Автоматизация документооборота в ФГБОУ ВО "СГУ" на базе "1С:Документооборот государственного учреждения 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ФГБОУ ВО "СГУ" в своей работе предъявляет строгие требования к ведению документации в организации. Штат достаточно большой, что затрудняет отслеживание статусов выданных сотрудникам поручений. Для упрощения работы с документами в бухгалтерии и отделе договоров было принято решение об автоматизации некоторых процессов по учету и хранению документов.

При выборе программного продукта организацией предпочтение отдавалось простым и интуитивно понятным в использовании решениям, также учитывался набор функциональных возможностей. Наиболее оптимальным вариантом для пользователя оказался ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8". Особый акцент при рекомендации клиенту "1С:Документооборот государственного учреждения 8" был сделан на сопровождении: возможности оперативного реагирования на вопросы пользователей при работе с продуктом.

Типовой функционал продукта был внедрен без каких-либо дополнительных доработок. Была оказана помощь в подготовке регламентирующих документов: положения об электронном документообороте, политики безопасности. Совместными силами с заказчиком подготовлено описание бизнес-процессов по работе с документами.

Программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8" помог в решении поставленных задач, руководство получило удобный инструмент для работы с документами, договорами и поручениями.
Система передана в промышленную эксплуатацию, планируется внедрение системы в другие отделы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика