Внедрен программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГАОУ ВО «Севастопольский государственный университет»
ФГАОУ ВО «Севастопольский государственный университет»
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Севастопольский государственный университет» был создан в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 8 октября 2014 года № 1988-р.
Университет ведет подготовку специалистов по широкому перечню технических, гуманитарных, естественно-научных направлений для промышленности, образования и науки. В структуру университета входят 12 институтов, 82 кафедры, 888 научно-педагогических работников и 67 научных центров и лабораторий.
В 2015 году в связи с возникшей необходимостью в разработке механизмов для планирования, формирования, исполнения и контроля над государственными закупками с учетом действующего законодательства и особенностей осуществления закупок в университете СевГУ было принято решение об автоматизации закупочной деятельности.
После анализа представленных на рынке предложений в качестве партнера для реализации проекта по автоматизации процесса закупок в СевГУ была выбрана компания ООО «Аудит-Центр Групп», сотрудники которой обладали необходимыми компетенциями и опытом.
Автоматизацию было решено проводить на базе программного продукта «1С: Государственные и муниципальные закупки», который соответствовал основным требованиям СевГУ - обеспечение планирования, управления заявками на закупку и возможность синхронизации с Единой информационной системой в сфере закупок.
Преимущества автоматизации на базе ПП «1С: Государственные и муниципальные закупки»:
- Сохранение связей между документами с позиции плана до заключения контракта;
- Организация единого реестра договоров и контрактов;
- Проведение автоматических контролей данных на соответствие последним изменениям законодательства (сопоставление способа закупки, информирование о процентном соотношении закупок у СМП и единственного поставщика к СГОЗ и т.д.);
- Сокращение времени на ввод данных;
- Исключение дублирования информации в ЕИС из внутренних Excel-таблиц;
- Формирование и мониторинг экономии по договорам для дальнейшего перераспределения.
Главной целью проекта была оптимизация и автоматизация существующих процессов обработки и управления закупочными документами, организация автоматического обмена информацией с единой информационной системой в сфере закупок, а также передача отчетности учреждения.
В результате выполнения проекта были решены следующие задачи:
- Формирование реестра товаров, работ и услуг с указанием ОКЕИ, КТРУ и других признаков;
- Уменьшение времени и трудозатрат на подготовку документов планирования и их новых версий за счёт использования справочников (таких как - продукция, КТРУ, ОКПД 2) и исключения необходимости занесения каждой позиции с нуля;
- Обновление основных справочников и классификаторов в автоматизированном виде из Единой информационной системы в сфере закупок;
- Формирование плана закупки на основании заявок на закупки;
- Ведение реестра договоров/контрактов;
- Формирование документов по исполнению договоров/контрактов;
- Возможность формирования регламентированных отчётов по 223-ФЗ
- Синхронизация ИС ГМЗ с Единой информационной системой в сфере закупок в двухстороннем формате.
По завершению проекта была выполнена автоматизация деятельности учреждения, связанная с проведением государственных закупок: начиная от планирования и согласования, заканчивая управлением отношениями с поставщиками.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
ФГАОУ ВО «Севастопольский государственный университет» объединяет шесть крупнейших вузов и один колледж города Севастополя, перед которым стоит единая задача: подготовка ведущих специалистов, развитие образовательного процесса и технологий на территории Республики Крым.
Вуз был образован 8 октября 2014 года в результате объединения семи крупнейших учебных учреждений Севастополя. Одной из первостепенных задач, которые появились после его создания, стало решение проблемы автоматизации работы вуза, создания единого информационного пространства в удаленных друг от друга учреждениях, формирования системы работы, которая бы отвечала Законодательству РФ.
В 2014 году у руководства университета появилась потребность в модернизации имеющейся системы бюджетного учета и расчета заработной платы. С целью подбора надежного программного обеспечения для бюджетных учреждений и опытного поставщика решения руководство университета произвело детальный анализ рынка услуг.
В частности, в сфере электронного документооборота ФГАОУ ВО «Севастопольский государственный университет» необходимо было решить следующие задачи:
1) автоматизировать процесс исполнения контрактов;
2) создать систему учета и мониторинга договоров;
3) создать систему целеполагания, позволяющую производить постановку задач, мониторинг и анализ их исполнения.
В результате было принято решение о построении комплексной системы на базе программных продуктов 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0, 1С:Государственные и муниципальные закупки, Омега. ПФУ, 1С:Университет ПРОФ, 1С:Документооборот государственного учреждения 2.0. Реализация проекта была поручена компании «Омега», ставшей победителем конкурсных мероприятий и имеющей соответствующие компетенции, а также опыт решения подобных задач автоматизации.
Старт проекта был произведен в сентябре 2015 года. В ходе внедрения была проведена установка и настройка, а также перенос данных из предыдущих учетных систем. Сотрудники университета прошли необходимое обучение работе. Система была принята в промышленную эксплуатацию спустя 7 месяцев после начала реализации проекта.
Результатом проекта стала интегрированная система бюджетного учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства сотрудников и студентов, управления госзакупками, расчета стипендий, управления бюджетированием, управления документооборотом, планирования и распределения нагрузки, учет контингента, составления расписаний, учета НИОКР, охватывающая автоматизацию научной, образовательной и финансово-хозяйственной деятельности.
В данный момент комплексная система позволила решить все задачи, связанные с автоматизацией документооборота и его интеграцией с другими системами.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика