Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ОАО "Позитрон"

Мы – устойчиво развивающаяся, крепко стоящая на ногах производственная организация на рынке города Санкт-Петербурга. Мы входим в группу компаний и занимаемся выпуском отечественной техники промышленного назначения, а именно промышленных компьютеров на базе отечественных процессоров «Эльбрус». Наши производственные мощности и инженерно-проектный персонал позволяют не только производить отечественные вычислительные машины, но и заниматься разработкой и внедрением новых технологий на рынок промышленной автоматизации России.

Помимо производства мы также занимаемся оказание разного рода услуг нашим клиентам: сдаем в аренду производственно-складские и офисные помещения, проводим сертификационные испытания, энергоаудит и т.д.

Соответственно, в своей повседневной деятельности наши сотрудники сталкиваются с необходимостью обработки большого количества документов и контроля над выполнением множества бизнес-процессов. Документы приходят по разным отраслям ведения бизнеса, и каждый отдел ведет учет документов по своему внутреннему регламенту. Например, бухгалтерия работает только с оригиналами документов, заносит их в бухгалтерскую программу и подшивает в папки. Офис ведет учет входящих документов в самописной программе, исходящие документы и вовсе находятся в беспорядке и систематизируются только в таблицах Excel.

В общем, к моменту, когда наш программист познакомилась на одном из мероприятий, посвященных IT-сфере, с представителями компании Центр консалтинговых проектов потребность наладить документооборот в организации стояла давно и довольно остро. Специалисты Центра консалтинговых проектов красиво рассказали о программе «1С:Документооборот»  и о том, как просто и эффективно можно в ней вести документооборот.

По итогам мероприятия мы договорились на проведение встречи с сотрудниками Центра консалтинговых проектов. На встрече присутствовал наш коммерческий директор, которому была проведена демонстрация продукта «1С:Документооборот КОРП», показаны преимущества данного решения и озвучена стоимость его приобретения.

По согласованию с руководством, мы решились - приобрели «1С:Документооборот КОРП» и подписали договор на его внедрение!

На момент начала внедрения мы хотели систематизировать и наладить документооборот в организации, сократить время на обработку входящего или исходящего документа, сократить процент потери важных документов, создать электронный архив документов.

В ходе внедрения специалистами Центра консалтинговых проектов была произведена установка и начальная настройка  общих параметров программы, оказаны консультации по вопросам регистрации входящей/исходящей корреспонденции, а также внутренней документации, по организации, распределению и хранению информации по отдельным проектам. И, конечно же, было проведено индивидуальное обучение сотрудников предприятия работе в программном продукте «1С:Документооборот КОРП».

По результатам внедрения мы автоматизировали 10 рабочих мест. Не много, но даже это дало весьма положительные результаты!

Мы автоматизировали учет договоров, обработку служебных записок,  ведение номенклатуры дел, делопроизводство, учет и контроль исполнения поручений, учет и хранение документов. Теперь абсолютно все документы компании размещены в СЭД. Сформирован единый и удобный архив договоров и юридических документов. В результате, значительно сократились сроки поиска и обработки документов.

Уменьшилось время, которое уходило у сотрудников на подготовку и согласование документов. Например, был выполнен переход от ранее применявшегося линейного процесса согласования договоров (бумажный документ по очереди переходил от одного согласующего к другому) к параллельному. Теперь электронный проект договора рассылается сразу всем заинтересованным лицам. Срок согласования сократился в 2,5 раза!

Хотелось бы подробнее остановиться  на учете договоров, т.к. это  довольно таки масштабный процесс в нашей компании.

Перед внедрением 1С:Документооборота сотрудники взаимодействовали посредством электронной почты, телефонной связи, а документы передавали «из рук в руки. Это не раз приводило к потере документов, к скоплению документов, а процесс согласования, в котором участвуют как минимум 2-3 согласующих из различных подразделений компании, затягивался на несколько недель.  

Использование подсистемы по работе с процессами и задачами позволило нам забыть об этих проблемах.

В компании около 7 видов договоров. Для каждого вида специалисты Центра консалтинговых проектов настроели шаблон комплексного процесса.

Процесс учета договоров содержит несколько этапов, последовательность выполнения которых зависит от определенных условий.

Все вопросы, возникающие при работе над договором, сотрудники обсуждают на форуме, что сводит к минимуму использование электронной почты, которая не всегда позволяет получить быстрый ответ на вопрос.

Использование этого механизма позволяет нашей организации:

• получить оперативную информацию о состоянии договора и о результатах всех этапов работы над ним;
• определить, на какой стадии он находится;
• определить, какие связанные документы были созданы в ходе работы с договором;
• если срок работы над договором истекает либо уже просрочен, выявить, по какой причине это произошло, кто в этом виноват.

Существенно упростились бизнес-процессы – сотрудникам больше не нужно делать необоснованные повторения лишних действий. Например, ранее входящий документ после рассмотрения руководителем возвращался к секретарю, после чего только рассылался ответственным исполнителям. Сейчас руководитель самостоятельно, наложив свою резолюцию после рассмотрения, отправляет документ ответственным исполнителям.

А что более важно,  у руководителей подразделений появилась возможность отслеживать выполнение сотрудниками поставленных задач. Для руководителей подразделений организованы рабочие области, содержащие всю информацию по задачам в подразделении в разрезе каждого сотрудника. Сотрудникам также наладили систему напоминаний о текущих задачах.

В итоге, у сотрудников всех отделов компании освободилось рабочее время, которое они теперь могут использовать намного эффективнее, чем использовали раньше в попытках найти нужный документ или отследить возврат документа. Делопроизводство налажено – теперь со всем объемом документов успешно справляется один офис-менеджер.

Налаженный документооборот положительно отразился на работе всех отделов нашей компании – особенно на работе бухгалтерии, ведь сдавать отчетность стало намного проще и, соответственно, быстрее. «1С:Документооборот КОРП» позволил нам наконец-то перестать терять документы, как внешние, так и внутренние – теперь все регламенты, должностные инструкции, протоколы совещаний, собраний, отчеты по итогам мероприятий  зафиксированы в программе и каждый сотрудник знает, где их найти. Функционал внедренного продукта также помог нам повысить качество и скорость взаимодействия между различными отделами организации.

Все поставленные задачи автоматизации были выполнены. Документы теперь согласовываются и исполняются намного быстрее!

С программой работать легко и комфортно, работой Центра консалтинговых проектов очень довольны.