Автоматизация системы управления Казначейством на базе продукта WiseAdvice Финансист

Компания WiseAdvice автоматизировала систему управления финансами ГК Сити на базе «WA: Финансист» 

Специалисты WiseAdvice создали эффективную систему управления финансами ГК Сити на базе полного пакета программ «WA: Финансист», в который входят «Управление денежными средствами», «Бюджетирование», «Управленческий учет и МСФО» и  «Контракт-менеджмент». Руководство группы получило гибкий, простой, мобильный инструмент для оперативного решения всех финансовых задач. 

О компании
ГК Сити более 20-ти лет занимает лидирующие позиции в области управления и эксплуатации объектов недвижимости. Имея богатый опыт работы в качестве технического заказчика в коммерческой недвижимости, компания осуществляет деятельность по сопровождению проектов в этой области, начиная с первичной консультации и подбора документов, до привлечения инвестиций и старта строительства. 

Предпосылки проекта 

В августе 2015 года было принято решение об автоматизации управления денежными средствами и работы с договорами всех компаний группы на платформе «1С:Предприятие». Одним из важнейших критериев выбора решений была возможность получения аналитики в разрезе проектов, т.е. объектов. Помимо этого решение должно было обеспечить следующие возможности:

• Интеграция практической методологии финансового управления с полнофункциональным программным обеспечением «в одной коробке»;
• Гибкая аналитика и богатый набор отчетных форм;
• Удобный и интуитивно понятный интерфейс, сходный с 1С;
• Независимость от учетных систем;
• Доступ к системе из любой точки мира (у руководящего звена компании много командировок). 

В качестве платформы для построения системы управления процессами казначейства и договорной деятельностью был выбран продукт «WA: Финансист». Партнером по автоматизации была выбрана компания WiseAdvice, имеющая компетенции в сфере консалтинга, интеграции автоматизированных информационных систем и разработки программных решений в области финансов и казначейства. 

Проект 

После обследования бизнес-процессов заказчика специалисты WiseAdvice порекомендовали заказчику приобрести полный пакет программ «WA: Финансист». Полный пакет решения охватывает все процессы, связанные с управлением финансовой деятельностью, предоставляя заказчикам исчерпывающий инструментарий для оперативного управления, анализа и планирования в этой области. 

Специалисты WiseAdvice реализовали полный цикл проектных работ:

• Обследование и сбор данных имеющихся учетных систем заказчика;
• Построение методологии;
• Внедрение и настройка типового прикладного решения «WA: Финансист»;
• Доработки решения;
• Настройки обмена данными между «WA: Финансист» и системами заказчика;
• Обучение группы пользователей. 

В части автоматизации работы с документами и договорами выяснилось, что заказчик согласовывает договоры в «ручном режиме»: распечатав договор, на последней странице ставили штамп и ФИО ответственных за согласование. Далее менеджер поочередно относил данный договор ответственным сотрудникам. Если в ходе согласования договора требовалось внести изменения, этот процесс снова повторялся (уже с исправлениями). По словам менеджеров, иногда на согласование договора уходили целые недели. 

Поскольку в модуле «Контракт-менеджмент», кроме договоров, предусмотрено согласование любых файлов (доп. соглашений, актов, проектов приказов) использование программы позволило перейти на систему электронного документооборота внутри компании, что существенно сократило время на согласование проектов договоров и пр. документов и повысило уровень контроля исполнения условий договоров с учетом изменений под конкретного клиента. 

То есть созданный процесс электронного согласования позволил в итоге экономить значительное время на оформление сделок, что положительно повлияло на отношения с контрагентами. 

Отдельные доработки системы производились под нужды непосредственно финансового директора компании. Из-за высокого потока заявок на согласование директор тратила очень много времени на рассмотрение заявок на расход д/с, их согласование и утверждение при сверке с имеющимися бюджетами. При этом в системе заказчика не было возможности просматривать текст заявки в рабочем месте без перехода, а также невозможно было согласовать заявку, не открыв полностью блок задачи. 

Под эти требования была доработана область предварительного просмотра заявки, в которой выводился текст заявки с комментариями, а также появилась возможность просмотреть прикрепленные файлы. Для удобства заказчика также добавили дополнительные реквизиты, что позволило скорректировать в целом процесс проведения документа «закрытие заявки». Теперь, если по одной заявке приходило несколько оплат, информацию можно оперативно оценить, при том, что закрыть заявку можно в разрезе отдельных статей, а не общей суммой. 

На первый взгляд незначительные доработки с учетом специфики работы заказчика, помогли автоматизировать и ускорить процесс контроля заявок на соответствие бюджетам и графикам платежей по договорам, что позволило более эффективно управлять денежными потоками компании. 

Генеральный директор УК Сити Виктория Александровна Пигалкина высоко оценила профессионализм и оперативность внедрения решения. Была построена эффективная система управления финансами, автоматизировано 10 рабочих мест. Руководство группы получило возможность оперативно решать все финансовые вопросы, согласовывать заявки, реагировать на изменения в планах, без привязки к нахождению в офисе.