Внутренний электронный документооборот в производственно-складских подразделениях Металл Профиль

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)

Описание

Бизнес-цели:

1) Переход к безбумажной бухгалтерии с последующим созданием ОЦО (Общий центр обслуживания);
2) Документирование хозяйственных операций в производственно-складских подразделениях Компании в электронном виде с применением электронных подписей;
3) Контроль подписания документов учета всеми подписантами на программном уровне;
4) Полный отказ от формирования первичных учетных документов на бумажных носителях;
5) Прозрачность документооборота, снижение издержек и трудозатрат на его создание, сопровождение и хранение, исключение дублирующих функций в подразделениях при формировании и проверке документов;
6) Возможность предоставлять электронные документы сторонним пользователям по запросам, в т.ч. контролирующим органам и в суд;
7) Неизменность электронного документа после его подписания уполномоченными лицами.

Цели ИТ-проекта:

1) Разработка механизма подписания документов учета электронной подписью в системах «Управление производственным предприятием» и «Документооборот 8 КОРП»;
2) Создание бесшовной интеграции системы «Управление производственным предприятием» с «Документооборот 8 КОРП»;
3) Реализация процессов подписания документов учета в «Документооборот 8 КОРП»;
4) Создание обмена структурой предприятия, пользователями и правами доступа между «Управление производственным предприятием» и «Документооборот 8 КОРП».


Ситуация в компании до старта проекта.

Производственные и складские подразделения Компании Металл Профиль отражают хозяйственные операции, ежедневно оформляя первичные документы. Все документы связаны с материальной ответственностью сотрудников. В связи с широкой географией и сложной структурой производящих подразделений и складов, объем первичной документации достаточно большой. За 2015 год всего было составлено более 3 млн. экземпляров первичных учетных документов, связанных с выпуском готовой продукции и складским движением ТМЦ.

Объем документов превысил предел возможности администрирования документооборота (контроль за правильностью оформления, за наличием документов, за их архивированием) прежними кадровыми ресурсами. При этом руководством Компании расширение штата сотрудников бухгалтерии не рассматривалось. Архивы бумажных документов стали занимать полезные производственные площади. Возникали проблемы с первичными производственно-складскими документами.

В 2013 году Компания перешла на юридически значимый электронный документооборот с внешними контрагентами. Проект был успешным, и в настоящее время набирает обороты, поскольку все больше организаций присоединяются к ЭДО. Поэтому возникла идея перевести в электронный вид первичные учетные документы, которые оформляются внутри Компании.

Выбор программного продукта для решения задачи.
Для пользователей функционал должен был обладать высоким уровнем «юзабилити», то есть это не должно быть сложно, пользователи должны работать в привычной для них программной среде. Так как наша Компания Металл Профиль работает на «1С», то лучшим продуктом для решения этой задачи стал «1С:Документооборот».
В качестве партнера по внедрению выбрана компания «1С-КПД», лидер рейтинга ЦКД фирмы «1С».


Описание внедрения:

1) Подготовлен план проекта и устав проекта
2) Проведены совещания и встречи для получения требований к системе
3) Написано и согласовано Проектное решение
4) Выполнена разработка прототипа
5) Выполнена настройка прототипа
6) Написана и согласована программа-методика испытаний
7) Проведены тестовые испытания
8) Написаны и согласованы инструкции для пользователя и администратора системы


Эффект от внедрения:

1) Первичные учетные документы своевременно сформированы и подписаны материально-ответственными лицами.
2) Данные первичных учетных документов полностью соответствуют данным бухгалтерского учета - выполняется контроль на программном уровне.
3) Удобный электронный архив, быстрый поиск необходимых документов.
4) Наличие средств контроля для руководителей подразделений и бухгалтеров за подписанием электронных документов.

Внедрение системы «1С:Документооборот» позволило сократить расходы компании на 23 млн. рублей: 7,5 млн. рублей - на канцелярские расходы, 15,5 млн. рублей - на заработную плату и взносы в фонды обязательного страхования.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента