Автоматизация документооборота в АО «УК ««РосСпецСплав - Группа МидЮрал»

Отзыв клиента

АО «УК ««РосСпецСплав - Группа МидЮрал»
Екатеринбург, Май 2016

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 50

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Основная задача проекта – повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам.

Ранее в компании документооборот осуществлялся в традиционном бумажном виде. Приняв решение о переходе на СЭД, сотрудники компании самостоятельно осуществили анализ существующих на рынке систем и остановили свой выбор на "1С:Документооборот". Основные преимущества данной системы, которые отмечает заказчик: идеальное соотношение "цена-качество", весь необходимый функционал, заложенный в программном продукте.

Для этого в ходе проекта автоматизировано 50 рабочих мест.

Описание внедрения.
В ходе внедрения были выполнены следующие работы:
- Установка «1С:Документооборот»;
- Установка web-сервера;
- Настройка НСИ (организации, орг.структура, пользователи и др.);
- Настройка типовых групп доступа;
- Настройка входящих и исходящих документов, процессов по ним;
- Предоставление инструкции пользователям по регистрации входящих и исходящих документов, их обработке – включая регистрацию, рассмотрение, исполнение; по созданию и обработке организационно-распорядительных документов, их согласованию, утверждению и исполнению; по контролю исполнительской дисциплины по задачам подчиненных, по документам, находящимся на контроле;
- Обучение администратора и пользователей.

Результаты.

На текущий момент автоматизировано 99% рабочих мест в Управляющей компании. В управляемых обществах пока в системе работает ограниченное количество сотрудников: высший менеджмент, сотрудники Управления делами, секретари и ИТ-специалисты. Масштабирование системы продолжается, в планах на ближайший год - перевод сотрудников всех предприятий на СЭД и в конечном итоге максимально возможный отказ от бумажного документооборота.

Наибольший объем документов приходится на 2 подразделения управляющей компании: Управление делами (входящие и исходящие документы, служебная документация и т.д.) и Дирекцию по правовым вопросам (юридическая документация). С момента внедрения "1С:Документооборот" сроки согласования документов в этих подразделениях сократились в среднем с 2 недель до 3 дней.

Сейчас в компании решается задача по постановке контроля задач и исполнительской дисциплины средствами "1С:Документооборот". Как отмечает руководители подразделений, система повысила прозрачность учета документов и задач: на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов, можно увидеть, по каким задачам срываются сроки, и своевременно принять меры по данным выявленным несоответствиям.

Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.      

Выполнены следующие работы:

  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Отзыв клиента

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в АО «УК ««РосСпецСплав - Группа МидЮрал». Внедрение осуществлялось с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот).
Работы проводились в 2016 году.
В результате:
• Система запущена в промышленную эксплуатацию 30.05.2016.
• Автоматизировано 50 рабочих мест.
• Установлен web-сервер, программный продукт «1С:Документооборот КОРП».
• Настроены: НСИ (организации, орг.структура, пользователи и др.), типовые группы доступа; входящие и исходящие документы, процессы по ним.
• Предоставлены инструкции пользователям, проведено обучение администратора и пользователей.
• На текущий момент автоматизировано 99% рабочих мест в Управляющей компании. В Управляемых обществах в системе работает ограниченное количество сотрудников: высший менеджмент, сотрудники Управления делами, секретари и ИТ-специалисты. Масштабирование системы продолжается, в планах на ближайший год - перевод сотрудников всех предприятий на СЭД и в конечном итоге максимально возможный отказ от бумажного документооборота.
Спустя полгода с начала промышленной эксплуатации, можно сделать оценку внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации — 5 баллов.
• Удобство работы с программой — 5 баллов.
• Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов.

На вопрос о том, готова ли организация АО «УК ««РосСпецСплав - Группа МидЮрал» рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».
Благодарим специалистов компании «1С-КПД» за квалифицированную, добросовестную и ответственную работу.
Разрешаем использовать данный отзыв для публикации в СМИ или в других маркетинговых целях.

Новоселова Елена Александровна, директор по правовым вопросам.

03.02.2017