Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в НО «Фонд модернизации ЖКХ Оренбургской области»
Некоммерческая организация «Фонд модернизации ЖКХ Оренбургской области»
Фонд модернизации ЖКХ создан для улучшения общего состояния многоэтажных зданий во всех муниципальных образованиях, для повышения качества обслуживания домов и реализации жилищной политики Российской Федерации.
Как мы работали до внедрения системы
На тот момент учет входящих, исходящих документов велся на платформе «1С:Документооборот 8», но использовался функционал не полностью – регистрация входящих и исходящих документов, и создание поручений руководителями.
В связи с желанием использовать полноценный функционал установленной системы и необходимостью повышения эффективности работы сотрудников компании за счет сокращения сроков обработки документов, было принято решение воспользоваться услугами сопровождающей нас ГК «СофтАкадемия» для полноценного внедрения решения с учетом специфики нашей организации.
Как все начиналось
Сотрудники ГК «СофтАкадемия» в ходе нескольких встреч провели экспресс-обследование делопроизводства и, учитывая наши потребности, работу с жилищно-коммунальным хозяйством, предложили проводить внедрение поэтапно, но с использованием дополнительных доработок, т.к. часть видов входящих и исходящих документов уже использовалась в системе, но не давала полной картины по взаимодействиям в разрезе основной деятельности нашей организации. Начали с внедрения делопроизводства: обработки входящих, исходящих документов, обращений граждан, а после провели автоматизацию внутренних документов.
Что мы хотели получить:
Цель: Создаваемая автоматизированная система управления в рамках проекта должна оптимизировать и уменьшить трудозатраты на обработку документов, их согласования, получения их из других систем; взаимодействовать со сторонними организациями и внешними системами; обеспечивать обмен информацией, в том числе автоматический (по алгоритму), по проводимым работам по капитальному ремонту в разрезе домов, видов работ.
В рамках системы должны быть предусмотрены следующие виды документов:
-
Входящие - Обращения граждан, АРОКР, Коммерческое письмо, Межведомственные письма, Муниципальные образования, УЖКХ, КУИ и т.д
-
Исходящие - Обращения граждан, АРОКР, Коммерческое письмо, Межведомственные письма, Муниципальные образования, УЖКХ, КУИ и т.д
-
Приказы - Приказ о конкурсной документации, Приказ о назначении куратора и т.д.
-
Договоры - Договор ПИР, Договор СМР, Договор стройконтроля и т.д.
-
Служебные записки
-
Дополнительные соглашения
-
Заявки на оплату.
При этом система не должна ограничиваться списком видов документов, указанных в списке и позволять при необходимости (не ограничиваясь) добавлять новые виды и подвиды документов самостоятельно администраторами и ответственными за нормативно-справочную информацию.
Все процессы по документам должны быть настраиваемыми: должны настраиваться этапы, статусы, роли, решения и решения для ролей на этапах. Также должен настраиваться доступ к полям карточки и доступ к файлу в зависимости от роли пользователя и этапа. Все перечисленные настройки должны быть заданы в настроечных списках или таблицах.
Должны быть настроены бизнес-процессы в зависимости от условий, предусмотренных в организации. Маршруты согласования документов должны быть универсальными и могут редактироваться пользователями при запуске того или иного маршрута. Система должна позволять администраторам системы осуществлять автоматическую подстановку исполнителя для роли в каждый конкретный экземпляр процесса в зависимости от условий, которые формируются из атрибутов документа.
Система должна позволять осуществлять настройку автоматической отправки документа на обработку (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.) по событию (при создании КД, при регистрации КД и т.д.)
Процесс прохождения документа должен быть реализован с помощью принятия пользователем определенных решений. Информация обо всех принятых решениях должна быть доступна из карточки задания. В истории заданий должна сохраняться следующая информация:
-
Пользователь, принявший решение
-
Время принятия решения/контрольный срок принятия решения
-
Комментарий к решению пользователя
Количество бизнес-процессов не должно привязываться к видам документов, т.е. по одному документу может быть много БП. Также должна быть возможность автоматического запуска бизнес-процесса по определенному маршруту при выполнении тех или иных условий.
Повышение контроля исполнительской дисциплины должно обеспечиваться внедрением технологии, обеспечивающей доступ к информации о ходе исполнения документов внутри организации. Для реализации технологии контроля программное обеспечение по автоматизации делопроизводства должно иметь возможность регистрировать все резолюции, накладываемые на документ при его прохождении по иерархии, с указанием для каждой контрольных сроков исполнения и фамилии исполнителей.
В состав системы должны входить следующие отчеты:
-
Журнал входящих документов/ журнал входящих документов в разрезе «Домов/Договоров»;
-
Журнал исходящих документов/ журнал исходящих документов в разрезе «Домов/Договоров»;
-
Реестр внутренних документов / реестр внутренних документов в разрезе «Домов/Договоров»;
-
Отчет по отработанным документам в разрезе сотрудников;
-
Отчеты и необходимые отображения списков должны предусматривать настройку цветовой схемы.
-
Должна быть предусмотрена возможность формирования произвольных отчетов администратором системы.
Что получилось:
Сотрудники ГК «СофтАкадемия» выполнили настройку информационной системы, произвели доработку карточек, автоподстановок, процессов по нашим регламентам.
-
В регистрационно-контрольные карточки были добавлены реквизиты: Договор - указывается, если документ пришел по договору; Дом(а) - указывается если документ пришел по Домам по капитальному ремонту, настроены списки представлений и отчеты.
-
В карточки документов были добавлены специфические реквизиты, в разрезе которых ведется учет всех документов Организации.
-
Для формирования служебной записки, приказа, договора (СМР, ПИР, Стройконтроль, ГосЭкспертиза, Декларирование) был введен дополнительный справочник «Лот».
-
Для отображения информации по исполнению входящих документов было создано 2 виджета: Важные входящие документы (Исполнены/Не исполнены) – в это представление попадают документы, которые относятся к категории Важно и Исполнено или Важно и Не исполнено
-
Также специалистами были произведены настройки подсвечивания документов в списках документов по заданным условиям.
Результат нашей автоматизации
Поставленные задачи были выполнены своевременно: система хранит полную информацию обо всех документах, имеет возможность дополнительной настройки, а также средства групповой работы с документами.
Был создан новый модуль для проведения анализа данных и документов (входящих, исходящих, внутренних, обращений граждан) в разрезе домов.
Внедрение системы способствовало автоматизации работы службы ДОУ, а также ускорению процессов согласования документов.
Главный бухгалтер Фонда МЖКХ Оренбургской области Пальниченко Евгения Владимировна
Скриншоты:
Карточка обращений граждан
Добавление реквизита Договор в карточку входящего документа
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Фонд модернизации ЖКХ создан для улучшения общего состояния многоэтажных зданий во всех муниципальных образованиях, для повышения качества обслуживания домов и реализации жилищной политики Российской Федерации.
Клиенту была проведена презентация решения "1С:Документооборот 8 КОРП".
Была поставлена задача по настройке аналитики документооборота в разрезе домов, находящихся на балансе НО "Фонда МЖКХ".
Для решения поставленной задачи был создан новый модуль для проведения анализа данных и документов (вх, исх, внутр, Обращение граждан) в разрезе домов. Созданы справочники «Дома», «Договоры», «ЛОТЫ» и настроена связь между ними и документами, созданными по этим справочникам.
Был осуществлен перенос справочников Контрагенты, Пользователи из "1С:Бухгалтерии 8". Была произведена настройка системы, права доступа пользователей, маршруты согласования, заполнены справочники в соответствии с ТЗ заказчика. Настроена автоматическая подстановка подписи в шаблоны исходящих документов.
Внедрение системы способствовало автоматизации работы службы ДОУ, а также ускорению процессов согласования документов.
Система передана в промышленную эксплуатацию, планируются дальнейшие доработки системы.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Продажа выбранных программных продуктов
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Некоммерческая организация «Фонд модернизации жилищно-коммунального хозяйства Оренбургской области» в лице Генерального директора Бахитова Таргена Амандыковича выражает благодарность и признательность ООО «УралСофтПлюс» за автоматизацию системы документооборота 1С:Документооборот КОРП на 50 р.м. Были настроены права доступа пользователей, уведомления, входящие и исходящие документы, версионизация. За время сотрудничества специалисты УралСофтПлюс зарекомендовали себя как профессионалы высокого класса, ответственно относящиеся к выполнению взятых на себя обязательств. Выражаем уверенность в сохранении сложившихся партнерских отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.