Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Европейские Строительные Технологии"

Я представитель компании ООО «ЕСТ». Мы работаем на рынке девелопмента, инжиниринговых и строительных услуг. В наше портфолио входят такие проекты как: Leroy Merlin, McDonald’s, Metro, Лента, Декатлон.  

Раньше мы регулярно спотыкались о проблемы с документооборотом. Всему виной география и масштаб нашей деятельности. Значительная часть объектов находится за пределами Москвы, что усложняло сообщение между строительными площадками и отделами главного офиса. Чтобы согласовать обыкновенный счет, приходилось устраивать танцы с бубнами - вместе с электронным письмом высылали скан-копию документа, который предварительно подписывали и сканировали. И так от одного согласующего лица к другому. Срок обработки исчислялся днями, а если находили ошибки, то и неделями.   

Как результат:

• Отставание от графика
• Штрафные санкции
• Потеря внешних и внутренних документов
• Слабый контроль над подчиненными
• Слабая коммуникация между отделами
• Потерянные заявки
• Просрочка дедлайнов  

Основная задача, которая перед нами стояла — это автоматизация документооборота.

А именно:

1. Заявки на ОМТС
2. Учет Договоров с контрагентами
3. Тендерная документация
4. Проектные документы
5. Согласование текстов претензий
6. Заявки на перемещение ОС и материалов между объектами
7. Заявки на спец. технику и спец. инвентарь
8. Согласование ведомости объемов работ
9. Заявки на ремонт
10. Заявки на предоставление услуг
11. Служебные записки

Внедрение этого продукта позволило нам автоматизировать следующие процессы:

• Описаны бизнес процессы по всем ключевым внутренним документам организации
• Настройка прав пользователей по принадлежности к проекту
• Создание необходимых видов документов в программе
• Настройка уникальных бизнес-процессов под каждый вид документа
• Настройка мобильных клиентов руководящему составу
• Настройка «легкой» почты в конфигурации 1С:Документооборот
• Настройка специальных «урезанных» прав для диспетчеров на строительных площадках
• Настройка детекторов событий и обработчиков этих событий по срокам начала задач по плану проекта
• Настройка шаблонов документов

Как стали работать процессы после автоматизации:

1. Сократился жизненный цикл создания и согласования заявки на ОМТС, что существенно разгрузило отделы ПТО и ОМТС. 

Результат:

• Материально-технические средства в срок и в полном объеме поставлялись на строительные площадки
• Прохождение контрольных точек строительства проходили строго по графику     

2.  Оптимизирован процесс запуска тендеров.

Результат:

• Был установлен контроль над тендерным процессом
• Проявились слабые звенья работы всей компании
• Процесс стал более прозрачным для руководства компании

Результат:

• Дистанционное управление документооборотом
• Удаленное согласование документов

Результат:

• Появился журнал передачи договоров с контролем возврата
• Шаблон договора принял однообразный фирменный стиль
• Исключили ошибки, связанные с человеческим фактором

Результаты автоматизации:

• Процесс документооборота по разным объектам был упорядочен
• После внедрения уменьшился срок обработки заявок и документов
• Уменьшился объем бумажных носителей
• Появился четкий протокол прохождения согласования того или иного документа
• У бухгалтеров появилось время познакомиться с коллегами и выпить чаю    

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сопровождение и настройка программного обеспечения под ключ 

Сопровождение:

Провели обучающие занятия по документообороту в рамках предоставляемых услуг.

Программа обучения:

1. Обучение отделов ОМТС и ПТО по созданию и администрированию документов отдела: заявки на ОМТС, перемещение, услуги, спец. технику
2. Обучение администратора компании по работе с 1С:Документооборот и администрированием прав пользователей
3. Обучение сотрудников тендерного отдела по администрированию тендеров в программе
4. Обучение юридического отдела по администрированию договорной работы