от которых зависит конечная форма договора и его приложений, усложнило автоматизацию процесса подготовки договоров к согласованию. Но полученным результатом мы довольны.

В дальнейшем был продуман и реализован контур пакетной выписки документов на обучение и семинары, имеющий свою специфику в части построения графиков и учета слушателей. Были доработаны механизмы составления коммерческих предложений и выхода на сделку. Была скорректирована подсистема задач: изменен состав и принципы отправки уведомлений о новых задачах сотрудникам на электронную почту.

Таким образом, был достигнут приемлемый уровень взаимодействия бухгалтерии, специалистов отдела продаж, менеджеров по работе с партнерами и руководства. Теперь менеджеры могут сами управлять заказами, отслеживать их статусы. Специалисты отдела продаж - готовить коммерческие предложения и проекты договоров. Бухгалтерия выписывает реализации и отражает оплату. Руководители формируют отчеты. И всё это в одной программе.

На очереди развитие инструментов телемаркетинга и рассылок. Типовые механизмы программы упрощены относительно необходимых нам инструментов, но мы уверены, что в скором времени нам будет доступен весь необходимый функционал автоматизации за счет реализации собственных идей и опыта нашей обслуживающей организации.