Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот 8" в ООО "Северстрой"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Цели и задачи проекта: повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам внутри холдинга.

Ситуация до старта проекта:
До старта проекта все документы компании хранились в бумажном варианте, а также разрозненно на серверах каждой из компаний холдинга хранились скан-копии этих документов. Бизнес-процессы (согласование, поручения, ознакомление и другие) осуществлялись посредством электронной почты.

Особенности и уникальность проекта:
ООО "Северстрой" входит в состав группы компаний "Эйнком". В июне 2015 года специалистами «1С-КПД» был внедрен программный продукт «1С:Документооборот» в управляющей компании ООО «Эйнком» в Москве. Следующим этапом стало тиражирование решения, запрос поступил от компании "Северстрой", в 2016 году была создана распределенная информационная база, включающая в свой состав 2 информационные базы (в Москве и Сургуте). Информационные базы "1С:Документобоорота" были интегрированы, настроен полный обмен данными между ними.

Специалистами «1С-КПД» смоделирована система прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборот», учитывая холдинговую структуру организации. Сотрудники каждой из компаний имеют доступ к документам компании, а также определенные сотрудники имеют доступы к документом других компаний холдинга.

На базе «1С:Документооборот» организована единая информационная среда для хранения документов, прохождения бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины группы компаний.

Выполненные работы:
- Настройка НСИ; 
- Настройка видов входящих и исходящих документов;
- Настройка видов внутренних документов;
- Настройка прав доступа;
- Загрузка исторических данных;
- Настройка РИБ;

Результаты проекта:
- Организовано единое корпоративное информационное пространство, позволяющее формализовать и автоматизировать документооборот между 26 компаниями, входящими в холдинг.
- Документы, ранее хранившиеся на серверах компаний, теперь перенесены и централизованно хранятся в «1С:Документооборот». Все вновь созданные документы регистрируются и также хранятся в СЭД. В связи с этим поиск нужной информации сократился вдвое, исключена возможность их утери.
- Скорость движения документов внутри холдинга выросла в 2 раза.
- Раньше документы, которые внутри одной компании, а также между компаниями холдинга пересылались по электронной почте на ознакомление, рассмотрение, исполнение, могли «затеряться» в потоке других писем. Использование бизнес-процессов системы «1С:Документооборот» полностью решает данную проблему.
- Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документов, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8» в ООО «Северстрой». Внедрение осуществлялось с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот).
Работы проводились в 2015 – 2016 г.
В результате:
• система запущена в промышленную эксплуатацию 30 мая 2016 года;
• автоматизировано 300 рабочих мест;
• создана распределенная информационная база;
• выполнена загрузка исторических данных;
• выполнена настройка НСИ; настройка видов входящих и исходящих документов, внутренних документов; настройка прав доступа;
• смоделирована система прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборот».
Спустя полгода с начала промышленной эксплуатации, можно сделать оценку внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации — 5 баллов.
• Удобство работы с программой — 5 баллов.
• Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов.

На вопрос о том, готова ли компания «Северстрой» рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».
Благодарим специалистов компании «1С-КПД» за проявленный в ходе выполнения работ профессионализм и высокий уровень ответственности. Хотим отдельно отметить их отзывчивость, готовность оперативно оказать помощь и ответить на все возникающие вопросы.
Разрешаем использовать данный отзыв для публикации в СМИ или в других маркетинговых целях.



Директор по операционным вопросам ООО УК "ЛайфМолл"
ГК "Эйнком" - "СеверСтрой" _________________ Герок Анна Николаевна
М. П.

18.01.2017