Построение масштабной системы документооборота на 3000 рабочих мест в золотодобывающей компании "Полюс"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Масштаб проекта
«1С:Документооборот» в группе «Полюс» – это:
3000 автоматизированных рабочих мест;
24 бизнес-единицы;
4 региона России;
7 городов;
Уникальная система персональной защиты данных;
Совместное изменение документов Word при согласовании.

Ситуация в компании до старта проекта
- В Компании нет единой системы электронного документооборота (в качестве корпоративной платформы для документооборота использовалась СЭД другого российского вендора, а для создания общего коммуникационного пространства была внедрена система зарубежного вендора);
- Отсутствует единый инструмент контроля за исполнительской дисциплиной;
- Отсутствует централизованное хранение электронных документов Компании (происходит потеря информации);
- Существующими ИТ-системами не обеспечиваются требования информационной безопасности к конфиденциальному делопроизводству.

Бизнес-цель:
Повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на документооборот

Бизнес-задачи:
- Снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю (0,01 FTE* в месяц x на каждую 1000 пользователей = 10 FTE);
- Сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и Казначейства;
- Создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
- Сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
- Контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
- Сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений).

Задачи ИТ-проекта:
- Выбор платформы для системы электронного документооборота (СЭД);
- Выбор подрядчика для внедрения системы электронного документооборота;
- Формализованное описание управленческих бизнес-процессов в стандартах ARIS;
- Внедрение подсистемы электронного согласования договоров в корпоративном центре;
- Развертывание электронного архива на платформе СЭД;
- Внедрение подсистемы контроля исполнения поручений в корпоративном центре;
- Перевод системы делопроизводства корпоративного центра на платформу СЭД;
- Тиражирование в бизнес-единицы платформы СЭД и решений, используемых в корпоративном центре;
- Перевод значительной части внутрикорпоративного документооборота в электронную форму.

Выбор системы
В компании рассмотрели несколько отечественных и зарубежных систем, но отечественные в большинстве своем не позволяли создать систему с единым центром и филиалами, а западные не имели готовых шаблонов для российского документооборота. Исключение составляла система «1С:Документооборот»
На момент выбора в компании уже работало несколько систем от фирмы «1С». Бухгалтерский учёт, частично производственный учёт были автоматизированы на основе систем фирмы «1С». В компании работали сотрудники, которые могли поддерживать работу в программной среде «1С:Предприятие 8». Ещё один плюс — приемлемая стоимость. Всё это сыграло большую роль в выборе «1С:Документооборот». Процесс выбора был длительный, с расчётом прогнозов на 3 — 5 лет, и здесь «1С:Документооборот» вышел полным победителем». Исполнителем работ по внедрению СЭД на 3000 рабочих мест в ОАО "Полюс" г. Красноярск и тиражу на 24 бизнес-единицы стала компания "1С-КПД"; после того, как завершился пилотный проект на 250 пользователей в Москве, реализованный другим подрядчиком.

Исполнителем работ

Основные характеристики целевой модели электронного документооборота.
- Сотрудники всех бизнес-единиц (БЕ) группы Полюс, участвующие в подготовке, учете, исполнении и контроле документов, работают только с электронными документами.
- Передача документов в электронной форме осуществляется между сотрудниками как внутри каждой БЕ, так и между БЕ и между БЕ и КЦ.
- Сотрудники, участвующие в электронном документообороте, имеют доступ только к электронным документам в соответствии со своими функциональными обязанностями.
- Каждый электронный документ имеет единую ссылку, по которой он может быть открыт в любой БЕ и КЦ в соответствии с правами доступа.
- Сквозная интеграция с процессами МТО и Казначейства.

Архитектура системы.
Сначала в управляющей компании запустили пилотный проект на «1С:Документооборот». После его успешного завершения систему «1С:Документооборот» приняли в качестве корпоративного стандарта и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре.

Такой подход позволил:
- обеспечить единый контур управления документами;
- минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
- сократить затраты на поддержку;
- сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.

Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Система охватила все функции документооборота:
- автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
- централизованное хранение документов;
- маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
- контроль исполнения документов;
- автоматизированный поиск документов;
- обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
- формирование статистических и аналитических отчётов.

Единая система объединяет 3000 рабочих мест. Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. В настоящее время в компании одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут "нанизаны" эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах — интеграция с МТО.


Ключевые нестандартные подсистемы:
1) Подсистема защиты информации
- Категоризация информации по правам доступа – автоматическая и на уровне пользователей;
- Доступ к конфиденциальной информации с использованием двухфакторной аутентификации;
- Для контроля доступа к конфиденциальной информации за пределами СЭД используется система RMS (Rights Management Services) – даже скачанный на компьютер документ может быть открыт только при наличии связи с системой контроля доступа;
- Аудит действий пользователей.

2) Территориально-распределённый обмен
- Обмен информацией и работа узлов в условиях нестабильных и узких каналов;
- Пакетный обмен информацией с гарантированной доставкой;
- Работа с документами в двух режимах – «безусловная доставка» или «загрузка по требованию»;
- Организация разрешения конфликтов;
- Использование единой ссылки во всех узлах – документ открывается с ближайшего узла.

3) Совместное редактирование документов
- Совместное параллельное редактирование документов;
- Возможность параллельного согласования документа с одновременным внесением изменений – нет необходимости повторного пересогласования;
- Интеграционное решение с MS SharePoint, позволяющее расширить возможности совместной работы с проектами документов.

Экономическое обоснование:
- Полная автоматизация документооборота в Компании;
- Минимизация ручного труда;
- Перенаправление поручений по иерархии исполнения;
- Повышение производительности труда и контроля исполнительской дисциплины;
- Прозрачность всех бизнес-процессов;
- Универсальное защищенное хранение электронного контента.

Результаты проекта:
- Автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании в рамках договорной деятельности, унифицированы бизнес процессы, используемые в базовом документообороте;
- Повысилась прозрачность в работе подразделений, сократились сроки согласования документов;
- Создано единое корпоративное информационное пространство, позволяющие формализовать и автоматизировать документооборот между 24 бизнес-единицами, входящими в группу «Полюс»;
- Обеспечен необходимый уровень защиты для конфиденциального документооборота.

Особенности проекта.
Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь. Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот»: подсистема защиты информации, подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами, а также появилась возможность совместно редактировать документы при параллельном согласовании.

По завершении проекта система введена в промышленную эксплуатацию. Система полностью передана на техническую и консультационную поддержку в ЦИТ Заказчика. Специалистами 1С-КПД осуществляется первая линия поддержки пользователей Москвы.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика