ОАО «Тамбовские коммунальные системы» оказывает услуги по водоснабжению и водоотведению, электроснабжению и теплоснабжению потребителей, ранее оказываемые отдельными муниципальными предприятиями.
Задача автоматизации - обеспечение ведения начислений за услуги и взаиморасчетов со своими потребителями, которых насчитывается порядка 3 000, с максимальной оперативностью и достоверностью.
Исторически сложилось, что каждый из МУПов имел собственное программное обеспечение для ведения расчетов с потребителями, собственный перечень контрагентов, собственную базу договоров. Кроме того, программное обеспечение формировало пакет документации различного формата и состава и не имело связи с системами бухгалтерского учета.
В связи централизацией услуг в ОАО «Тамбовские коммунальные системы» потребовалось иметь единую базу данных о контрагентах, договорах, оказанных услугах и выставленных документах, полученной оплате, сложившейся дебиторской и кредиторской задолженности, а также о ряде экономических и технических показателей деятельности предприятия для анализа деятельности и формирования отчетности в головное предприятие.
Для решения поставленной задачи была выбрана универсальная система «ИК:Абонотдел R2».
Система «ИК:Абонотдел R2» выполнена на базе типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7». Для облегчения интеграции с типовой конфигурацией «ИК:Абонотдел R2» в своей работе использует только компоненту «Бухгалтерский учет».
Ключевые особенности системы:
-тесная интеграция с типовой конфигурацией «1С:Бухгалтерия» на уровне справочников и документов,
-единая подсистема ведения расчетов на счетах бухгалтерского учета,
-возможность выделения расчетов по текущим взаиморасчетам и расчетам по услугам сбыта,
-возможность ведения учета в территориально удаленных базах и обменом информацией с центральной базой с использованием УРИБ.
Основные возможности ведения учета:
-ведение единого для всего предприятия справочника контрагентов (единого для всех отделений сбыта услуг и бухгалтерии),
-ведение единой базы договоров (единой для договоров отдела сбыта и бухгалтерии),
-ведение информации о структуре энергопроводящей сети,
-ведение информации о приборах учета абонентов и их привязке к структуре энергопроводящей сети,
-ведение информации о потреблении плановом и фактическом),
-формирование специфических документов сбыта для обеспечения корректного расчета стоимости оказанных услуг,
-расчет натуральных показателей и стоимости оказанных услуг, в том числе при сложных каскадных подключениях абонентов,
-формирование специфических документов сбыта по расчетам с контрагентами,
-формирование стандартных документов по расчетам с абонентами (акт оказания услуг, счет-фактура), единых для отделений сбыта и бухгалтерии,
-формирование взаиморасчетов на основании информации из стандартных бухгалтерских документов (выписка банка, приходный ордер, взаимозачет и т.д.),
-формирование единой книги продаж,
-формирование стандартных отчетов по расчетам с контрагентами,
-формирование специфических для отдела сбыта отчетов.
Внедрение системы было начато 10.01.04 с отделения сбыта услуг водоснабжения и водоотведения. В течение 2-х недель была введена информация о структуре энергосети, сформирован список контрагентов и их договоров, в течение последующих 2-х недель введена информация о приборах учета у абонентов, введены первоначальные и текущие показания приборов учета, сформированы документы сбыта (счета за оказанные услуги) и выписаны документы реализации (акт оказания услуг, счет-фактура), введены остатки взаиморасчетов, оплата и сформирована книга продаж.
На протяжении февраля и марта 2004 г. совместно с сотрудниками ОАО «Тамбовские коммунальные системы» проводилась работа по тестированию и доработке отчетности системы.
По результатам сдачи отчетности за март 2004 г. система была признана годной к промышленной эксплуатации и подписан акт сдачи-приемки. Также было принято решение о внедрении системы в остальных отделениях сбыта.
В течение апреля и начала мая проводилась работа по подготовке информационной базы и персонала для работы в режиме «день-в-день», т.е. обработки информации в реальном времени с ежедневным обменом информацией с использованием УРИБ.