Построение системы документооборота в компании ООО "ФАРМАИМПЕКС КОНСАЛТ" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" специалистами компании 1С:Первый БИТ

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Информация о заказчике

Группа Компаний «Фармаимпекс» начала свою деятельность в 1994 году. Сегодня предприятие является одним из лидеров аптечного бизнеса в России. Филиальная сеть включает около 600 аптек в 19 регионах страны.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта было выведение системы документооборота в компании на качественно новый уровень. Для этого было необходимо:

Свести к минимуму ручной труд на подготовку документов и их поиск;
Ускорить согласование договоров;
Автоматизировать хранение документации, перевести документооборот с бумажных носителей в электронный формат;
Усилить контроль за исполнением задач и поднять исполнительскую дисциплину;
Создать единый мастер-справочник справочник контрагентов по организации;
Консолидировать документооборот во всех филиалах в единую документную базу.
Описание проекта

Группа компаний «Фармаимпекс» вела работу с документами вручную, на бумажных носителях. Согласование договоров отнимало значительное время. Не было налажено хранение электронных версий документов и их систематизация, что затрудняло поиск актуальных версий файлов. Из-за отсутствия унифицированного справочника контрагентов в разных программных продуктах возникала путаница при оформлении документов. Подготовка бумажных вариантов документов требовала избыточных затрат времени. Широкая филиальная сеть, охватывающая 19 регионов страны, усложняла оперативный обмен документацией с удаленными офисами.

Компания нуждалась в современной и качественной системе документооборота, которая помогла бы повысить качество работы с документацией, а также позволила усилить контроль за исполнительской дисциплиной.

В качестве базы для автоматизации предприятия было выбрано решение «1С:Документооборот КОРП». Для выполнения проекта по внедрению нового программного обеспечения руководство ГК «Фармаимпекс» привлекло сотрудников Ижевского офиса «Первого БИТа». Выбор компании-интегратора был обусловлен богатым опытом специалистов в аналогичных проектах и широким спектром предоставляемых услуг сопровождения.

Эксперты «Первого БИТа» провели анализ бизнес-процессов организации и разработали единый стандарт согласования документов. В ГК «Фармаимпекс» на протяжении длительного времени сложилась практика согласования документов по уникальной схеме, приспособленной под нужды предприятия. Поэтому первоочередной задачей стала настройка программного продукта и заведение нешаблонных маршрутов согласования договоров и других документов.

Создание единой информационной базы позволило не только централизовать хранение электронный копий документов, но и дало возможность контролировать их изменения и быстро находить нужный файл самой актуальной версии.

Было автоматизировано внесение новых контрагентов в систему. Справочник, созданный в системе документооборота, назначен мастер-справочником для всех связанных систем и данные из него автоматически переносятся в остальные учетные продукты, используемые на предприятии.

Установленная система обеспечила также контроль за исполнением поручений. Благодаря удобным отчетам руководитель предприятия оперативно получает данные о занятости сотрудников, скорости и своевременности выполнения задач.

Для специалистов учреждения было проведено обучение работе в новом программном продукте.
Результаты проекта

В результате проекта компания получила автоматизированную систему документооборота, которая существенно повысила качество работы с документами:

Согласование договоров ускорено в 2-3 раза за счет одновременного согласования всеми ответственными лицами;
Созданы эффективные инструменты контроля за исполнительской дисциплиной;
Благодаря унифицированному мастер-справочнику контрагентов минимизированы ошибки в документации;
Общая база документооборота, охватывающая все филиалы компании, позволяет быстро обмениваться документами, оперативно согласовывать их и контролировать исполнение;
Сведены к нулю случаи утраты документов и договоров благодаря электронной базе документооборота.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика