Автоматизация бухгалтерского и налогового учета на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в АНО "Учебно-методический центр "Профессионалы фитнеса"

Цели и задачи проекта

• Повысить лояльность клиентов через более качественное и оперативное обслуживание, а также с помощью системы скидок.

• Контролировать эффективность учебных программ за счёт мониторинга посещаемости занятий и успеваемости учащихся.

• Повысить прибыли за счёт возросшей общей производительности учебного центра.

Описание проекта

Учебно-методический центр «Профессионалы фитнеса» в своей деятельности постоянно сталкивается с необходимостью обрабатывать большие объёмы данных по клиентам, преподавателям и учебным программам. По мере того, как росло количество обучающихся контролировать их активность и успехи становилось всё сложнее. Это приводило к снижению скорости обслуживания, а также повышало риск ошибок и неточностей при ведении клиентской базы. Чтобы изменить ситуацию, руководство центра обратилось к системному интегратору «Первый БИТ» за услугами комплексной автоматизации учёта.

В рамках проекта необходимо было понять бизнес-процесс организации и создать удобную в использовании систему, которая обеспечила бы высокую скорость обслуживания клиентов, а также повысила качество выполнения задач в приёмной учебного центра.

После проведённого обследования было принято решение о внедрении программного продукта «БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование» (решение на платформе 1С:Предприятие 8.3) с последующей доработкой под особенности заказчика.

Новая система должна была строиться вокруг работы с карточками учащихся, то есть вокруг сбора, хранения и обработки информации о физических лицах. Этот процесс предстояло автоматизировать прежде всего. И данный подход предопределил выбранную структуру базы данных. Суть в том, что при оформлении нового клиента заводится карточка слушателя, после чего заключается договор по выбранной клиентом программе обучения. Далее оформляется приказ о зачислении слушателя, после чего тот может приступать к занятиям.

От скорости и точности заполнения карточек зависит, в конечном итоге, и скорость обслуживания клиентов. Кроме того, интеграция редактора карточек с другими инструментами системы позволяет управлять такими важными процессами как начисление бонусов и скидок, мониторинг успеваемости, выдача членских карт. Благодаря возможностям новой системы учёта факт оплаты по договору отражается в карточке слушателя автоматически.

Специалистами «Первого БИТа» был разработан гибкий механизм персональной скидки, который позволил указывать, какие скидки действуют на тот или иной набор программ. Таким образом, узнать о доступных скидках клиент может ещё на этапе заключения договора. Но этим возможности механизма не ограничиваются: его можно настроить для реагирования на любые события в системе. Например, он позволяет автоматически начислять фиксированную скидку по окончании обучения или при выборе дополнительных курсов. Также предусмотрена возможность вручную начислять любому клиенту скидку желаемого размера.

Для учёта посещаемости занятий и успеваемости слушателей был разработан дополнительный функционал, который значительно упростил ведение журнала посещений и позволил регистрировать в системе попытки сдачи экзаменов.

Средствами системы «БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование» обеспечено автоматическое формирование учебной и финансовой отчетности, а также приказов, ведомостей, форм диплома, приложений к диплому и других документов.

Новые инструменты для управления базой данных позволяют собирать информацию по всем обучающимся за 10 минут. До начала автоматизации на это уходило до 3 рабочих дней.

Специалисты компании «Первый БИТ» также провели интеграцию системы учёта с интернет-порталом клиента, что позволило организовать простой доступ к данным слушателей самим слушателям и преподавателям.

Результаты проекта

• Ускорена обработка данных по каждому обучающемуся.

• Формирование сводных отчётов по обучающимся сократилось с трёх рабочих дней до 10 минут.

• Обеспечен контроль целостности и однозначности вводимых данных.

• Внедрена автоматическая система расчёта и начисления скидок.

• Автоматизировано формирование приказов о зачислении учащихся.

• Упрощён контроль посещаемости и успеваемости

• Создана система управления выдачей членских карт.

Благодаря проведённому внедрению в центре «Профессионалы фитнеса» появились необходимые инструменты учёта и удобные сервисы для всех участников учебного процесса. Преподавателям легко отслеживать посещаемость своих занятий и успеваемость слушателей. Учащиеся имеют доступ к личной статистике по каждому курсу и видят начисленные им скидки на обучение. Бухгалтерия и руководство могут в любой момент увидеть, какие услуги оплачены клиентом. Снизилась нагрузка на администраторов приёмной и повысилась производительность их труда.

Справка

Исполнитель проекта: Первый БИТ, Москва, ул. Малая Семёновская 30, 3 этаж +7(495)234-44-41

Заказчик проекта: АНО «Учебно-методический центр Профессионалы фитнеса» (FPA).

Отрасль: медицина и красота, образование и культура.

Специфика: учебно-методический центр работает в области фитнес-обучения, сертификации, кадрового и фитнес-консалтинга.

Масштаб деятельности: за 16 лет работы учебно-методический центр сертифицировал более 4 000 фитнес-специалистов. Выпускники работают в более чем 500 клубах: в Москве и других городах России, а также за рубежом. Кроме того, компания оказывает консалтинговые услуги.

Штат: 15.

Бизнес-задачи: оперативный учёт.

Программные продукты:  «БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование», «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ».

Автоматизировано рабочих мест: 5.

Автоматизированные структурные единицы: приёмная.