Автоматизация делопроизводства и документооборота частного учреждения на базе программного продукта "1C:Документооборот 8 КОРП"
Частное учреждение "Корпоративный университет "Самрук-Казына"
Ввиду своей деятельности мы заключаем договоры, принимаем и оказываем услуги с большим количеством контрагентов. С целью минимизации рисков наши специалисты проверяют их благонадежность путем проверки через специализированные сайты, например Kompra.
С учетом трудоёмкости и непрозрачности ручного процесса мы приняли решение, интегрировать проверку через сервис Kompra.kz в «1С:Документооборот 8. КОРП». Подготовили описание задачи и обратились в компанию Free Solutions, с которым уже давно сотрудничаем.
После обсуждения проекта, сотрудники компании Free Solutions в скором времени приступили к выполнению поставленной задачи.
Немного о работе интеграции:
В программе «1С:Документооборот 8. КОРП» запускается автоматическая проверка контрагентов на благонадежность по определенным критериям на ресурсе Kompra по API-интерфейсу при следующих действиях:
- при создании контрагента;
- при запуске процесса договора, независимо от вида – основной, дополнительные соглашения или приложения;
- при запуске процесса "заявка на оплату" в работу по проектной и не проектной деятельности.
При этом:
- при зеленом статусе фактора – работа проходит без ограничений;
- при желтом статусе фактора – выходит предупреждение и отправляется письмо Риск- менеджеру;
- при красном статусе фактора – невозможно запустить вышеуказанные процессы или записать контрагента.
В настоящее время данный функционал внедрен. Это позволило увеличить скорость обработки проверки новых контрагентов, а также оптимизировать работу наших сотрудников.
Мы благодарны коллективу фирмы «Казахстанские интеллектуальные технологии»(Free Solutions) за проделанную работу и рады нашему сотрудничеству.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Корпоративный Университет «Самрук-Казына» готовит руководителей мирового уровня и предоставляет качественные HR–решения, увеличивающие стоимость группы компаний Фонда "Самрук-Казына".
На предприятии большой поток документациии, требовалось автоматизировать работу с ней, уменьшить хождение по кабинетам для согласований. Для решения данных задач был выбран продукт "1С:Документооборот КОРП", как отличное сочетание функционала и стоимости. Для решения задач клиента и удовлетворения его потребностей, были проведены работы по автоматизации процессов стандартными средствами ПП.
По итогам внедрения заказчик получил автоматизацию работы службы ДОУ, ускорение процессов согласования документов.
Система была принята Заказчиком в промышленную эксплуатацию в сентябре 2015 г. Осуществляется сопровождение.
Количество документов, обрабатываемых в год с помощью программного продукта составляет более 50 000 (это примерная сумма входщих, исходящих и внутренних документов). Внедрение проводилось в центральном офисе организации, филиальной сети нет. Было проведено обучение сотрудников работе с программой 1С:Документооборот на рабочих местах.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика