Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП 8" у ООО "Сетера"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей: от УК в сфере ЖКХ до производства пряников. Среди крупнейших компаний: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2».

Большинство процессов документооборота в управляющей компании холдинга ООО «Сетера» велись вручную или в самописных системах. Договоры оформлялись и согласовывались на бумаге, а поручения и задачи сотрудникам ставились в различных самописных системах. Как результат такой работы при ежемесячном объеме - около 150 документов – отсутствие прозрачности в формировании и согласовании договоров, отсутствие правил формирования типовых документов, невозможность руководством контролировать исполнение поручений. Возникали риски при движении документов вплоть до их потери.
Специалисты челябинского офиса Первого БИТа рекомендовали внедрить «1С:Документооборот КОРП 8». Функционал решения позволяет решить широкий спектр задач документооборота в компании: от создания единого хранилища до контроля исполнительской дисциплины. Реализовывать проект было решено по технологии SCRUM, которая позволила руководству и сотрудникам «Сетера» получить первые результаты уже через 2 недели после старта.
В рамках внедрения 1С:Документооборот КОРП специалисты Первого БИТа:
• Перевели поручения и задачи в одну систему, обучили пользователей, разработали инструкции.
• Разработали и утвердили регламенты по основным видам документов.

РЕЗУЛЬТАТЫ
1. Сокращено время согласования договоров.
2. Исключён риск потери документов.
3. Повышена исполнительская дисциплина за счёт регламентации процессов документооборота и отслеживания выполнения задач.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ
1. Администрация
2. Управление информационных ресурсов
3. Отдел внутреннего контроля
4. Управление информационного обеспечения и отчетности
5. Информационно-аналитический отдел


В проекте внедрения ПП "1С:Документооборот КОРП 8" выделили следующие этапы:
1. Анализ процесса документооборота и сопутствующих процессов
2. Определение вариантов взаимодействия персонала в рамках документооборота с учетом специфики компании
3. Обучение пользователей
4. Разработка пользовательских инструкций
6. Выполненные контуры договорной работы:
- разработка шаблонов для типовых документов
- реализация возможности почтового уведомления о задачах сотрудников
- проведение индивидуальных консультаций для пользователей системы

Результат внедрения- эффективная работа компании. Сотрудники тратят в 3 раза меньше времени наведение документации, была исключена вероятность потери документов внутри предприятия.

В настоящее время проект запущен, система введена в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей: от УК в сфере ЖКХ до производства пряников. Среди крупнейших компаний: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2».

Большинство процессов документооборота в управляющей компании холдинга ООО «Сетера» велись вручную или в самописных системах. Договоры оформлялись и согласовывались на бумаге, а поручения и задачи сотрудникам ставились в различных самописных системах. Как результат такой работы при ежемесячном объеме - около 150 документов – отсутствие прозрачности в формировании и согласовании договоров, отсутствие правил формирования типовых документов, невозможность руководством контролировать исполнение поручений. Возникали риски при движении документов вплоть до их потери.
Специалисты челябинского офиса Первого БИТа рекомендовали внедрить «1С:Документооборот КОРП 8». Функционал решения позволяет решить широкий спектр задач документооборота в компании: от создания единого хранилища до контроля исполнительской дисциплины. Реализовывать проект было решено по технологии SCRUM, которая позволила руководству и сотрудникам «Сетера» получить первые результаты уже через 2 недели после старта.
В рамках внедрения 1С:Документооборот КОРП специалисты Первого БИТа:
• Перевели поручения и задачи в одну систему, обучили пользователей, разработали инструкции.
• Разработали и утвердили регламенты по основным видам документов.
РЕЗУЛЬТАТЫ
1. Сокращено время согласования договоров.
2. Исключён риск потери документов.
3. Повышена исполнительская дисциплина за счёт регламентации процессов документооборота и отслеживания выполнения задач.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ
1. Администрация
2. Управление информационных ресурсов
3. Отдел внутреннего контроля
4. Управление информационного обеспечения и отчетности
5. Информационно-аналитический отдел
Генеральный Директор ООО «Сетера» Василистов Александр Александрович:
«Благодаря проекту мы ушли от разрозненных способов работы с документами. Мы получили централизованное место хранения документов и файлов, для ключевых документов компании разработаны шаблоны. Это помогло нам регламентировать работу с документами. Кроме того, мы получили инструмент контроля процессов с наибольшим количеством документов и задач, например, счета и договоры. Теперь информация о передвижении документов между сотрудниками прозрачна, нет риска «подвисания» документа у сотрудника или его потери».