Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Европейские Строительные Технологии"

ООО "Европейские Строительные Технологии"
Тверь, Сентябрь 2016

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 100

Я представитель компании ООО «ЕСТ». Мы работаем на рынке девелопмента, инжиниринговых и строительных услуг. В наше портфолио входят такие проекты как: Leroy Merlin, McDonalds, Metro, Лента, Декатлон.  

Раньше мы регулярно спотыкались о проблемы с документооборотом. Всему виной география и масштаб нашей деятельности. Значительная часть объектов находится за пределами Москвы, что усложняло сообщение между строительными площадками и отделами главного офиса. Чтобы согласовать обыкновенный счет, приходилось устраивать танцы с бубнами - вместе с электронным письмом высылали скан-копию документа, который предварительно подписывали и сканировали. И так от одного согласующего лица к другому. Срок обработки исчислялся днями, а если находили ошибки, то и неделями.   

Как результат:

  • Отставание от графика
  • Штрафные санкции
  • Потеря внешних и внутренних документов
  • Слабый контроль над подчиненными
  • Слабая коммуникация между отделами
  • Потерянные заявки
  • Просрочка дедлайнов  

Основная задача, которая перед нами стояла — это автоматизация документооборота.

А именно:

  1. Заявки на ОМТС
  2. Учет Договоров с контрагентами
  3. Тендерная документация
  4. Проектные документы
  5. Согласование текстов претензий
  6. Заявки на перемещение ОС и материалов между объектами
  7. Заявки на спец. технику и спец. инвентарь
  8. Согласование ведомости объемов работ
  9. Заявки на ремонт
  10. Заявки на предоставление услуг
  11. Служебные записки
Мы решили обратиться за помощью в фирму-франчайзи 1С «ЧтоДелать1С». В ходе консультации специалист компании предложил нам перейти на «1С:Документооборот» версии КОРП.

Внедрение этого продукта позволило нам автоматизировать следующие процессы:

  • Описаны бизнес процессы по всем ключевым внутренним документам организации
  • Настройка прав пользователей по принадлежности к проекту
  • Создание необходимых видов документов в программе
  • Настройка уникальных бизнес-процессов под каждый вид документа
  • Настройка мобильных клиентов руководящему составу
  • Настройка «легкой» почты в конфигурации 1С:Документооборот
  • Настройка специальных «урезанных» прав для диспетчеров на строительных площадках
  • Настройка детекторов событий и обработчиков этих событий по срокам начала задач по плану проекта
  • Настройка шаблонов документов

Как стали работать процессы после автоматизации:

1. Сократился жизненный цикл создания и согласования заявки на ОМТС, что существенно разгрузило отделы ПТО и ОМТС. 

Результат:

  • Материально-технические средства в срок и в полном объеме поставлялись на строительные площадки
  • Прохождение контрольных точек строительства проходили строго по графику     

2.  Оптимизирован процесс запуска тендеров.

Результат:

  • Был установлен контроль над тендерным процессом
  • Проявились слабые звенья работы всей компании
  • Процесс стал более прозрачным для руководства компании
3. Настройка клиентов «1С:Документооборот» на мобильных устройствах руководства.

Результат:

  • Дистанционное управление документооборотом
  • Удаленное согласование документов
4. Юридический отдел внедрил централизованную систему документооборота.

Результат:

  • Появился журнал передачи договоров с контролем возврата
  • Шаблон договора принял однообразный фирменный стиль
  • Исключили ошибки, связанные с человеческим фактором
Упростилась навигация по документообороту.   

Результаты автоматизации:

  • Процесс документооборота по разным объектам был упорядочен
  • После внедрения уменьшился срок обработки заявок и документов
  • Уменьшился объем бумажных носителей
  • Появился четкий протокол прохождения согласования того или иного документа
  • У бухгалтеров появилось время познакомиться с коллегами и выпить чаю    

Выполнены следующие работы:

  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
  • Сопровождение и настройка программного обеспечения под ключ 

Сопровождение:

Провели обучающие занятия по документообороту в рамках предоставляемых услуг.

Программа обучения:

  1. Обучение отделов ОМТС и ПТО по созданию и администрированию документов отдела: заявки на ОМТС, перемещение, услуги, спец. технику
  2. Обучение администратора компании по работе с 1С:Документооборот и администрированием прав пользователей
  3. Обучение сотрудников тендерного отдела по администрированию тендеров в программе
  4. Обучение юридического отдела по администрированию договорной работы

 

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

1. Информация о компании:
ООО «Европейские Строительные Технологии» осуществляет полный комплекс работ по возведению объектов любого уровня сложности, начиная от выбора земельного участка и до ввода объекта в эксплуатацию.
2. Исходная ситуация:
В связи с потребностями в ускорении работы с большим количеством документов появилась необходимость организовать систему, которая позволит быстрее согласовывать документы
3. Выбор продукта:
После анализа рынка было принято решение о приобретении «1С:Документооборот 8 КОРП», так как данное решение имеет объемный функционал, предоставляющий широкие возможности для комфортной и удобной работы, а также обеспечивающий высокий уровень автоматизации. Она является универсальной и разработана с учетом требований, обусловленных построением основных бизнес-процессов.
4. Решение:
Специалистами компании «Что делать Система» проведена установка программного продукта, организовано начальное обучение пользователей, оказаны консультационные услуги.
Автоматизированы следующие функции:
• делопроизводство,
• учет и хранение документов,
• учет договоров,
• автоматизирован тендерный отдел,
• разработана процедура проведения тендера ,
• разработан метод движения документов по проектам строительства.
5. Результаты проекта:
Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП» позволило создать единую систему электронного документооборота между подразделениями для эффективного управления компанией, сократить время на обработку документации, снизить вероятность потери документов на бумажных носителях.
6. Состояние проекта:
система передана в промышленную эксплуатацию
7. Параметры проекта
1. Вариант работы системы: файловый.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: около 100 высококвалифицированных специалистов.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 100 рабочих мест
5. Количество документов, обрабатываемых в год: более 2000.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: обучение сотрудников на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: гарантийное обслуживание.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика