Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Чеченские Минеральные Воды"

Специалисты Компании Портал-Юг завершили внедрение «1С:Документооборот 8» версии КОРП в ООО «Чеченские минеральные воды». Новая система, охватившая около 80 рабочих мест, обеспечила оперативное взаимодействие между всеми подразделениями предприятия. В результате время на работу с документооборотом на предприятии сократилось на 25-35 % в среднем. На согласование документов теперь уходят не часы, а считанные минуты.

ООО «Чеченские минеральные воды» занимается производством минеральной воды «Серноводской», холодного чая, а также соков, нектаров, освежающих напитков под торговой маркой «Стом». В январе 2007 года ООО «Чеченские минеральные воды» разработало программу по созданию нового современного завода, соответствующего мировым стандартам, а 1 июня 2008 года с конвейера сошла первая бутылка минеральной воды.  На текущий момент предприятие способно выпускать до 150 миллионов бутылок различных напитков в год. Продукцию предприятия охотно приобретают во многих регионах нашей страны, а также в ближнем зарубежье.

Наращивание объемов производства привело к необходимости контроля процесса снабжения сырьем и материалами, а также к потребности автоматизировать взаимодействие сотрудников между собой и с контрагентами предприятия. Ранее сотрудники для передачи отчетов и других производственных документов были вынуждены обращаться к секретарю для их регистрации, а далее передавать их в бухгалтерию.  В результате возрастали риски утери важных документов и трудозатраты отдельных сотрудников на согласование документов внутри предприятия.

Перед руководством предприятия остро встал вопрос о внедрении информационной системы, которая помогла бы ускорить формирование и согласование документов, исключить утерю оригиналов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Для выполнения поставленных задач был выбран продукт «1С:Документооборот 8», а партнером по внедрению стала Компания Портал-Юг, с которой велось успешное сотрудничество ранее. Фирмой «1С» создана программа «1С:Документооборот 8», которая как нельзя лучше справляется с задачами по автоматизации документооборота.

В течении одного месяца проводилось внедрение «1С:Документооборот 8» и итогом стала автоматизация процессов и взаимодействий сотрудников на предприятии:

• Уменьшилось число бумажных документов, сократились затраты на расходные материалы. Теперь передача производственных отчетов происходит в электронном виде.
• Ускорилось согласование документов в бухгалтерии. В реализованной системе заведующие складов и логисты через «1С:Документооборот 8» отправляют запросы в бухгалтерию, а затем получают согласованные документы в электронном формате. Оригиналы документов по-прежнему предоставляются бухгалтерии, но не с такой срочностью как ранее.
• Автоматизирован прием и регистрация служебных, объяснительных, докладных записок. Секретарь регистрирует эти документы в электронном формате, все вопросы решаются спокойно и размеренно.
• Сократились затраты на телефонные переговоры. Взаимодействие отделов снабжения и логистики систематизировано: с помощью созданных отчетов сотрудники могут в удобное время самостоятельно просматривать статусы заявок и результаты их выполнения, а не уточнять эту информацию путем телефонных звонков.
• Была консолидирована и стандартизирована электронная почта сотрудников предприятия, общающихся с поставщиками, покупателями и государственными учреждениями.

Программный продукт «1С:Документооборот 8» введен в промышленную эксплуатацию. На текущий момент в программе «1С:Документооборот 8» работает около 80 человек. В начале внедрения список состоял из 50 сотрудников. Система расширяется и в ней работают все больше сотрудников. После внедрения всех подсистем было произведено обучение ИТ-специалистов ООО «Чеченские минеральные воды», а также пользователей, которым предстояло непосредственно работать с внедренными подсистемами. Были написаны инструкции для администраторов и пользователей.

В результате внедрения время на работу с документооборотом на предприятии сократилось на 25-35 % в среднем. На согласование документов теперь уходят не часы, а считанные минуты.