Автоматизация работы с договорами в АО "Золоторудная Компания ПАВЛИК" на базе "1С:Документооборот КОРП"

ОАО «Золоторудная Компания Павлик» с 2006 года владеет лицензией на поиски, разведку и добычу рудного золота на месторождении Павлик в Магаданской области РФ. Прогнозные запасы месторождения составляют свыше 200 тонн золота. Компания реализует стратегию строительства ГОКа с годовой производительностью до 3 млн тонн руды на месторождении «Павлик» с последующим увеличением мощности до 6 млн тонн руды в год. 

Деятельность компании связана с формированием, обработкой и согласованием большого количества различных документов, от оперативного согласования которых напрямую зависит эффективность работы нескольких подразделений. При этом в компании отсутствовала единая информационная система по автоматизации документационного обеспечения деятельности.

Процессы согласования и утверждения различного рода документации (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, гарантийных писем, заявок на приобретение и др.) осуществлялось на бумаге, путем подписания листов согласования, или по электронной почте. Сроки согласования документов, в частности договорной документации, затягивались, что негативно влияло на процессы управленческой и производственной деятельности компании.

Для решения вышеперечисленных проблем, а также упорядочивания работы сотрудников с документами, сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени согласования договорной и иной документации, повышения уровня исполнительской дисциплины был инициирован проект внедрения системы электронного документооборота на базе современного программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

Партнером по внедрению стала компания ООО «Кодерлайн Проекты». Было проведено предварительное экспресс-обследование деятельности АО «Павлик», изучены документы, регламентирующие порядок согласования договорной документации и формирования заявок на приобретение. Определены три этапа внедрения, составлен план-график работ.

В рамках первого этапа были заполнены и настроены базовые справочники - «Организации», «Структура предприятия», «Пользователи, осуществлена настройка документов и процессов. Для согласования договорной документации в системе разработан комплексный процесс. Для установки связи между документами, в системе был настроен механизм «Связи».

В ходе второго этапа внедрения были учтены запросы пользователей по обработке заявок в ИТ-службу; подписанию актов выполненных работ; согласованию заявок на заселение и заезд на площадку; учету бюджетных комитетов и производственных совещаний, контролю исполнения принятых решений.

Третий этап – запуск системы в опытную эксплуатацию.

Для исключения ошибок и двойного ввода одних и тех же данных разработаны правила автоматической передачи данных о контрагентах, контактных лицах, согласованных и зарегистрированных договорах из «1С: Документооборот 8 КОРП» в «1С: Бухгалтерия предприятия 8», ред.2.0.

Для пользователей были разработаны инструкции, проведено обучение в группах в офисе компании.

В результате внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:

• обеспечено централизованное хранение и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции вне зависимости от того, в каком офисе регистрируется корреспонденция.
• сокращен плановый и фактический срок согласования договорной документации за счет параллельного согласования на отдельных этапах процесса и повышения исполнительской дисциплины по выполнению задач согласования;
• руководители компании получили инструмент для контроля исполнительской дисциплины. Управляющий директор компании еженедельно получает отчет «Справка об исполнительской дисциплине» по подразделениям и сотрудникам;
• планирование и учет производственных совещаний и совещаний по бюджетному комитету осуществляется централизованно, запущен контроль исполнения принятых поручений.