Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП 8" у ООО "Сетера"

Отзыв клиента

ООО "Сетера"
Челябинск, Ноябрь 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 100

Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей: от УК в сфере ЖКХ до производства пряников. Среди крупнейших компаний: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2». 

Генеральный Директор ООО «Сетера» Василистов Александр Александрович:

Большинство процессов документооборота в нашей компании велись вручную или в самописных системах. Договоры оформлялись и согласовывались на бумаге, а поручения и задачи сотрудникам ставились в различных самописных системах. Как результат такой работы при ежемесячном объеме – а это около 150 документов – отсутствие прозрачности в формировании и согласовании договоров, отсутствие правил формирования типовых документов, невозможность руководством контролировать исполнение поручений. Возникали риски при движении документов вплоть до их потери.

Для решения этих проблем мы обратились к специалистам челябинского офиса Первого БИТа, которые рекомендовали внедрить «1С:Документооборот КОРП 8». Программа позволяет решить широкий спектр задач документооборота в компании: от создания единого хранилища до контроля исполнительской дисциплины. Реализовывать проект было решено по технологии SCRUM, которая позволила нам получить первые результаты уже через 2 недели после старта. В рамках внедрения 1С:Документооборот КОРП специалисты Первого БИТа перевели поручения и задачи в одну систему, обучили пользователей, разработали инструкции, а также разработали и утвердили регламенты по основным видам документов.

Нам удалось добиться значительных результатов благодаря проекту по внедрению: сократить время согласования договоров, исключить риск потери документов, повысить исполнительскую дисциплину за счёт регламентации процессов документооборота и отслеживания выполнения задач.

«Благодаря проекту мы ушли от разрозненных способов работы с документами. Мы получили централизованное место хранения документов и файлов, для ключевых документов компании разработаны шаблоны. Это помогло нам регламентировать работу с документами. Кроме того, мы получили инструмент контроля процессов с наибольшим количеством документов и задач, например, счета и договоры. Теперь информация о передвижении документов между сотрудниками прозрачна, нет риска «подвисания» документа у сотрудника или его потери.

Настоящим документом даем согласие на размещение логотипа Управляющей компании «ДЕЗ Калининского района», а также информации описанной в документе, в открытых источниках.  

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей: от УК в сфере ЖКХ до производства пряников. Среди крупнейших компаний: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2».

Большинство процессов документооборота в управляющей компании холдинга ООО «Сетера» велись вручную или в самописных системах. Договоры оформлялись и согласовывались на бумаге, а поручения и задачи сотрудникам ставились в различных самописных системах. Как результат такой работы при ежемесячном объеме - около 150 документов – отсутствие прозрачности в формировании и согласовании договоров, отсутствие правил формирования типовых документов, невозможность руководством контролировать исполнение поручений. Возникали риски при движении документов вплоть до их потери.
Специалисты челябинского офиса Первого БИТа рекомендовали внедрить «1С:Документооборот КОРП 8». Функционал решения позволяет решить широкий спектр задач документооборота в компании: от создания единого хранилища до контроля исполнительской дисциплины. Реализовывать проект было решено по технологии SCRUM, которая позволила руководству и сотрудникам «Сетера» получить первые результаты уже через 2 недели после старта.
В рамках внедрения 1С:Документооборот КОРП специалисты Первого БИТа:
• Перевели поручения и задачи в одну систему, обучили пользователей, разработали инструкции.
• Разработали и утвердили регламенты по основным видам документов.

РЕЗУЛЬТАТЫ
1. Сокращено время согласования договоров.
2. Исключён риск потери документов.
3. Повышена исполнительская дисциплина за счёт регламентации процессов документооборота и отслеживания выполнения задач.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ
1. Администрация
2. Управление информационных ресурсов
3. Отдел внутреннего контроля
4. Управление информационного обеспечения и отчетности
5. Информационно-аналитический отдел


В проекте внедрения ПП "1С:Документооборот КОРП 8" выделили следующие этапы:
1. Анализ процесса документооборота и сопутствующих процессов
2. Определение вариантов взаимодействия персонала в рамках документооборота с учетом специфики компании
3. Обучение пользователей
4. Разработка пользовательских инструкций
6. Выполненные контуры договорной работы:
- разработка шаблонов для типовых документов
- реализация возможности почтового уведомления о задачах сотрудников
- проведение индивидуальных консультаций для пользователей системы

Результат внедрения- эффективная работа компании. Сотрудники тратят в 3 раза меньше времени наведение документации, была исключена вероятность потери документов внутри предприятия.

В настоящее время проект запущен, система введена в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей: от УК в сфере ЖКХ до производства пряников. Среди крупнейших компаний: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2».

Большинство процессов документооборота в управляющей компании холдинга ООО «Сетера» велись вручную или в самописных системах. Договоры оформлялись и согласовывались на бумаге, а поручения и задачи сотрудникам ставились в различных самописных системах. Как результат такой работы при ежемесячном объеме - около 150 документов – отсутствие прозрачности в формировании и согласовании договоров, отсутствие правил формирования типовых документов, невозможность руководством контролировать исполнение поручений. Возникали риски при движении документов вплоть до их потери.
Специалисты челябинского офиса Первого БИТа рекомендовали внедрить «1С:Документооборот КОРП 8». Функционал решения позволяет решить широкий спектр задач документооборота в компании: от создания единого хранилища до контроля исполнительской дисциплины. Реализовывать проект было решено по технологии SCRUM, которая позволила руководству и сотрудникам «Сетера» получить первые результаты уже через 2 недели после старта.
В рамках внедрения 1С:Документооборот КОРП специалисты Первого БИТа:
• Перевели поручения и задачи в одну систему, обучили пользователей, разработали инструкции.
• Разработали и утвердили регламенты по основным видам документов.
РЕЗУЛЬТАТЫ
1. Сокращено время согласования договоров.
2. Исключён риск потери документов.
3. Повышена исполнительская дисциплина за счёт регламентации процессов документооборота и отслеживания выполнения задач.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ
1. Администрация
2. Управление информационных ресурсов
3. Отдел внутреннего контроля
4. Управление информационного обеспечения и отчетности
5. Информационно-аналитический отдел
Генеральный Директор ООО «Сетера» Василистов Александр Александрович:
«Благодаря проекту мы ушли от разрозненных способов работы с документами. Мы получили централизованное место хранения документов и файлов, для ключевых документов компании разработаны шаблоны. Это помогло нам регламентировать работу с документами. Кроме того, мы получили инструмент контроля процессов с наибольшим количеством документов и задач, например, счета и договоры. Теперь информация о передвижении документов между сотрудниками прозрачна, нет риска «подвисания» документа у сотрудника или его потери».