Внедрение ПП"1С:Документооборот КОРП" для Беларуси на Производственно-торговом унитарном предприятии "Сария"

Наша компания существует с 2006 года. Спектр услуг, оказываемых компанией, охватывает утилизацию и переработку биологического сырья, производство высококачественных полуфабрикатов и готовых продуктов для различных отраслей промышленности. Мы используем эффективные производственные системы, в разработку которых вложены знания и многолетний опыт работы предприятий группы Saria на международном уровне.

Как мы пришли к автоматизации:

Что имели:

Учет бумажных и электронных документов велся, можно уже сказать, в хаотическом порядке. Некоторые документы приходилось искать непозволительно долго. Если с бумажными был более-менее порядок, то вот с электронными была вообще беда. Не было централизованного хранения электронных документов, они были разбросаны на компьютерах пользователей, в сетевых папках, на флэшках и ещё бог знает где. Более того, когда с документами работает несколько сотрудников, плодятся много экземпляров одного и того же документа, что делает совместную работу совершенно дискомфортной.

А что же нам нужно:

У нашей компании большие планы по развитию и расширению производства. Вместе с тем, очевидно, что без реорганизации системы управления документами и задачами мы в скором времени будем испытывать просто неимоверные трудности в системе деловой коммуникации и исполнительской дисциплины в целом.

Была определена проблема:

Для столь показательной компании в плане культуры производства было непозволительным иметь столь старомодный подход к учету документов и к организации системы принятия решений. К тому же проволочки с исполнительской дисциплиной и долгие сроки реагирования при работе с партнерами в значительной степени наносили вред репутации нашей компании.

Как происходила автоматизация

Начало:

Мы уже давно сотрудничаем с компанией ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест», которая обслуживает нам бухгалтерию по "1С". Мы слышали, что у них есть большой опыт в исполнении такого рода работ. Они нам и сами раньше предлагали внедрить систему электронного документооборота, но мы отказывались, так как не видели на тот момент ещё проблемы. Таким образом, мы обратились к компании «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» с целью наведения порядка в документообороте, решения проблемы учета и хранения документов.

Уже на первых встречах была видна заинтересованность обслуживающей организации реально нам помочь. По результатам нескольких встреч и обсуждения текущего состояния дел вместе со специалистами появилась реальная "картина" (но пока еще в голове) как нужно все приводить в порядок. Затем эту "картину" перевели на бумагу, и специалисты «ЮКОЛА-ИНФО-Брест», спустя некоторое время провели нам демонстрацию того, как можно реализовать все наши задачи на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». По результатам демонстрации мы были очень удивлены насколько много полезных функций, кроме тех, которые нам необходимы, имеет программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Затем специалисты продемонстрировали нам план доработок и внедрения, по которому необходимо было нам всем двигаться в процессе автоматизации.

 Как все происходило:

1. Специалистами производилась установка и настройка программы «1С:Документооборот 8 КОРП»:
   Результат: Установленное ПО.
2. Специалистами проводилось обучение персонала работе с программой 1С:Документооборот 8.
   - Вводное обучение ключевых работников по работе с программой 1С:Документооборот 8.
   - Обучение, консультации по вводу начальных данных и справочников в программу.
   - Профильное обучение всех сотрудников по должностям.
   - Пробная самостоятельная работа сотрудников в программном продукте.
   - Консультирование по результатам самостоятельной работы.
   Результат: Выход сотрудников компании на новый уровень в сфере документооборота. Получение новых навыков и инструментов управления.
3. Запустили программу «1С:Документооборот 8 КОРП» на участках внешнего документооборота и автоматизация внутренних бизнес-процессов:
   - Проверка введенных данных.
   - Запуск программы.
   Результат: Запущенное ПО. Обученный персонал. Автоматизация ведения внешнего документооборота и автоматизация внутренних бизнес-процессов
4. Запустили в эксплуатацию подсистемы работы с корпоративной электронной почтой компании в рамках программы «1С:Документооборот 8 КОРП».
5. Запустили программу «1С:Документооборот 8 КОРП» на участках внутреннего документооборота.
   Результат: Единое место хранения и работы с внутренними документами. Оперативность в поиске нужного документа и его актуальной версии.
6. По максимуму использовался стандартный функционал программы: «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Почта», задачи и бизнес-процессы, «Мероприятия», «Отсутствие», «Делегирование прав» и «Ролевая маршрутизация».

Результат: Результат стал очевиден для всех сотрудников уже спустя непродолжительное время эксплуатации продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Теперь каждый сотрудник мог сам оперативно найти нужный ему документ, не отвлекая при этом своих коллег. Быстро была оценена прозрачность в постановке задач и их исполнении. Информация между сотрудниками стала передаваться мгновенно и точно между сотрудниками, работающими в системе. Если до использования системы, некоторые сотрудники сомневались в целесообразности её внедрения, то на данный момент они же и удивляются тому, как компания могла бы жить без неё.