Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в МУП "ГИВЦ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

МУП "ГОРОДСКОЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР", занимающийся деятельностью по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов. В ходе работы появилась необходимость автоматизации системы документооборота, было принято решение об использовании «1С: Документооборот 8 ПРОФ».

Исходная ситуация:

Целью установки 1С: Документооборот ПРОФ является ведение электронной информационной базы документов, автоматизация и ускорение процесса делопроизводства - регистрация, исполнение документов, их быстрый поиск, а также ведение архива.
Для достижения данной цели необходимо было удовлетворить следующие требования компании-клиента:
• Учитывать входящие, исходящие документы, а также внутреннюю организационно-распорядительную документацию.
• Контролировать сроки исполнения документов, вести отчетность и статистику по исполнительной дисциплине.
• Сократить затраты по времени на обработку, отбор и поиск необходимых документов из электронной базы данных и суммарное время обработки документов.
• Получать различную аналитику, необходимость которой появляется в процессе работы, за счет набора отчетов.
• Осуществлять полнотекстовый поиск данных, (при этом не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов).
• Возможность добавлять файлы в информационную базу путем сканирования или подкрепления уже существующих файлов. Также обеспечить возможность подкрепления файлов к карточкам документов.
• Осуществлять печать всех необходимых бланков для поддержки бумажного документооборота.
• Обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
• Работать с документами от их создания до исполнения.

Учет документов должен вестись в разрезе видов документов. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, должны соответствовать действующим стандартам и нормам.

Работа клиента тесно связана с администрацией городского округа Мытищи, где используется 1С: «Документооборот государственного учреждения 8». Имеется опыт работы в подобной программе, но по функционалу клиенту подошел продукт «1С Документооборот 8 ПРОФ» , т. к. он в полной мере соответствует требованиям компании-клиента.

Решение
Анализ всех вышеперечисленных требований показал, что в качестве предпочтительной платформы для работы системы электронного документооборота МУП «ГИВЦ» следует использовать платформу «1С:Предприятие» 8.3.
Для работы был выбран файловый режим работы. Все компьютеры клиента объединены в локальную сеть. Таким образом появится возможность использовать механизм процессов и отрабатывать документы полностью в электронном виде, понижая необходимость вывода информации на бумажный носитель.

В целях обеспечения защиты информации МУП «ГИВЦ» отвечает следующим требованиям:
- система обеспечивает идентификацию и аутентификацию пользователей;
- для каждого пользователя назначен пароль и могут быть настроены права доступа к данным на уровне ролей;
- действия пользователя по добавлению, изменению, удалению информации регистрируются в журнале системы;
- для каждой роли можно установить права на совершение действий с системой (получение информации, изменение информации, распечатка данных)
Защита данных будет осуществляться путем регулярного копирования базы данных на внешний носитель сотрудниками, обслуживающими вычислительную технику клиента.
Защита от ошибочных действий пользователя обеспечивается интерфейсом разрабатываемой системы, а также ограничением прав пользователей (для администрирования базы выделен специальный пользователь). Вводимые пользователями данные подвергаются предварительной проверке с сообщениями пользователю об обнаруженных ошибках и принимаются системой только после исправления ошибки. Для снижения количества ошибок пользователю предоставляется возможность выбора данных из ограниченных списков значений.

Результат внедрения:

На данном этапе автоматизации МУП «ГИВЦ» на базе «1С: Документооборот 8 ПРОФ» было принято решение установить базу на рабочие места секретаря, директора и руководителей отделов. По требованию заказчика были добавлены новые варианты стандартных отчетов «1С Документооборот ПРОФ».
Требования заказчика удовлетворены.

Система передана в промышленную эксплуатацию.
Повысился уровень насыщенности информации о ходе исполнения поручений, и понизился риск утери важной информации.


Вариант работы системы: файловый;
Тип организации: Государственная
Количество сотрудников: 30;
Число автоматизированных рабочих мест: 5;
Наличие территориально распределенной СЭД: нет
На рабочем месте было проведено обучение.
Осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика