Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в НО «Фонд модернизации ЖКХ Оренбургской области»

Отзыв клиента

Некоммерческая организация «Фонд модернизации ЖКХ Оренбургской области»
Оренбург, Апрель 2017

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 50

Фонд модернизации ЖКХ создан для улучшения общего состояния многоэтажных зданий во всех муниципальных образованиях, для повышения качества обслуживания домов и реализации жилищной политики Российской Федерации.

Как мы работали до внедрения системы

На тот момент учет входящих, исходящих документов велся на платформе «1С:Документооборот 8», но использовался функционал не полностью – регистрация входящих и исходящих документов, и создание поручений руководителями.

В связи с желанием использовать полноценный функционал установленной системы и необходимостью повышения эффективности работы сотрудников компании за счет сокращения сроков обработки документов, было принято решение воспользоваться услугами сопровождающей нас ГК «СофтАкадемия» для полноценного внедрения решения с учетом специфики нашей организации.

Как все начиналось

Сотрудники ГК «СофтАкадемия» в ходе нескольких встреч провели экспресс-обследование делопроизводства и, учитывая наши потребности, работу с жилищно-коммунальным хозяйством, предложили проводить внедрение поэтапно, но с использованием дополнительных доработок, т.к. часть видов входящих и исходящих документов уже использовалась в системе, но не давала полной картины по взаимодействиям в разрезе основной деятельности нашей организации. Начали с внедрения делопроизводства: обработки входящих, исходящих документов, обращений граждан, а после провели автоматизацию внутренних документов.

Что мы хотели получить:

Цель: Создаваемая автоматизированная система управления в рамках проекта должна оптимизировать и уменьшить трудозатраты на обработку документов, их согласования, получения их из других систем; взаимодействовать со сторонними организациями и внешними системами; обеспечивать обмен информацией, в том числе автоматический (по алгоритму), по проводимым работам по капитальному ремонту в разрезе домов, видов работ.

В рамках системы должны быть предусмотрены следующие виды документов:

  • Входящие - Обращения граждан, АРОКР, Коммерческое письмо, Межведомственные письма, Муниципальные образования, УЖКХ, КУИ и т.д
  • Исходящие - Обращения граждан, АРОКР, Коммерческое письмо, Межведомственные письма, Муниципальные образования, УЖКХ, КУИ и т.д
  • Приказы - Приказ о конкурсной документации, Приказ о назначении куратора и т.д.
  • Договоры - Договор ПИР, Договор СМР, Договор стройконтроля и т.д.
  • Служебные записки
  • Дополнительные соглашения
  • Заявки на оплату.

При этом система не должна ограничиваться списком видов документов, указанных в списке и позволять при необходимости (не ограничиваясь) добавлять новые виды и подвиды документов самостоятельно администраторами и ответственными за нормативно-справочную информацию.

Все процессы по документам должны быть настраиваемыми: должны настраиваться этапы, статусы, роли, решения и решения для ролей на этапах. Также должен настраиваться доступ к полям карточки и доступ к файлу в зависимости от роли пользователя и этапа. Все перечисленные настройки должны быть заданы в настроечных списках или таблицах.

Должны быть настроены бизнес-процессы в зависимости от условий, предусмотренных в организации. Маршруты согласования документов должны быть универсальными и могут редактироваться пользователями при запуске того или иного маршрута. Система должна позволять администраторам системы осуществлять автоматическую подстановку исполнителя для роли в каждый конкретный экземпляр процесса в зависимости от условий, которые формируются из атрибутов документа.

Система должна позволять осуществлять настройку автоматической отправки документа на обработку (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.) по событию (при создании КД, при регистрации КД и т.д.)

Процесс прохождения документа должен быть реализован с помощью принятия пользователем определенных решений. Информация обо всех принятых решениях должна быть доступна из карточки задания. В истории заданий должна сохраняться следующая информация:

  • Пользователь, принявший решение
  • Время принятия решения/контрольный срок принятия решения
  • Комментарий к решению пользователя
Пример бизнес-процесса для автоматизации:

Количество бизнес-процессов не должно привязываться к видам документов, т.е. по одному документу может быть много БП. Также должна быть возможность автоматического запуска бизнес-процесса по определенному маршруту при выполнении тех или иных условий.

Повышение контроля исполнительской дисциплины должно обеспечиваться внедрением технологии, обеспечивающей доступ к информации о ходе исполнения документов внутри организации. Для реализации технологии контроля программное обеспечение по автоматизации делопроизводства должно иметь возможность регистрировать все резолюции, накладываемые на документ при его прохождении по иерархии, с указанием для каждой контрольных сроков исполнения и фамилии исполнителей.

В состав системы должны входить следующие отчеты:

  • Журнал входящих документов/ журнал входящих документов в разрезе «Домов/Договоров»;
  • Журнал исходящих документов/ журнал исходящих документов в разрезе «Домов/Договоров»;
  • Реестр внутренних документов / реестр внутренних документов в разрезе «Домов/Договоров»;
  • Отчет по отработанным документам в разрезе сотрудников;
  • Отчеты и необходимые отображения списков должны предусматривать настройку цветовой схемы.
  • Должна быть предусмотрена возможность формирования произвольных отчетов администратором системы.

Что получилось:

Сотрудники ГК «СофтАкадемия» выполнили настройку информационной системы, произвели доработку карточек, автоподстановок, процессов по нашим регламентам.

  • В регистрационно-контрольные карточки были добавлены реквизиты: Договор - указывается, если документ пришел по договору; Дом(а) - указывается если документ пришел по Домам по капитальному ремонту, настроены списки представлений и отчеты.
  • В карточки документов были добавлены специфические реквизиты, в разрезе которых ведется учет всех документов Организации.
  • Для формирования служебной записки, приказа, договора (СМР, ПИР, Стройконтроль, ГосЭкспертиза, Декларирование) был введен дополнительный справочник «Лот».
  • Для отображения информации по исполнению входящих документов было создано 2 виджета: Важные входящие документы (Исполнены/Не исполнены) – в это представление попадают документы, которые относятся к категории Важно и Исполнено или Важно и Не исполнено
  • Также специалистами были произведены настройки подсвечивания документов в списках документов по заданным условиям.

Результат нашей автоматизации

Поставленные задачи были выполнены своевременно: система хранит полную информацию обо всех документах, имеет возможность дополнительной настройки, а также средства групповой работы с документами.

Был создан новый модуль для проведения анализа данных и документов (входящих, исходящих, внутренних, обращений граждан) в разрезе домов.

Внедрение системы способствовало автоматизации работы службы ДОУ, а также ускорению процессов согласования документов. 

Главный бухгалтер Фонда МЖКХ Оренбургской области Пальниченко Евгения  Владимировна

Скриншоты:

Карточка обращений граждан



Добавление реквизита Договор в карточку входящего документа


Добавление сущности Дома в карточку входящего документа


Дополнительный справочник «Дома»

Объект справочника «Дома»

Просмотр документов в разрезе Домов


Просмотр документов в разрезе Договоров


Объект справочника Лот


Добавление виджетов на рабочий стол Руководителя
Наглядное отображение документов в списке


Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Фонд модернизации ЖКХ создан для улучшения общего состояния многоэтажных зданий во всех муниципальных образованиях, для повышения качества обслуживания домов и реализации жилищной политики Российской Федерации.
Клиенту была проведена презентация решения "1С:Документооборот 8 КОРП".
Была поставлена задача по настройке аналитики документооборота в разрезе домов, находящихся на балансе НО "Фонда МЖКХ".
Для решения поставленной задачи был создан новый модуль для проведения анализа данных и документов (вх, исх, внутр, Обращение граждан) в разрезе домов. Созданы справочники «Дома», «Договоры», «ЛОТЫ» и настроена связь между ними и документами, созданными по этим справочникам.
Был осуществлен перенос справочников Контрагенты, Пользователи из "1С:Бухгалтерии 8". Была произведена настройка системы, права доступа пользователей, маршруты согласования, заполнены справочники в соответствии с ТЗ заказчика. Настроена автоматическая подстановка подписи в шаблоны исходящих документов.
Внедрение системы способствовало автоматизации работы службы ДОУ, а также ускорению процессов согласования документов.
Система передана в промышленную эксплуатацию, планируются дальнейшие доработки системы.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Некоммерческая организация «Фонд модернизации жилищно-коммунального хозяйства Оренбургской области» в лице Генерального директора Бахитова Таргена Амандыковича выражает благодарность и признательность ООО «УралСофтПлюс» за автоматизацию системы документооборота 1С:Документооборот КОРП на 50 р.м. Были настроены права доступа пользователей, уведомления, входящие и исходящие документы, версионизация. За время сотрудничества специалисты УралСофтПлюс зарекомендовали себя как профессионалы высокого класса, ответственно относящиеся к выполнению взятых на себя обязательств. Выражаем уверенность в сохранении сложившихся партнерских отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.