Внедрение ПП "1С:Управление небольшой фирмой 8" у ИП Мороз Михаил Николаевич

Сеть салонов штор (ИП Мороз)

Отрасль: пошив штор

Сотрудников: 10 человек, 3 точки продаж

Что было:

Учет у нас велся в Excel. Данные по каждой из 3-х точек продаж заносились вручную и предоставлялись мне ежедневно. Мне самой приходилось сводить их в единую базу и формировать управленческую отчетность, чтобы понимать, как идут дела в компании. Так как учет велся вручную в Excel, то довольно часто допускались ошибки, которые еще больше затягивали процесс сверки и искажали реальную ситуацию. Счета тоже выставляла я для всех 3-х точек. Все процессы были завязаны на мне, невозможно было отлучиться с рабочего места. Начисление зарплаты было просто ночным кошмаром! В компании есть система мотивации и бонусов и, чтобы рассчитать зарплату, мне приходилось часами разбираться в записях, таблицах и высчитывать суммы бонусов. При этом для сотрудников процесс начисления был не до конца прозрачен.

Все время съедала оперативная работа. И шла она только в двух режимах: монотонные подсчеты и суетливое решение текущих вопросов. Думать о чем-то еще не было ни времени, ни сил.

В компании работала система скидок для клиентов, причем она включала несколько уровней (скидки постоянным клиентам, скидки за рекомендации, скидки от объема и т.д.). Записи о размере скидок велись частично в excel, частично на бумаге, трудно было собирать информацию по всем 3 точкам. Иногда, чтобы понять, какую скидку можно сделать клиенту, приходилось звонить на другую точку и уточнять: был ли такой-то клиент, что он купил, порекомендовал ли он кому-то обратиться в компанию. Помимо того, что это осложняло работу, еще и выглядело непрофессионально в глазах клиентов.

Были сложности с координированием процесса заказов. Запись на замеры велась на листочках и в блокнотах. Как итог – про некоторые замеры забывали напомнить, на них могли опоздать, могли записать двух клиентов на одно и то же время. Было сложно отследить, все ли запланированные замеры были проведены, каковы их результаты, какой заказ был оформлен по итогу замера.

С контролем исполнения заказов тоже было все сложно – непонятно на какой заказ какие ткани и фурнитуру использовали и сколько, какое количество осталось. Не было наглядной картины, сколько заказов в работе, к каким датам клиенты ждут свои заказы и насколько загружен каждый сотрудник. 

Что стало:

Автоматизацию провели на базе 1С:УНФ. В системе работает 5 пользователей. Все данные по 3-м точкам автоматически попадают в одну базу, без дублирования и сведения вручную. Ошибки ликвидированы – все считается автоматически.

Было очень важно сделать прозрачным для сотрудников процесс начисления заработной платы. Теперь сотрудники сами видят и начисляют свою зарплату, а я только контролирую процесс. В системе четко отображаются все бонусы и за что они начислены. Вопросы и недопонимания исчезли! И расчет зарплаты теперь происходит автоматически, это экономит как минимум 10 часов ежемесячно.

Автоматизация облегчила работу на всех этапах:

• Запись на замеры ведется в системе, накладки по времени исключены. Никто не забывает про назначенные встречи. Пара кликов мыши – и можно увидеть, сколько назначено замеров и на какие даты, сколько уже было выездов.

• Процесс дальнейшей работы стал наглядным – легко увидеть, к какой дате нужен пошив и на каком он этапе, сколько материала требуется и сколько в остатках.

• По каждому клиенту есть информация, доступная в каждой точке продаж: что заказал клиент, на какую сумму, когда, какая скидка ему была предоставлена и т.д.

• Счета формируются и выставляются автоматически, с учетом всех скидок клиенту.

В общем, что было и что стало – это земля и небо! Изменилось все. Это как пересесть с запорожца на иномарку с коробкой-автомат))

Раньше я думала, что 1С – это только для бухгалтеров. И я очень рада, что ошибалась. Оказывается, возможностей там намного больше. Я, например, всегда старалась иметь актуальную информацию, поэтому ежедневно собирала данные по показателям своих салонов. Теперь я узнала, что оказывается, то, чем я занималась, называется управленческий учет. И как же здорово, что его тоже можно вести автоматически!

Наконец-то освободилось время чтобы полистать каталоги, найти новинки для салонов, съездить на специализированные выставки, подумать о том, как развиваться дальше, где есть перспективы и точки роста. Я вспомнила, что для меня салон штор – это, в первую очередь, не рутина, беготня и стресс, а возможность выражать себя и нести красоту и уют в дома людей. Вспомнила, почему вообще начала заниматься этим бизнесом, почувствовала радость и удовольствие от работы!

Владелица сети салонов штор,

Светлана Мороз