Внедрение конфигурации Аренда и управление недвижимостью для ООО «СТД» на базе "1С:Управление производственным предприятием 8".
ООО "СТД"
Навели порядок в арендном отделе
Компания работает на рынке больше 10 лет и занимается предоставлением услуг аренды офисных, производственных и административно-складских помещений.
Организация владеет большим количеством объектов недвижимости общей площадью более 300 тыс. кв. м. На момент осознания потребности в автоматизации процесса по управлению договорами аренды и начислениям арендной платы были заключены договоры более чем с 200 арендаторами.
Учет договоров аренды велся с использованием таблиц Excel, все начисления по арендным платежам, а также по сопутствующим услугам, постоянным и переменным платежам по коммунальным услугам арендным отделом производился вручную с последующей передачей данных в бухгалтерию для подготовки первичной документации для арендаторов. Такой подход к ведению учета был применим в начале деятельности по сдаче в аренду помещений, но при наращивании объемов договоров и при появлении новых объектов аренды работа по выставлению первичных документов занимала все свободное время и не оставляла возможностей проводить план-фактный анализ доходов и расходов по арендной деятельности, а также не позволяла в оперативном режиме получать информацию о площадях доступных для аренды. В связи с этим был начат поиск решения на рынке продуктов 1С, который бы позволил автоматизировать этот процесс. Подрядчиком, который занимался на тот момент поддержкой бухгалтерской системы компании, был предложен продукт 1С:Аренда и управление недвижимостью.
После проведения демонстрации продукта и сбора первичных требований к автоматизации процесса мы приступили к внедрению программного продукта. По сравнению с возможностями, которые представляла типовая конфигурация для нас было доработано:
-
Реализация в системе процесса по субаренде
-
Контроль наличия свободных площадей по исходному договору при передаче в субаренду
-
Контроль доступности площадей по срокам в исходном договоре при передаче в субаренду
-
Учет прочих услуг в рамках договоров аренды
-
Контроль сроков оплаты по постоянной и переменной части аренды
-
Возможность отражения в одном документе заключения договора аренды услуг аренды в у.е. а переменной части в руб.
-
Отслеживание задолженности по оплате по условиям договора
Постепенно по мере доработки конфигурации и наполнения ее первичными данными компанией-интегратором проводилось обучение сотрудников арендного отдела по работе в новой учетной системе.
По результатам автоматизации мы видим эффект от внедрения и очень им довольны. С помощью системы мы можем:
-
Видеть все заключенные договоры аренды в одной информационной системе
-
Видеть все доступные для аренды помещения на текущий момент и доступные для аренды помещения в перспективе
-
Формировать отчеты по планируемым поступлениям денежных средств на основании выставленных счетов по аренде
-
Отслеживать взаиморасчеты по договорам аренды по всем услугам в рамках арендного договора
-
Автоматически рассчитывать арендные платежи по коммунальным услугам на основании показаний счетчиков
-
Вести учет депозитов по арендным договорам
-
Регистрировать в системе проведенные технические работы по принадлежащим нам помещениям и оценивать экономический эффект от проведенных работ
Все это помогает быстрее и эффективнее работать с арендаторами и снижает ручные операции, которые до этого занимали значительное время сотрудников.
После окончания процесса автоматизации компания-интегратор продолжает сопровождать учетную систему по учету аренды, выполняет консультационные работы по методологическим вопросам, а также занимается техническим сопровождением.
Автоматизированы следующие функции:
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Взаиморасчеты с покупателями
- Другое
- Расчеты с контрагентами
- Управление имуществом
- Формирование графика поступления оплат
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
Учитывая, что на момент выбора ПО у клиента в качестве учетной системы используется конфигурация 1С: УПП 1.3., конфигурация "Аренда и управление недвижимостью" была выбрана как отраслевое решение, совместимое с конфигурацией 1С:УПП. В рамках проекта были осуществлены все стандартные работы по внедрению: разработка Технического задания. модификация и тестирование системы, обучение пользователей, внедрение решения и начальная поддержка. В результате руководство компании получило эффективный инструмент по формированию отчетности по объектам аренды, оценке эффективности их использования, для бухгалтеров была отмечено сокращение трудозатрат на формирование счетов на аренду, автоматический пересчет переменной части электроэнергии по мощности, эффективность оценки при формировании бюджета доходов и расходов.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
ООО «СТД» выражает благодарность компании ООО «Проф ИТ» за внедрение программного продукта конфигурации Аренда и управление недвижимостью для " 1С:Управление производственным предприятием 8". редакция 1.3» в августе 2016 года. Основное направление деятельности ООО «СТД» - предоставление услуг аренды площадей офисных, производственных и административно-складских комплексов.
Компания участвует в реконструкции и восстановлении существующих объектов и строительстве новых, а после ввода их в эксплуатацию занимается техническим обслуживанием и управлением зданий.
В настоящее время под управлением организации находится 40 объектов недвижимости -более 300 тыс. кв. метров офисных, торговых, складских и производственных площадей. В постоянной работе у компании находится более 300 договоров с арендаторами. Целью проекта являлась задача автоматизации процессов управления договорами аренды, взаиморасчетами по аренде и план-фактиом анализе бюджета доходов и расходов от арендной деятельности. Блок аренды и управления недвижимостью необходимо было интегрировать в уже существующую ERP-систему 1С: УПП.
Причиной развития существующего корпоративного ПО послужило активное нарастание объемов договоров аренды, расширение сдаваемых в аренду площадей. Соответственно потребовалось автоматизировать данный процесс с целью сокращения трудозатрат на работ)' с договорами и объектами аренды, повышения прозрачности учета свободных для аренды площадей, сокращении затрат на начисления по арендной плате и оперативное отслеживание задолженности по аренде.
Эти требования и послужили основной причиной выбора программного продукта Аренда и управление недвижимостью для "1С:Управление производственным предприятием 8м, редакция 1.3».
При выборе программного продукта для замены руководство осуществляло анализ существующих на рынке программных продуктов семейства 1С, запрашивало демонстрационные версии данных продуктов, а также запрашивало у потенциальных интеграторов информацию о наличии опыта внедрения отраслевых решений по управлению недвижимостью.
Продукт Аренда и управление недвижимостью для " 1С:Управлеиие производственным
предприятием 8", редакция 1.3» был выбран в качестве внедряемого решения как наиболее
функциональный, ориентированный на специфику автоматизируемых процессов.
Наиболее значимыми для автоматизации моментами послужили формирования отчетов по
договорам аренды, свободным площадям и отчетности по задолженности по аренде. А также
сокращение сроков начислений услуг аренды.
Состояние внедрения: завершенный проект.
В результате проекта была внедрена конфигурация конфигурации Аренда и управление недвижимостью для "1С:Управлеиие производственным предприятием 8", редакция 1.3». Описание автоматизированных участков и бизнес-процессов:
• Управление объектами недвижимости
• Управление договорами аренды Управление взаиморасчетами
Внедрены и автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• учета объектов аренды, собственных и арендуемых в пределах холдинга.
управление договорами аренды, отражающими существующие условия по услугам аренды (жилая, нежилая недвижимость, парковка, почасовые договора аренды).
специфика учета сроков оплаты постоянной и переменной части аренды, в т.ч. учет авансовых платежей и депозитов с различными этапами погашения;
различные способы расчета начислений по постоянной и переменной части арендной платы, с учетом авансов и пересчетов стоимости электроэнергии по мощности, начисления по валютным договорам
формирование БДР по услугам аренды, планирование поступлений ДС по договорам аренды
доработан блок аналитической отчетности: отчет по договорам, отчеты по свободным и занятым площадям, в т.ч. с учетом договоров субаренды, отчет по долгам с учетом сроков оплаты постоянной и переменной части, а также по оплате авансов
• интеграция со сторонним ПО (1 Форма), в котором происходит согласование договоров аренды
В рамках проекта выполнены следующие работы:
Разработано и согласовано Техническое задание на доработку системы Аренда и управление недвижимостью для " 1С:Управление производственным предприятием 8", редакция 1.3»
• Осуществлена модернизация исходного кода программного продукта Аренда и управление недвижимостью для "I СУ правление производственным предприятием 8", редакция 1.3» соответствии с требованиями Технического задания
• Разработан комплект пользовательской документации по работе с программным продуктом Аренда и управление недвижимостью для " 1С:Управление производственным предприятием 8", редакция 1.3», полностью адаптированный под бизнес-процессы заказчика
• Проведено обучение пользователей по работе с программным продуктом Аренда и управление недвижимостью для " ЮУправление производственным предприятием 8", редакция 1.3»
Осуществлена начальная поддержка пользователей в процессе внедрения программного продукта 1С и модификация исходного программного кода в процессе внедрения для обеспечения максимально эффективной промышленной эксплуатации программного продукта. Переход на систему Аренда и управление недвижимостью для " 1 С:Управлеипе производственным предприятием 8", редакция 1.3» позволил руководству компании получить эффективный инструмент по формированию отчетности по объектам аренды, оценке эффективности их использования, для бухгалтеров была отмечено сокращение трудозатрат на формирование счетов на аренду, автоматический пересчет переменной части электроэнергии по мощности, эффективность оценки при формировании бюджета доходов и расходов. На данный момент планируется развитие контура не планируется. Внедренное решение полностью отвечает текущим задачам компании.
На текущий момент автоматизировано порядка 30 рабочих мест. Среднее число одновременно работающих с системой пользователей - 20.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- соответствие потребностям организации - 5 баллов;
- удобство работы с программой - 5 баллов;
- уцените качество работы партнера "1С" - 5 баллов.
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:
-Да.
Отзыв клиента
