Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Эверест-Эстейт"

ООО "Эверест-Эстейт"
Москва, Октябрь 2016

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 15

Наша компания ООО "Эверест-Эстейт" занимается покупкой и продажей собственного недвижимого имущества и земельных участков.

Соответственно нам приходится работать с большим количество договоров и дополнительных соглашений. До недавнего времени они согласовывались у нас в бумажном виде, что не всегда было удобно и оперативно. И найти быстро нужный договор и тем более все сопроводительные документы к нему всегда было очень сложно.

В связи с этим возникла острая необходимость автоматизации процесса формирования, согласования, хранения и поиска подобного рода документов. Проанализировав ситуацию на рынке, мы остановили свой выбор на современном программном продукте "1С:Документооборот КОРП". Данное решение полностью удовлетворяет нашим текущим потребностям и в нем еще много интересных и полезных функций, которые мы планируем постепенно тоже использовать в нашей работе.

За помощью по внедрению данной программы мы обратились к специалистам компании "Аксиома-Софт", т.к. уже работали с ними ранее, и знаем что у них достаточно компетенций и опыта по автоматизации документооборота.

В результате совместно со специалистами "Аксиома-Софт" в части работы с договорами сделали следующее:

  • составили шаблоны договоров и дополнительных соглашений в MS Word. Договор автоматически формируется из этих шаблонов, что уменьшает возможность ошибок, и очень сильно сокращает время на составление документов.
  • далее согласование документов идет по заданному сценарию, в нужный момент договор поступает нужному сотруднику для согласования или правки, руководитель может в системе контролировать ход и сроки работы с договором.
  • сопроводительные документы и дополнительные соглашения можно легко найти, т.к. они привязаны к карточке договора.
  • очень удобно, что все правки разных сотрудников сохраняются, т.к. система хранит все версии документов, и можно легко понять кто когда вносил какие-то изменения.

В ближайшем будущем мы планируем еще автоматизировать бизнес-процесс обработки входящей и исходящей корреспонденции и может быть учет рабочего времени.

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания ООО "Эверест-Эстейт" занимается покупкой и продажей собственного недвижимого имущества и земельных участков.
Соответственно сотрудникам приходится работать с большим количество договоров и дополнительных соглашений. До недавнего времени они согласовывались в бумажном виде, что не всегда было удобно и оперативно. И найти быстро нужный договор и тем более все сопроводительные документы к нему всегда было очень сложно.

В связи с этим возникла острая необходимость автоматизации процесса формирования, согласования, хранения и поиска подобного рода документов. Проанализировав ситуацию на рынке, руководство остановило свой выбор на современном программном продукте "1С:Документооборот КОРП". Данное решение полностью удовлетворяет текущим потребностям компании, и в нем еще много интересных и полезных функций, которые планируется постепенно использовать в работе.
За помощью по внедрению данной программы Заказчик обратился к специалистам компании "Аксиома-Софт", т.к. уже работал с ними ранее, и у которых достаточно компетенции и опыта по автоматизации документооборота.

В результате совместно со специалистами "Аксиома-Софт" в части работы с договорами было сделано следующее:
- составили шаблоны договоров и дополнительных соглашений в MS Word. Договор автоматически формируется из этих шаблонов, что уменьшает возможность ошибок, и очень сильно сокращает время на составление документов.
- далее согласование документов идет по заданному сценарию, в нужный момент договор поступает нужному сотруднику для согласования или правки, руководитель может в системе контролировать ход и сроки работы с договором.
- сопроводительные документы и дополнительные соглашения можно легко найти, т.к. они привязаны к карточке договора.
- очень удобно, что все правки разных сотрудников сохраняются, т.к. система хранит все версии документов, и можно легко понять кто когда вносил какие-то изменения.

В ближайшем будущем планируется еще автоматизировать бизнес-процесс обработки входящей и исходящей корреспонденции, и учет рабочего времени.

Выполнены следующие работы:

  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе