Внедрение системы учета договоров и хранения документов на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Несте Санкт-Петербург"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "Несте Санкт-Петербург" является дочерним предприятием финляндского концерна Neste Oyj и работает в Санкт-Петербурге и на Северо-Западе России с 1990 года.
Сегодня, в компании представлены следующие виды деятельности:
1. Реализация топлива и сопутствующих товаров через собственную сеть автозаправочных станций, насчитывающую 71 АЗС в Санкт-Петербурге и на Северо-Западе России;
2. Продажа и доставка топлива конечным потребителям;
3. Продажа технических и специальных жидкостей;
4. Хранение нефтепродуктов на собственном складе нефтепродуктов.

"1С:Документооборот 8 КОРП" полностью покрывает задачи ведения и анализа документооборота на корпоративном уровне:
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• регламентированная работа с обращениями граждан.

Целью внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП", являлось требование - построить систему электронного документооборота, позволяющую решать следующие задачи:
- обеспечение единой информационной базы для хранения документации;
- сокращение издержек на обработку документов;
- контроль процесса формирования и согласования документов;
- мониторинг выполнения сотрудниками поручений и задач;
- сокращение количества бумажных документов.

Были выполнены следующие работы:
- Установка системы и обучение пользователей работы с ней;
- Выработана политика безопасности, распределены права доступа;

Автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов;
- Учет договоров и документации;
- Контроль за исполнением поручений;

В результате реализации проекта предприятие получило следующие результаты:
- документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна;
- стал возможным оперативный контроль процесса обработки документов - в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой стадии готовности;
- организован электронный архив документов, настроена связь видов документов, участвующих в едином процессе;
- исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании;
- существенно сократилось время на обработку документов;
- с помощью отчетов по исполнительской дисциплине стало возможным увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть - оценить эффективность работы отдельного сотрудника или структурного подразделения;
- при изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией.