Автоматизация делопроизводства и архивного хранения документов в ОФО МО РФ по Пермскому краю, Республике Башкортостан и Республике Татарстан с помощью программного продукта «1С:Документооборот 8»

ОФО МО РФ по Пермскому краю, Республике Башкортостан и Республике Татарстан
Пермь, Ноябрь 2015

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 1

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 1

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Другие возможности
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

"Перед руководством ОФО МО РФ по Пермскому краю, Республике Башкортостан и Республике Татарстан возникла необходимость ведения единой информационнй системы, упрощение контроля над исполнением задач, добавление шаблонных резалюций, унификация бланков документов, отчетность для делопроизводителей.

При выборе системы электронного документооборота был выбран 1С:Документооборот государственного учреждения за наличие положительного опыта внедрения системы у коллег, до этого работа с Documentum.


Специалистами компании «РИЦ-1С» была выполнена демонстрация возможностей программного обеспечения, проведена установка программного продукта на сервер, обучение ключевых сотрудников, настройка входящих, исходящих документов проведено обучение пользователей.

Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство;
- Учет и хранение документов;
- Ведение номенклатуры дел;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Ведение архива.
-Формирование отчетности.
-Разграничение прав доступа.
-Использование потокового сканирования.

В ходе внедрения были проведены следующие работы.
По методической части:
-разработка классификаторов:виды документов, нумераторы, номенклатура дел
-проектирование прав доступа:разделение на группы пользователей (руководитель, делопроизводитель, пользователь)
-разработка форм отчетности:отчеты по исполнительской дисциплине, отчеты по входящим, исходящим документам

По технологической части:Разработка процессов прохождения входящих, исходящих документов.


В результате проекта внедрения достигнуты следующие результаты:унификация бланков, ускорение работы делопроизводителей, повышение исполнительской дисциплины.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика